第二節(jié) 原始憑證

　　一、原始憑證的基本內容

　　原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時由相關人員取得或填制的，用以記錄或證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況并明確有關經濟責任的一種原始憑據。原始憑證是證明經濟業(yè)務發(fā)生的原始依據，具有較強的法律效力，是一種很重要的會計憑證。

　　企業(yè)發(fā)生的經濟業(yè)務紛繁復雜，反映其具體內容的原始憑證也品種繁多。雖然原始憑證反映經濟業(yè)務的內容不同，但無論哪一種原始憑證，都應該說明有關經濟業(yè)務的執(zhí)行和完成情況，都應該明確有關經辦人員和經辦單位的經濟責任。因此，各種原始憑證，盡管名稱和格式不同，但都應該具備一些共同的基本內容。這些基本內容就是每一張原始憑證所應該具備的要素。原始憑證必須具備以下基本內容：

　　(一)原始憑證的名稱;

　　(二)填制原始憑證的日期和憑證編號;

　　(三)接受憑證的單位名稱;

　　(四)經濟業(yè)務內容，如品名、數量、單價、金額大小寫;

　　(五)填制原始憑證的單位名稱和填制人姓名;

　　(六)經辦人員的簽名或蓋章。

　　有些原始憑證，不僅要滿足會計工作的需要，還應滿足其他管理工作的需要。因此，在有些憑證上，除具備上述內容外，還應具備其他一些項目，如與業(yè)務有關的經濟合同、結算方式、費用預算等，以更加完整、清晰地反映經濟業(yè)務。

　　在實際工作中，各單位根據會計核算和管理的需要，可自行設計印制適合本單位需要的各種原始憑證。但是對于在一個地區(qū)范圍內經常發(fā)生大量同類經濟業(yè)務，應由各主管部門統一設計印制原始憑證。如銀行統一印制的銀行匯票、轉賬支票和現金支票等，由鐵路部門統一印制的火車票，由稅務部門統一印制的有稅務登記的發(fā)票，財政部門統一印制的收款收據等。這樣，不但可以使原始憑證的內容格式統一，便于加強監(jiān)督管理。

　　二、原始憑證的種類

　　紛繁復雜的經濟業(yè)務導致原始憑證的品種繁多，為了更好地認識和利用原始憑證，必須按照一定標準對原始憑證進行分類。原始憑證按照不同的分類標準，可以屬于不同的種類。

　　(一)原始憑證按其來源不同分類

　　原始憑證按其來源不同分類，可以分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

　　外來原始憑證是在經濟業(yè)務活動發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。如增值稅專用發(fā)票、非增值稅及小規(guī)模納稅人的發(fā)票、鐵路運輸部門的火車票、由銀行轉來的結算憑證和對外支付款項時取得的收據等都是外來原始憑證。其格式如圖表4-1所示。

　　××××專用發(fā)票

　　發(fā)票聯 (2002)

　　付款單位： 支票號：

　　收款單位(蓋章) 開票人 年 月 日

　　自制原始憑證是指本單位內部具體經辦業(yè)務的部門和人員，在執(zhí)行或完成項經濟業(yè)務時所填制的原始憑證。如“收料單”、“領料單”、“銷貨發(fā)票”、“產品入庫單”、“工資結算表”等。其格式分別如圖表4-2所示。

　　領料單

　　領料部門： 憑證編號：

　　用 途： 年 月 日 收料倉庫：

　　記賬 發(fā)料 審批 領料

　　產品入庫單

　　憑證編號：

　　交庫單位： 年 月 日 收料倉庫：

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　　(二)原始憑證按其填制方法不同分類

　　原始憑證按其填制方法不同分類，可以分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證三種。

　　一次憑證是指一次填制完成的原始憑證。它反映一筆經濟業(yè)務或同時反映若干同類經濟業(yè)務的內容。外來原始憑證一般均屬一次憑證，自制原始憑證中大多數也是一次憑證。日常的原始憑證多屬此類，如“現金收據”、“發(fā)貨票”、“收料單”等。一次憑證能夠清晰地反映經濟業(yè)務活動情況，使用方便靈活，但數量較多。

　　累計憑證，是指在一張憑證上連續(xù)登記一定時期內不斷重復發(fā)生的若干同類經濟業(yè)務，直到期末才能填制完畢的原始憑證。累計憑證可以連續(xù)登記相同性質的經濟業(yè)務，隨時計算出累計數及結余數，期末按實際發(fā)生額記賬。如“費用限額卡”、“限額領料單”等。“限額領料單”的格式如圖表4-3所示。

