一、業(yè)務(wù)循環(huán)綜述

　　采購(gòu)與付款循環(huán)從請(qǐng)購(gòu)單開出.經(jīng)過訂貨、簽訂合同、驗(yàn)收、確認(rèn)債務(wù)、付款等環(huán)節(jié)。

　　請(qǐng)購(gòu)(請(qǐng)購(gòu)單)---->報(bào)批---->訂貨(訂貨單)---->驗(yàn)收(驗(yàn)收單)---->儲(chǔ)存 ---->編制付款憑單(付款憑單)---->記帳---->付款。

　　1處理請(qǐng)購(gòu)單

　　由使用商品和勞務(wù)的被授權(quán)人提出采購(gòu)申請(qǐng)并填制請(qǐng)購(gòu)單是本循環(huán)的起點(diǎn)，通常由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門對(duì)所需要購(gòu)買的商品填寫請(qǐng)購(gòu)單。適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批是這一環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵，這種授權(quán)審批一般是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)進(jìn)行分級(jí)授權(quán)控制。

　　2編制訂購(gòu)單

　　采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單簽發(fā)訂購(gòu)單，訂購(gòu)單上注明求購(gòu)商品或勞務(wù)的具體名稱、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，訂購(gòu)單應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，并經(jīng)過被授權(quán)的采購(gòu)人員簽名，正聯(lián)送交供貨商，副聯(lián)送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請(qǐng)購(gòu)單的部門。另外.還應(yīng)由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)部門之外的其它部門檢查訂購(gòu)單的合理性。

　　3驗(yàn)收商品和勞務(wù)

　　由驗(yàn)收部門檢查收到的商品是否與訂購(gòu)單上的項(xiàng)目一致。驗(yàn)收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，其中一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)或其它請(qǐng)購(gòu)部門作為入賬憑證，另一聯(lián)送財(cái)會(huì)部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

　　4確認(rèn)債務(wù)

　　應(yīng)付賬款記賬人員在收到賣方發(fā)票時(shí)將發(fā)票上所列商品的名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)費(fèi)等與訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證核對(duì)，并對(duì)合計(jì)加以復(fù)核。審核發(fā)票之后，就要登記采購(gòu)日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬，再匯總、過賬。

　　5處理和記錄價(jià)款的支付

　　通常采用預(yù)先編號(hào)的付款憑單進(jìn)行控制，在付款前，付款憑單由應(yīng)付賬款記賬員掌管。訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、供貨商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無誤，由被授權(quán)的財(cái)會(huì)部門人員簽署支票。

　　二、業(yè)務(wù)循環(huán)中的主要文件

　　采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)過程涉及的主要憑證和記錄有：請(qǐng)購(gòu)單，訂購(gòu)單，訂貨合同，驗(yàn)收單，賣方發(fā)票，借項(xiàng)通知單，付款憑單，支票，采購(gòu)日記賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬，材料采購(gòu)明細(xì)賬和總分類賬，原材料、包裝物、低值易耗品明細(xì)賬和總賬.應(yīng)付賬款明細(xì)賬和總賬，應(yīng)付票據(jù)分類賬和備查簿。預(yù)付賬款明細(xì)賬和總賬。賣方對(duì)賬單。

　　【2003年試題】

　　采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的借項(xiàng)通知單是反映由于退貨或折讓而減少向供貨商付款金額的憑證，用于反映：

　　A.應(yīng)收賬款的減少

　　B.應(yīng)收賬款的增加

　　C.應(yīng)付賬款的減少

　　D.應(yīng)付賬款的增加

　　【答案】C

　　【解析】采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的借項(xiàng)通知單反映應(yīng)付賬款的減少。

　　三、業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制

　　1職責(zé)分工

　　(1)提出采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)相互獨(dú)立：

　　(2)批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)部門相互獨(dú)立：

　　(3)采購(gòu)審批、合同簽訂、合同審核相互獨(dú)立;

　　(4)驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立：

　　(5)應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其它資產(chǎn)：

　　(6)內(nèi)部檢查與相關(guān)的執(zhí)行和記錄士作相互獨(dú)立。

　　2信息傳遞程控

　　(1)授權(quán)程序

　　①企業(yè)內(nèi)部建立分級(jí)采購(gòu)批準(zhǔn)制度;

　　②只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購(gòu)申請(qǐng);

　　③采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)獨(dú)立于采購(gòu)和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)：

　　④簽發(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)。

　　(2)文件和記錄的使用

　　為了滿足業(yè)務(wù)審批、財(cái)產(chǎn)保管、便于記錄的要求，要合理設(shè)計(jì)并使用各種文件和記錄。

　　(3)獨(dú)立檢查

　　由獨(dú)立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的人對(duì)賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行獨(dú)立檢查.確保實(shí)際收到的商品符合訂購(gòu)要求。

　　3實(shí)物控制

　　采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中的實(shí)物控制包括兩個(gè)方面.一方面加強(qiáng)對(duì)已驗(yàn)收人庫(kù)的商品的實(shí)物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。驗(yàn)收部門人員應(yīng)獨(dú)立于倉(cāng)庫(kù)保管人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)發(fā)生的退貨的實(shí)物控制，貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。另一方面限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　2008年試題

　　28.審計(jì)人員在審查被審計(jì)單位采購(gòu)與付款循環(huán)的職責(zé)分工時(shí)，發(fā)現(xiàn)批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)職責(zé)未能相互分離，這種情況可能導(dǎo)致：

　　A.采購(gòu)部門購(gòu)入過量或不必要的物資

　　B.未按實(shí)際收到的商品數(shù)額登記入賬

　　C.應(yīng)付賬款記錄不正確

　　D.未及時(shí)向特定債權(quán)人支付貨款

　　答案：A

　　【2007年試題】

　　下列各項(xiàng)中，符合采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制要求的有：

　　A.應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其它資產(chǎn)

　　B. 簽發(fā)支票支付貨款要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)

　　C. 貨物驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立

　　D. 采購(gòu)部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)申請(qǐng)并辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)

　　E. 收到購(gòu)貨發(fā)票后，及時(shí)交財(cái)會(huì)部門確認(rèn)其與訂貨單、驗(yàn)收單的一致性

　　【答案】ABCE

　　【2006年試題】

　　根據(jù)內(nèi)部控制不兼容職務(wù)分離的要求，下列職責(zé)應(yīng)相互獨(dú)立的有：

　　A .提出采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)

　　B .批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)與采購(gòu)

　　C .采購(gòu)與驗(yàn)收

　　D .驗(yàn)收與付款

　　E .存貨保管與發(fā)出

　　【答案】ABCD

　　【解析】?jī)?nèi)部控制不兼容職務(wù)分離不包括存貨保管與發(fā)出。

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