2014物業管理師考試考點:物業管理檔案的檢索
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物業管理檔案的檢索
(一)紙介質檔案檢索
紙介質檔案的檢索工具種類很多，物業管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。
1.常用檢索工具的編制方法
(1)分類卡片目錄
分類卡片目錄是根據檔案分類的邏輯關系建立的目錄體系。這類目錄的優點是系統性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。
(2)專題卡片分類
專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內容或屬性的各類文獻組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內容。
(3)主題卡片目錄
主題卡片目錄是指以規范關鍵字、詞組織檔案相關內容的索引系統。
(4)名稱索引
名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序將全宗內檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。
2.檔案提供利用的方式
(1)檔案檢索的步驟和方法
檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應用需求，明確檢索范圍或根據索引的指引，查找到需要的檔案文件。
(2)檔案提供利用的方式
檔案提供利用的一般方式有：檔案室查閱，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業知識與方法等。
(二)電子媒體檔案檢索
電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數字形式存貯的;另一類是閉路視頻監控設備產生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監控設備已將二者和一為硬盤數位形式存貯，但是目前仍有相當多的企業還在使用磁帶方式存貯的視頻監控系統，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質檔案的存放方式相似。
各類軟件的檢索查詢設計，目前無統一檢索查詢形式。
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