第一節 本業務循環的性質

　　一、業務循環綜述

　　采購與付款循環從請購單開出.經過訂貨、簽訂合同、驗收、確認債務、付款等環節。

　　請購(請購單)----報批----訂貨(訂貨單)----驗收(驗收單)----儲存 ----編制付款憑單(付款憑單)----記帳----付款。

　　1處理請購單

　　由使用商品和勞務的被授權人提出采購申請并填制請購單是本循環的起點，通常由產品制造、資產使用等部門對所需要購買的商品填寫請購單。適當的授權審批是這一環節控制的關鍵，這種授權審批一般是按照經濟業務的性質進行分級授權控制。

　　2編制訂購單

　　采購部門根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體名稱、價格、數量、交貨時間等，訂購單應預先連續編號，并經過被授權的采購人員簽名，正聯送交供貨商，副聯送至企業內部的驗收部門、應付憑單部門和編制請購單的部門。另外.還應由獨立于請購、采購部門之外的其它部門檢查訂購單的合理性。

　　3驗收商品和勞務

　　由驗收部門檢查收到的商品是否與訂購單上的項目一致。驗收合格后填制一式多聯、預先編號的驗收單，其中一聯交倉庫或其它請購部門作為入賬憑證，另一聯送財會部門作為記錄債務的依據。

　　4確認債務

　　應付賬款記賬人員在收到賣方發票時將發票上所列商品的名稱、規格、價格、數量、運費等與訂單、驗收單等相關憑證核對，并對合計加以復核。審核發票之后，就要登記采購日記賬和應付賬款明細賬，再匯總、過賬。

　　5處理和記錄價款的支付

　　通常采用預先編號的付款憑單進行控制，在付款前，付款憑單由應付賬款記賬員掌管。訂購單、驗收單、供貨商發票作為付款憑單的支持性憑證，經審核無誤，由被授權的財會部門人員簽署支票。

　　二、業務循環中的主要文件

　　采購與付款業務循環過程涉及的主要憑證和記錄有：請購單，訂購單，訂貨合同，驗收單，賣方發票，借項通知單，付款憑單，支票，采購日記賬，現金和銀行存款日記賬，材料采購明細賬和總分類賬，原材料、包裝物、低值易耗品明細賬和總賬.應付賬款明細賬和總賬，應付票據分類賬和備查簿。預付賬款明細賬和總賬。賣方對賬單。

　　【2003年試題】

　　采購與付款業務循環中的借項通知單是反映由于退貨或折讓而減少向供貨商付款金額的憑證，用于反映：

　　A.應收賬款的減少

　　B.應收賬款的增加

　　C.應付賬款的減少

　　D.應付賬款的增加

　　【答案】C

　　【解析】采購與付款業務循環中的借項通知單反映應付賬款的減少。

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