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2015秘書資格四級重點復習:會議值班

更新時間:2015-03-19 17:01:46 來源:|0 瀏覽0收藏0

  (一)會議值班工作的內容和意義

  1、會議值班工作的內容

  (1)值班電話記錄。

  (2)值班接待記錄。

  (3)值班日記。

  (4)做好信息傳遞。

  2、會議值班的意義

  會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用,保證了會議的順利進行。

  (二)安排會議值班的工作程序

  1、制定值班工作制度

  (1)信息處理制度。

  (2)崗位責任制度。

  (3)交接班制度。

  2、明確值班工作任務

  (1)在會議中協助搜集有關情況、文件和資料,傳遞各種信息。

  (2)要加強與會議無關人員出入會場的控制。

  (3)手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式,以便出了問題及時與之聯絡、請示。

  (4)要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

  (5)要堅守崗位,保證會議信息的暢通無阻。

  (6)必要時,要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

  (7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。

  (8)必要時,應建立主管領導帶班制度。

  3、編制會議值班表

  會議值班表應包括以下內容:

  (1) 會議值班時間期限和具體值班時間。

  (2) 會議值班人員姓名。

  (3) 會議值班的地點,并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

  (4) 會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

  (5) 用簡明的文字表明值班的工作內容。

  (6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

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