一、業務循環綜述

　　采購與付款循環從請購單開出.經過訂貨、簽訂合同、驗收、確認債務、付款等環節。

　　請購(請購單)---->報批---->訂貨(訂貨單)---->驗收(驗收單)---->儲存 ---->編制付款憑單(付款憑單)---->記帳---->付款。

　　1處理請購單

　　由使用商品和勞務的被授權人提出采購申請并填制請購單是本循環的起點，通常由產品制造、資產使用等部門對所需要購買的商品填寫請購單。適當的授權審批是這一環節控制的關鍵，這種授權審批一般是按照經濟業務的性質進行分級授權控制。

　　2編制訂購單

　　采購部門根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體名稱、價格、數量、交貨時間等，訂購單應預先連續編號，并經過被授權的采購人員簽名，正聯送交供貨商，副聯送至企業內部的驗收部門、應付憑單部門和編制請購單的部門。另外.還應由獨立于請購、采購部門之外的其它部門檢查訂購單的合理性。

　　3驗收商品和勞務

　　由驗收部門檢查收到的商品是否與訂購單上的項目一致。驗收合格后填制一式多聯、預先編號的驗收單，其中一聯交倉庫或其它請購部門作為入賬憑證，另一聯送財會部門作為記錄債務的依據。

　　4確認債務

　　應付賬款記賬人員在收到賣方發票時將發票上所列商品的名稱、規格、價格、數量、運費等與訂單、驗收單等相關憑證核對，并對合計加以復核。審核發票之后，就要登記采購日記賬和應付賬款明細賬，再匯總、過賬。

　　5處理和記錄價款的支付

　　通常采用預先編號的付款憑單進行控制，在付款前，付款憑單由應付賬款記賬員掌管。訂購單、驗收單、供貨商發票作為付款憑單的支持性憑證，經審核無誤，由被授權的財會部門人員簽署支票。

　　二、業務循環中的主要文件

　　采購與付款業務循環過程涉及的主要憑證和記錄有：請購單，訂購單，訂貨合同，驗收單，賣方發票，借項通知單，付款憑單，支票，采購日記賬，現金和銀行存款日記賬，材料采購明細賬和總分類賬，原材料、包裝物、低值易耗品明細賬和總賬.應付賬款明細賬和總賬，應付票據分類賬和備查簿。預付賬款明細賬和總賬。賣方對賬單。

　　【2003年試題】

　　采購與付款業務循環中的借項通知單是反映由于退貨或折讓而減少向供貨商付款金額的憑證，用于反映：

　　A.應收賬款的減少

　　B.應收賬款的增加

　　C.應付賬款的減少

　　D.應付賬款的增加

　　【答案】C

　　【解析】采購與付款業務循環中的借項通知單反映應付賬款的減少。

　　三、業務循環中的內部控制

　　1職責分工

　　(1)提出采購申請與批準采購申請相互獨立：

　　(2)批準請購與采購部門相互獨立：

　　(3)采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立;

　　(4)驗收部門與財會部門相互獨立：

　　(5)應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其它資產：

　　(6)內部檢查與相關的執行和記錄士作相互獨立。

　　2信息傳遞程控

　　(1)授權程序

　　①企業內部建立分級采購批準制度;

　　②只有經過授權的人員才能提出采購申請;

　　③采購申請經獨立于采購和使用部門以外的被授權人的批準：

　　④簽發支票要經過被授權人的簽字批準。

　　(2)文件和記錄的使用

　　為了滿足業務審批、財產保管、便于記錄的要求，要合理設計并使用各種文件和記錄。

　　(3)獨立檢查

　　由獨立于業務經辦人員的人對賣方發票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查.確保實際收到的商品符合訂購要求。

　　3實物控制

　　采購與付款業務中的實物控制包括兩個方面.一方面加強對已驗收人庫的商品的實物控制，限制非授權人員接近存貨。驗收部門人員應獨立于倉庫保管人員，同時加強對發生的退貨的實物控制，貨物的退回要有經審批的合法憑證。另一方面限制非授權人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計數據。

　　2008年試題

　　28.審計人員在審查被審計單位采購與付款循環的職責分工時，發現批準請購與采購職責未能相互分離，這種情況可能導致：

　　A.采購部門購入過量或不必要的物資

　　B.未按實際收到的商品數額登記入賬

　　C.應付賬款記錄不正確

　　D.未及時向特定債權人支付貨款

　　答案：A

　　【2007年試題】

　　下列各項中，符合采購與付款循環內部控制要求的有：

　　A.應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其它資產

　　B. 簽發支票支付貨款要經過被授權人的簽字批準

　　C. 貨物驗收部門與財會部門相互獨立

　　D. 采購部門負責提出采購申請并辦理采購業務

　　E. 收到購貨發票后，及時交財會部門確認其與訂貨單、驗收單的一致性

　　【答案】ABCE

　　【2006年試題】

　　根據內部控制不兼容職務分離的要求，下列職責應相互獨立的有：

　　A .提出采購申請與批準采購申請

　　B .批準采購申請與采購

　　C .采購與驗收

　　D .驗收與付款

　　E .存貨保管與發出

　　【答案】ABCD

　　【解析】內部控制不兼容職務分離不包括存貨保管與發出。

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