2013年4月自考“公文寫作與處理”考點解析：13.2
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第二節(jié) 編目成卷工作
編目成卷工作，是指在組案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂、以及案卷的排列、編號等一系列工作。
(1)案卷的編目
案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。
1)填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。(表及詳見P390)
2)填寫卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門后管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。
備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名。(表及詳見P392)
3)填寫案案封皮。是指用以保護(hù)卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。
案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管理期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。(表及詳見P394)
檔號：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。由檔案部門填寫。
全宗號是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個檔案館內(nèi)全宗號不能重復(fù);目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個全宗內(nèi)案卷目錄不能重復(fù);案卷號目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復(fù)。
(2)案卷的裝訂與裝盒
案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
案卷裝訂的要求：整齊、牢固，不影響閱讀。
裝訂、裝盒的案卷，應(yīng)根據(jù)不同情況，區(qū)別對待。一般來說帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。對永久、長期保存的案卷應(yīng)使用質(zhì)量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可采用簡易的卷皮裝訂。
“散裝卷”的具體步驟和做法：
1.對本單位每年應(yīng)該立卷歸檔的文件按照保管期限，劃分為永久、長期、短期三個部分;同在一保管期限的文件中，按內(nèi)容相近程度分為若干 類，拆除文件上的金屬物，編頁號、填寫卷內(nèi)目錄。
2.使用軟皮卷并用細(xì)線訂住每份文件，內(nèi)容緊密聯(lián)系的相關(guān)文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復(fù)與請示、原件與批轉(zhuǎn)件等。軟卷皮封面印案卷封面項目，封二印卷內(nèi)文件目錄項目，封三印卷內(nèi)備考表項目，填寫要求與方法與硬卷皮相同。
3.將每份訂好的文件裝入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm(長X寬)，其中根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面為空白面，卷盒脊背項目包括全宗號名稱、目錄號、年度、起止卷。
4.按照不同的保管期限對卷盒進(jìn)行系統(tǒng)排列，編寫檔號、編制案目錄。卷脊項目的填寫方法同硬卷皮格式，其中起止號填“XX――XX卷”。
散裝卷的優(yōu)點：一是方便利用，便的保密。二是便于保護(hù)和管理文件。缺點是：容易把卷內(nèi)文件弄亂或造成文件丟失。
(3)案卷排列與編號
案卷排列與編號，是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動。
1)案卷的排列。方法主要有：
1.將一個組織單位的案卷先按保管期限分開，即永久、長期、短期分別排列。
2.案卷排列可以在條款排列的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整，既保持案卷與案卷之間的聯(lián)系，又要按重要程度、作者、名稱、時間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。
3.上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進(jìn)行排列。
4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如紀(jì)檢部門處分案卷、信訪部信訪案卷，可以采用按姓氏筆劃，或地區(qū)排列的方法。
2)案卷的編號。為了最后固定案卷分類排列順序的位置，并便于檔案的統(tǒng)計、保管和查找利用，必須對所有的案卷進(jìn)行編號。
案卷的編號：主要是指編案卷的順序號，即案卷號。
具體編法是：將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期和副卷(重份卷)編制統(tǒng)一的案卷順序號。
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