【摘要】環球網校秘書資格頻道為大家提供“2015年二級秘書資格考試檔案按字母排列分類法考點”，檔案按字母排列分類法對秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請參加二級秘書資格考試考生詳細閱讀下文，學習秘書檔案按字母排列分類法的相關知識。

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　　按字母排列的分類法

　　在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應該排在 Cryton Philip之后。

　　數量較少的、無須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標分，每一雜類卷的封面上應寫有該卷內裝放的文件資料的目錄。

　　1、按主題分類

　　文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導片標示出各類文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業務相關的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關該業務部的總的管理以及該業務部與其分部、代理商、貿易聯系單位的關系等等。各主題之間的排列可以根據字母排列順序進行。按主題分類立檔的優點是所有有關資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。

　　2、按地區分類

　　在按地區分類法中，檔案是按其產生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關地區的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業務部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

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