　　限額領料單

　　領料部門： 憑證編號：

　　產品名稱、號碼： 年 月 日

　　計劃產量 ： 單位消耗定額： 編號：

　　供應部門負責人： 生產部門負責人： 倉庫管理員：

　　匯總憑證，也叫原始憑證匯總表，是根據許多同類經濟業(yè)務的原始憑證或會計核算資料定期加以匯總而重新編制的原始憑證。如“發(fā)出材料匯總表”、“差旅費報銷單”等。匯總憑證既可以提供經營管理所需要的總量指標，又可以大大簡化核算手續(xù)。“發(fā)出材料匯總表”的格式如圖表4―4所示。

　　發(fā)出材料匯總表

　　年 月 日

　　財會負責人： 復核： 制表：

　　(三)原始憑證按用途不同分類

　　原始憑證按其用途不同分類，可以分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計算憑證三種。

　　通知憑證是指要求、指示或命令企業(yè)進行某項經濟業(yè)務的原始憑證，如“罰款通知書”、“付款通知單”等。

　　執(zhí)行憑證是用來證明某項經濟業(yè)務發(fā)生或已經完成的原始憑證，如“銷貨發(fā)票”、“材料驗收單”、“領料單”等。

　　計算憑證是指根據原始憑證和有關會計核算資料而編制的原始憑證。計算憑證一般是為了便于以后記賬和了解各項數據來源和產生的情況而編制的。如“制造費用分配表”、“產品成本計算單”、“工資結算表”等。

　　(四)原始憑證按其格式不同分類

　　原始憑證按其格式不同分類，可以分為通用憑證和專用憑證兩種。

　　通用憑證是指全國或某一地區(qū)、某一部門統一格式的原始憑證。如由銀行統一印制的結算憑證、稅務部門統一印制的發(fā)票等。

　　專用憑證是指一些單位具有特定內容、格式和專門用途的原始憑證。如高速公路通過費收據、養(yǎng)路費繳款單等。

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　　以上是按不同的標志對原始憑證進行的分類。它們之間是相互依存密切聯系的，有些原始憑證按照不同的分類標準分別屬于不同的種類。如現金收據對出具收據的單位來說是自制原始憑證;面對接收收據的單位來說則是外來原始憑證;同時，它既是一次憑證，又是執(zhí)行憑證，也是專用憑證。外來的憑證大多為一次憑證，計算憑證、累計憑證大多為自制原始憑證。

　　根據上述原始憑證的分類，歸納如圖表4―5所示。

　　三、原始憑證的填制

　　填制原始憑證，要由填制人員將各項原始憑證要素按規(guī)定方法填寫齊全，辦妥簽章手續(xù)，明確經濟責任。

　　由于各種憑證的內容和格式千差萬別，因此，原始憑證的具體填制方法也不同。一般來說，自制原始憑證通常有三種形式。一是根據經濟業(yè)務的執(zhí)行和完成的實際情況直接填列，如根據實際領用的材料品名和數量填制領料單等;二是根據賬簿記錄對某項經濟業(yè)務進行加工整理填列，如月末計算產品成本時，先要根據“制造費用”賬戶本月借方發(fā)生額填制“制造費用分配表”，將本月發(fā)生的制造費用按照一定的分配標準分配到有關產品成本中去，然后再計算出某種產品的生產成本;三是根據若干張反映同類業(yè)務的原始憑證定期匯總填列，如發(fā)出材料匯總表。外來原始憑證是由其他單位或個人填制的。它同自制原始憑證一樣，也要具備能證明經濟業(yè)務完成情況和明確經濟責任所必務的內容。

　　原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進行會計核算的依據，必須認真填制。為了保證原始憑證能清晰地反映各項經濟業(yè)務的真實情況，原始憑證的填制必須符合以下要求：

　　1、記錄要真實。原始憑證上填制的日期、經濟業(yè)務內容和數字必須是經濟業(yè)務發(fā)生或完成的實際情況，不得弄虛作假，不得以匡算數或估計數填入，不得涂改、挖補。

　　2、內容要完整。原始憑證中應該填寫的項目要逐項填寫，不可缺漏;名稱要寫全，不要簡化;品名和用途要填寫明確，不能含糊不清;有關部門和人員的簽名和蓋章必須齊全。

　　3、手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經辦業(yè)務的部門和人員簽名蓋章;對外開出的憑證必須加蓋本單位的公章或財務專用章;從外部取得的原始憑證必須有填制單位公章或財務專用章。總之，取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經濟責任，確保憑證的合法性、真實性。

　　4、填制要及時。所有業(yè)務的有關部門和人員，在經濟業(yè)務實際發(fā)生或完成時，必須及時填寫原始憑證，做到不拖延、不積壓，不事后補填，并按規(guī)定的程序審核。

　　5、編號要連續(xù)。原始憑證要順序連續(xù)或分類編號，在填制時要按照編號的順序使用，跳號的憑證要加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保管，不得撕毀。

