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　　第十二章 物業管理檔案管理

　　檔案是歷史的原始記錄，物業管理檔案的內容，包括物業權屬資料、技術資料和驗收文件，業主的權屬檔案資料、個人資料，物業運行記錄資料、物業維修記錄、物業服務記錄和物業管理公司行政管理以及物業管理相關合同資料等。

　　物業管理檔案存放A(1)物業承接查驗期收集整理的檔案是物業基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。這類檔案應專架或專柜存放。(2)物業入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，因此這類檔案架或柜應留有余量。(3)物業日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜，一般存放期不長。

　　物業管理檔案的收集與整理，包括物業承接查驗期檔案、物業入住期檔案和物業日常管理期檔案等的收集整理。物來承接查驗期物業管理是檔案收集的內容、特點。內容主要是被承接查驗物業及其附屬設施設備的權屬、技術和驗收文件。特點：1、收集期間較集中2、檔案收集的技術要求高，涉及面廣。物業承接查驗期物業管理檔案收集的范圍，主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件。物業入住期檔案的收集與整理的特點，物業入住期的物業管理檔案收集工作重點集中在物業業主即未來的主要服務對象，收集的范圍是業主檔案資料和相關檔案資料的收集。特點1、收集來源于物業管理的服務對象――業主2、本階段的檔案資料收集范圍是物業業主的權屬檔案資料、個人資料等。

　　物業入住期物業管理檔案收集的方式和程序1、設立檔案資料收集整理工作小組。2、專責工作小組按照業主權屬資料、業主個人資料檔案分組。

　　日常物業管理期檔案的收集與整理(一)收集范圍AAA，包括物業運行記錄檔案，建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。物業維修記錄檔案，建筑物維修維護記錄和設施設備維修維護記錄檔案。物業服務記錄檔案包括，小區及共用設施清潔服務記錄、小區安全巡視記錄、小區業主裝修管理服務記錄、小區增值服務記錄、會所服務記錄、社區活動記錄和服務與投訴管理記錄等。物業管理公司行政管理檔案。收集時間，應及時收集，定期向檔案部門移交。

　　物業管理檔案的檢索1、常用檢索工具的編制方法(1)分類卡片目錄(2)專題卡片目錄(3)主題卡片目錄(4)名稱索引。

　　電子媒體檔案檢索，一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料。另一類是閉路視頻監控設備產生的錄像資料。

　　物業管理檔案的保存與安全(一)檔案保存1、檔案的保存價值和保存期限2、檔案保存注意事項(1)物業承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業基礎資料檔案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，一般不能低于設備的使用年限的2倍。(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期較短。避免檔案室空間被無謂占用。

　　安全管理1、檔案安全管理2、檔案信息安全。

　　物業管理企業信用檔案的建立范圍，(1)建設部負責全國一級資質物業管理企業及執業人員信用檔案系統的建立和監督管理。(2)地方物業管理行政主管部門負責二級資質以下物業管理企業及執業人員信用檔案系統的建立和監督管理，(3)建設部信息中心負責物業管理企業信用檔案系統建設的技術支持和系統運行與維護管理工作。

　　物業管理企業信用檔案工作的目標和要求。目標以物業管理電子政務必系統、物業管理行業協會自律管理系統和企業經營管理系統為基礎，形成覆蓋物業管理行業所有企業執業人員的信用檔案系統。(1)各級物業管理主管部門要提高認識，(2)擴大物業管理企業信用檔案的覆蓋面。(3)保證物業管理信用檔案系統信息的全面、準確。(4)及時做好信用檔案記錄信息的更新工作。(5)統一系統數據平臺。(6)物業管理企業信用檔案記錄信息的報送、傳遞及有關事宜的聯系。

　　物業管理企業信用檔案的記錄內容，包括企業及執業人員的基本情況、業績及良好行業記錄、經營活動中的違法違規行為、服務質量問題及其他不良行為記錄和公眾投訴處理的情況等。

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