2015物業管理師考點:物業入住期檔案的收集與整理


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物業入住期檔案的收集與整理
(一)物業入住期物業管理檔案收集的特點
物業入住期的物業管理檔案收集工作重點集中在物業業主(或物業使用人),即未來的主要服務對象,檔案資料收集的范圍是業主檔案資料和相關檔案資料的收集。其主要特點是:
1.本階段的檔案資料收集來源于物業管理的服務對象――業主(或物業使用人);
2.本階段的檔案資料收集范圍是物業業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料等。因涉及業主(或物業使用人)的個人資料,其收集的范圍、使用范圍以及個人資料的管理等情況應向業主明確說明并加強管理,避免出現因業主(或物業使用人)個人資料泄漏導致的不必要的法律糾紛。
(二)物業入住期物業管理檔案收集的方式和程序
物業入住期的資料檔案收集與入住期物業管理工作密切相關,須同步進行。在組織接待業主(或物業使用人)入住期間,應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作:
1.設立檔案資料收集整理工作小組,由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理;
2.專責工作小組按照業主權屬資料、業主(或物業使用人)個人資料檔案分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關表格和收集程序。
權屬資料一般包括房屋產權證、購房合同復印件等。
個人資料一般包括身份證和戶口本復印件、聯系方式等。
上述資料均應核對原件,并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后,應及時整理并歸檔。
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