　　6、書寫要規(guī)范。原始憑證中的文字、數字的書寫都要清晰、工整、規(guī)范，做到字跡端正、易于辨認，不草、不亂、不造字。大小寫金額要一致。復寫的憑證要不串行、不串格，不模糊，一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯的用途。數字和貨幣符號的書寫要符合下列要求：

　　(1)數字要一個一個地寫，不得連筆寫。特別是在要連寫幾個“0”時，也一定要單個的寫，不能將幾個“0”連在一起一筆寫完。數字排列要整齊，數字之間的空隔要均勻，不宜過大。此外阿拉伯數字的書寫還應有高度的標準，一般要求數字的高度占憑證橫格的1/2為宜。書寫時還要注意緊靠橫格底線，使上方能有一定的空位，以便需要進行更正時可以再次書寫。

　　(2)阿拉伯數字前面應該書寫貨幣幣種或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯數字之間不得留有空白。凡阿拉伯金額數字前寫有貨幣幣種符號的，數字后面不再寫貨幣單位。所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位，下同)的阿拉伯數字，除表示單價等情況外，一律填寫到角分;無角分的，角位和分位寫“00”或者符號“――”;有角無分的，分位應當寫“0”，不得用符號“――”代替。在發(fā)貨票等須填寫大寫金額數字的原始憑證上，如果大寫金額數字前未印有貨幣名稱，應當加填貨幣名稱，然后在其后緊接著填寫大寫金額數字，貨幣名稱和金額數字之間不得留有空白。

　　(3)漢字填寫金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、玖、拾、伯、仟、萬、億等，應一律用正楷或行書體填寫，不得用○，一、二、三、四、五、六、七八九、十等簡化字代替。不得任意自造簡化字。大寫金額數字到元或角為止的，在“元”或“角”之后應當寫“整”或“正”字。阿拉伯金額數字之間有“0”時，漢字大寫金額應寫“零”字;阿拉伯金額數字中間連續(xù)有幾個“0”時，大寫金額中可以只有一個“零”;阿拉伯金額數字元位為“0”或者數字中間連續(xù)有幾個“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”時，漢字大寫金額可以只寫一個“零”字，也可以不寫“零”字。

　　四、原始憑證的審核

　　為了正確反映和監(jiān)督各項經濟業(yè)務，財務部門對取得的原始憑證，必須進行嚴格審核和核對，保證核算資料的真實、合法、完整。只有經過審查無誤的憑證，方可作為編制記賬憑證和登記賬簿的依據。原始憑證的審核，是會計監(jiān)督工作的一個重要環(huán)節(jié)，一般應從以下兩方面進行：

　　1、審查原始憑證所反映經濟業(yè)務的合理、合法性和真實性。這種審查是以有關政策、法規(guī)、制度和計劃合同等為依據，審查憑證所記錄的經濟業(yè)務是否符合有關規(guī)定，有無貪污盜竊、虛報冒領、偽造憑證等違法亂紀現象，有無不講經濟效益、違反計劃和標準的要求等等。對于不合理、不合法及不真實的原始憑證，財會人員應拒絕受理。如發(fā)現偽造或涂改憑證弄虛作假、虛報冒領等不法行為，除拒絕辦理外，還應立即報告有關部門，提請嚴肅處理。

　　2、審核原始憑證的填制是否符合規(guī)定的要求。首先審查所用的憑證格式是否符合規(guī)定，憑證的要素是否齊全，是否有經辦單位和經辦人員簽章;其次審查憑證上的數字是否完整，大、小寫是否一致;最后審查憑證上數字和文字是否有涂改、污損等不符合規(guī)定之處。如果通過審查發(fā)現憑證不符合上述要求，那么憑證本身就失去作為記賬依據的資格，會計部門應把那些不符合規(guī)定的憑證退還給原編制憑證的單位或個人，要求重新補辦手續(xù)。

　　原始憑證的審核，是一項很細致而且十分嚴肅的工作。要做好原始憑證的審核，充分發(fā)揮會計監(jiān)督的作用，會計人員應該做到精通會計業(yè)務;熟悉有關的政策、法令和各項財務規(guī)章制度;對本單位的生產經營活動有深入的了解;同時還要求會計人員具有維護國家法令、制度和本單位財務管理的高度責任感，敢于堅持原則，才能在審核原始憑證時正確掌握標準，及時發(fā)現問題。

　　原始憑證經過審核后，對于符合要求的原始憑證，及時編制記賬憑證并登記賬簿;并對于手續(xù)不完備、內容記載不全或數字計算不正確的原始憑證，應退回有關經辦部門或人員補辦手續(xù)或更正;對于偽造、涂改或經濟業(yè)務不合法的憑證，應拒絕受理，并向本單位領導匯報，提出拒絕執(zhí)行的意見;對于弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改憑證等違法亂紀行為，必須及時揭露并嚴肅處理。

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