考點8：地籍檔案管理

　　1、 地籍檔案的概念：地籍檔案是指國家和地方各級土地管理部門及其所屬單位在地籍管理活動過程中直接形成的，具有保存和查考價值的地籍簿、冊、圖件、聲像、電子等資料。地籍資料是地籍檔案的前身、來源，地籍檔案則是地籍資料的歸宿。

　　2、 地籍檔案的作用：

　　(1) 地籍檔案為生產和建設服務提供依據;

　　(2) 地籍檔案是土地管理工作的依據;

　　(3) 地籍檔案是國土教育、宣傳的素材;

　　(4) 地籍檔案是研究土地管理的可靠資料;

　　(5) 地籍檔案是土地信息儲存的一種手段。

　　3、 地籍檔案管理的內涵：地籍檔案管理，是以地籍檔案為對象所進行的收集、整理歸檔、鑒定、保管、統計和利用等一系列工作的總稱，以積累信息為管理活動的起點，以提供信息服務、利用為目的，促進信息傳播及信息價值的實現。地籍檔案數量大、種類多，形式多樣，比較分散，動態變化大。地籍檔案的積累過程過程、緩慢，增加了地籍檔案管理的難度。

　　4、 地籍檔案管理的要求：檔案工作實行統一領導，分組管理的原則，以維護地籍檔案的完整、準確、系統與安全，便于社會各方面有效利用。地籍檔案的完整、準確、系統與安全，是發揮地籍檔案作用的前提。地籍檔案同其他土地管理檔案一起應分別由國務院和地方縣以上人民政府土地行政主管部門分別負責，集中統一管理，并在業務上受國家和地方縣以上同級檔案主管部門的指導。

　　5、 地籍檔案的收集：所謂地籍檔案收集，就是指對那些分散在各部門、機關、單位與個人手上的，具有保存和利用價值的地籍管理文件資料，按一定制度和要求進行采集、接收和歸檔。檔案的收集是地籍檔案管理的起點，是地籍檔案管理的首要環節。

　　6、 地籍檔案的收集，要采取接收、征集和修改、補充相結合的方法。對地籍檔案的收集歸檔，應遵循以下原則性規定：

　　(1) 凡是土地管理機關地籍管束活動中辦理完畢的具有保存價值的各種計算資料、表冊簿卡、法律證明材料，存根及其他綜合材料和聲像資料等，均應歸檔。

　　(2) 凡是地籍管理業務活動中處理和使用完畢的，具有保存價值的各種圖件資料，包括：外業調繪底圖、航片、地形圖、外業調查草圖、清繪圖、地籍原圖、復制圖、宗地圖，以及各種成果圖、編繪的圖件等，均應歸檔。

　　(3) 在地籍管理中形成的野外調查、測量或勘丈的記錄，計算數據和成果檢查、驗收、技術鑒定材料，以及土地權屬調查、土地清算、土地登記、土地統計、土地定級等的各種表冊簿卡、臺賬、證明文據、協議書、原由書、促裁書和存根等。

　　(4) 在地籍管理活動中形成的綜合材料，如各項工作的通知、決定、批示、會議文件、紀要、工作計劃、總結、簡報及各種培訓教材、參考資料、技術教程、手冊及其有關的音像資料等，只要對今后有參考價值的都要整理歸檔。

　　(5) 凡屬本部門下屬單位的，或上級領導機關出版的刊物、工作簡報及各種條例、規程、辦法、調查報告等，若有保存價值的，一律要歸檔;凡屬土地調查、土地權屬糾紛案件處理的文件等，一律歸檔;凡送來僅供參考或作為情報資料交流的可以不歸檔;凡參加同一項目的協作單位，在協作中所形成的全部檔案原件，一律交主管單位歸檔保存，復制件交本單位檔案室歸檔保存。

　　(6) 歸檔時間要依據文件資料形成過程的特點作出規定。土地調查、土地登記、案件處理、土地定級估價等項目形成的文件材料，應隨時歸檔;地籍管理活動形成的其他文件材料，應在項目完成的第二年上半年歸檔;專業性比較強的技術業務文件或分散在個別業務單位或個人手中的技術文件資料，可以另行規定歸檔時間。

　　7、 地籍檔案的整理：地籍檔案整理就是把處于零亂狀態的和需要進一步各條理化的檔案，進行基本分類，給合、排列和編目，使之系統化、條理化的工作。整理工作對于充分有效發揮地籍檔案的作用具有重要意義。

