北京會計證《電算化》第五章第一節系統管理講義
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第五章 會計軟件操作
第一節 系統管理
一、概述
系統管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統進行統一的操作管理和數據維護，具體包括一下幾個方面：
1.賬套管理。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
2.年度賬管理。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數據等。
3.操作員及其權限管理。操作權限的集中管理包括設定系統各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權限等。
二、啟動和注冊系統管理
(一)啟動和注冊系統管理
系統允許以兩種身份進入系統管理。一是以系統管理員的身份;二是以賬套主管的身份。
系統管理員負責整個系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。以系統管理員身份進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。
賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理以及該賬套操作權限的設置等。
(二)設置操作員
設置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。
1.增加操作員
增加操作員時，必須指定操作員編號、姓名、定義并確認操作員口令。
(1)操作員編號(ID)：用來標識所設置的操作員，操作員編號必須是唯一的，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復;
(2)操作員全名：即操作員姓名，是操作員登錄各系統時的用戶名，內容不能為空;
(3)部門：即操作員所屬部門，部門內容可以不填;
(4)口令：即操作員登錄系統時使用的口令。
2.修改或刪除操作員
設置的操作員一旦登錄過系統，便不能被修改或刪除，所以“修改”或“刪除”只能對未啟用的操作員進行，另外還可以設置操作員處于“有效”(啟用)或“注銷”(無效)狀態。
例題：
以賬套主管的身份注冊系統管理時，不能進行的操作是( )。(單選)
A.建立賬套 B.修改賬套
C.年度賬清空 D.年度賬引入
答案：A。賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理以及該賬套操作權限的設置等。建立賬套是系統管理員的權限。
三、建立賬套
建立賬套，就是指使用財務軟件為本企業建立一套帳簿文件。首先應根據企業的具體情況設置基礎參數，然后軟件通過這些基礎參數自動建立一套賬。
首次使用系統時，應先進行賬套參數設置。主要包括核算單位名稱、所屬行業、啟用時間、科目編碼規則等基礎參數。
(一)設置賬套信息
1.賬套號：用來輸入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。
2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。
3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。
4.啟用會計期：新設置賬套被啟用的時間。
5.會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結帳日期。
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(二)設置單位信息
單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。
(三)確定核算類型
用于記錄本單位的基本核算信息，包括：
1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。
2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。
3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。
4.企業類型：系統提供了工業和商業兩張類型，必須選擇輸入。
5.行業性質：系統按照所選擇的行業性質預置科目，必須選擇輸入。
6.是否按行業預置科目：如果用戶希望預置所屬行業的標準一級科目，則選中該項。
(四)確定分類信息。
如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統時再進行設置。
(五)確定編碼方案
編碼方案是指設置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數。編碼規則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數稱為級次，每級(或每段)的編碼位數稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。
(六)設置數據精度
數據精度指定義數據的小數位數。如果在總賬系統中需要進行數量核算，可以根據對數量、單價等核算精度的不同要求，定義數量核算的數量小數位數和單價小數位數。
(七)系統啟用
在建立賬套時，可選擇啟用的子系統。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統管理，再根據需要啟用相應的子系統。
例題：
賬套號是區別不同賬套的唯一標識。( )(判斷)
答案：√。賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。
四、設置操作員權限
操作員權限設置功能是對已設置的操作員進行賦權。只有系統管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。兩者權限有所區別。操作員權限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權限。提示：
1.一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。
2.系統管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權限進行刪除，所設置的操作員權限一旦被引用，就不能修改或刪除。
例題：
賬套主管可以對所有賬套的操作員進行權限指定。( )(判斷)
答案：×。系統管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權限指定。注意兩者的區別。
【練習題】
1、 賬務系統第一次投入使用時也有類似手工的建賬工作，這就是(D)。
A. 設置會計科目 B.設置帳套 C.設置憑證類別 D.系統初始設置
2、 賬務系統中帳套號設置的最重要要求是(B)。
A. 只能用兩位數字 B.賬套號不能重復 C.只能用兩位字符 D.可以任意設置
3、 賬務系統中，建成后，(B)參數可以修改。
A.啟用日期 B.單位名稱 C.編碼規則 D.采用的會計制度日期
4、 賬務處理系統中，建賬時間設定后，可以在次年重新修訂。(X)
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