2015年二級秘書資格考試檔案按數字分類方法考點

更新時間：2015-08-25 15:12:32 來源：環球網校

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摘要　　【摘要】環球網校秘書資格頻道為大家提供2015年二級秘書資格考試檔案按數字分類方法考點，檔案按數字分類方法對秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請參加二級秘書資格考試考生詳細閱讀下文，學習檔案

　　【摘要】環球網校秘書資格頻道為大家提供“2015年二級秘書資格考試檔案按數字分類方法考點”，檔案按數字分類方法對秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請參加二級秘書資格考試考生詳細閱讀下文，學習檔案按數字分類方法的相關知識。

　　按數字分類

　　案卷以數碼排列，每一份文件給定一個數碼。用索引卡或索引條可以查出某一數碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數碼，然后可以在適當的檔案柜中找到標有該數碼的案卷。

　　1、按十進位制數碼編排分類

　　這是數字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數表示。

　　當該系統中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當的位置，然后編上小數。這樣就可以不需要對已經建立的系統進行大的修改和變動。

　　使用十進位制數字排列法立卷，能較容易地根據文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

　　2、按日期排列分類、

　　這種方法操作十分簡單，文件是按照用數字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統來使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。

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