　　(1) 歸檔前的整理工作,即地籍材料的形成者,尚未向土管檔案室移交前所進行的整理工作,其主要任務和內容:對地籍資料進行鑒別,主要鑒別應歸檔材料的完整性、屬性、保存價值、保管期限、密級等;將地籍資料組成保管單位;對保管單位進行編目。

　　(2) 歸檔后地籍檔案的整理：其主要內容是對接收的地籍檔案在全宗范圍內進行檢查、分類、編制檔號和登記著錄目錄卡片等。

　　(3) 在地籍檔案整體過程中，必須在資料的來源、時間、內容和形式等方面保持歷史聯系，不可接主觀意念隨意分合，應掌握資料的內在聯系，如實反映。

　　8、 地籍檔案的分類：按照其來源、時間、內容、形式上的異同和聯系，分成若干屬類或案卷。全宗內地籍檔案的類別劃分，一般可先按立卷單位劃分，再按內容、地區、形式和時間進行細分。基層地籍檔案也可以先按內容劃分，然后再按宗地和時間進行續分。

　　9、 地籍檔案的立卷：地籍管理業務的文件資料經過分類以后，還需要以每類別內容相當數量的文件資料進行系統化。地籍管理檔案的立卷一般應由國家及地方縣級以上土地管理機關內的地籍管理業務司、處室來完成。只有經過立鄭的資料才能交檔案室歸檔。立卷一般包括組卷、卷內文件資料的編目、裝訂等。

　　10、 地籍檔案的鑒定：地籍檔案的鑒定工作是科學管理地籍檔案的必要環節，對于提高庫藏檔案質量，安全保管地籍檔案，實再現代化管理，充分發揮地籍檔案的作用都有重要意義。

　　11、 地籍檔案的鑒定主要包括兩方面的工作：一方面確定哪些檔案應該保存、保存多久;另一方面要確定哪些檔案不保存，要進行銷毀。圍繞以上兩方面的工作，首先要制定鑒定地籍檔案價值的標準，其次要編制地籍檔案保管期限表。地籍檔案的保存價值，主要決定于它們的自身特點和作用。

　　12、 土地檔案保管期限應由國家土地行政主管部門統一規定，保管期限分為永久保存、長期保存和短期保存三種。凡是有重要憑證和長久查考、利用價值的作為永久保存，凡在30―50年內具有查考、利用、憑證作用為長期保存，凡在30年內具有查考、利用、憑證作用的為短期保存。

　　13、 地籍檔案的鑒定工作通過兩個過程實現：第一個過程，在歸檔前對所歸檔的文件材料進行一次鑒定;第二個過程，是在歸檔以后檔案管理工作中，定期對地籍檔案進行鑒定。

　　14、 地籍檔案的統計基本內容包括：

　　(1)庫存總藏量統計;

　　(2)年歸檔量統計;分總歸檔量統計、單位年歸檔量統計、分類年歸檔量統計

　　(3)案卷質量統計：統計工作中不設不合格這一類別

　　(4)檔案利用情況統計：最基本、最重要的項目。分檔案借用總量統計、年利用率統計、年利用效果統計等。

　　15、 地籍檔案的保管：是指根據地籍檔案的組成、狀況和特點，所采取的存放和安全防護的措施。地籍檔案保管的基本任務是：采取一切措施防止檔案的損壞，延長檔案的利用壽命和維護檔案的完整和安全。地籍檔案保管工作的主要內容包括：

　　(2) 庫房建設與管理：地籍檔案的貯藏量大、使用頻繁，需要設有專庫保管、分庫管理。

　　(3) 檔案流動過程的保護：地籍檔案保管工作的必要組成部分。

　　(4) 保護檔案的專門技術措施：對破損或載體變質的檔案應及時修補和復制。

　　16、檔案提供利用的方式主要有三大類型：

　　(1)傳統型服務模式：包括檔案外借服務、檔案閱覽服務、檔案報道服務、檔案陳列、展覽服務。

　　(2)機械型服務模式：包括復制服務和聯機服務。

　　(3)智力型服務模式：包括編研服務、情報服務、檢索服務、定題服務、咨詢(證明)服務。

　　17、地籍檔案和地籍檔案管理工作的標準化，是為地籍管理提供準確、完整的檔案信息資源，是實現地籍檔案現供化管理的前提條件。地籍檔案標準化的內容包括地籍資料的標準化和案卷組織的標準化兩方面。

　　18、地籍檔案管理現代化的內容是多方面的，首先要管理人員的知識結構現代化，其次是設備現代化。再次，技術、方法現代化也是一個方面。