2015物業管理師管理實務考點:物業管理檔案的保存與安全
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物業管理檔案的保存與安全
(一)檔案保存
1.檔案的保存價值和保存期限
某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。
各物業管理企業可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。為便于把握，表12-2列出了某物業管理企業檔案的保存期限的劃分標準。
2.檔案保存注意事項
某物業管理企業檔案保存期限的劃分標準
表12-2
|
保存期限 |
時間 |
劃分標準 |
備注 |
|
永久 |
無限期 |
凡是記載和反映物業、大型或重要附屬設施設備及物業管理活動的基本歷史情況，對物業維護和使用以及科學研究有長遠研究參考價值的文件 |
1．有關所管物業及重要的附屬設施設備的基礎性文件資料，有關更新改造、大中小修的會議決議的文件、記錄、驗收報告和技術參數等文件；
2．有關物業管理工作中產生的重要決議、決定、合同協議、通知、記錄、工作計劃、統計報表及相關的請示、報告等；
3．業主及業主大會的基礎資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件 |
|
長期 |
15～60年 |
凡是在相當長的時間內對所管理的物業及物業管理工作需要進行查考、經驗總結的文件與記錄 |
1．有關物業管理工作中的年度季度計劃、總結、報告；
2．與物業相關的附屬設施設備(工作壽命在5年以上10年以內)的基本技術和商業資料，維修維護合同和記錄，大中小修、更新改造記錄和會議決議等文件；
3．物業本體及大型或重要附屬設施設備的維護記錄 |
|
短期 |
15年以內 |
其他只在較短時期內有查考意義的文件與記錄 |
1．小型設施設備的更新、維修記錄；
2．有關物業管理服務和運行記錄的相關文件和記錄 |
(1)物業承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業基礎資料檔案，是物業管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。
(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。
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