全國版會計從業《電算化》第4章第2節（下）：電算化會計賬務處理流程
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第二節 電算化會計賬務處理流程(下)
四、編制財務報表
會計信息系統的各個子系統，如賬務處理子系統、采購與應付子系統、存貨子系統、銷售與應收子系統、工資子系統、固定資產子系統等，都能生成各種管理報表，但這些報表大多局限于各個子系統自身相關的業務，著眼于相關的管理與決策需要。與此不同的是會計報表子系統，它并非是對經營交易或事項的直接處理，而是用于法定會計報表或內部管理報表的編制，更多的是著眼于整個企業生產經營活動的綜合反映，是會計核算工作的總結。
因此，會計報表子系統直接面向內外報表使用者的會計信息需要，取數于各個子系統會計核算的結果，進行相應的加工處理。專門提供各種會計報表的子系統，是會計信息系統中的一個重要子系統。
會計報表處理子系統的目標就是根據賬務處理系統、其他會計核算系統、會計報表系統本身、其他系統數據來源，按照用戶定義報表格式的方式，自動獲取數據和自動生成報表，并按用戶需求對報表進行各種分析。
(一)報表處理系統編制報表的數據處理基本流程：
1.報表格式設計。報表格式設計相當于手工會計環境下繪制或取得一張空白的會計報表。格式設計包括定義報表尺寸(報表的行數和列數)、設置組合單元、繪制表格線、輸入報表項目(包括表頭、表體和表尾項目)、設置行高及列寬、定義單元格風格(包括字形、字體、字號、顏色、圖案、是否折行顯示等)、設置單元屬性(包括表樣、字符和數值屬性)和確定關鍵字位置等。
2.報表公式定義。報表公式決定了報表的數據來源及報表數據計算等，報表公式包括計算公式、審核公式和舍位平衡公式等。提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅速地定義計算公式、審核公式、舍位平衡式;還提供了種類豐富的函數，在系統向導的引導下輕松地從用友賬務及其他子系統中提取數據并生成財務報表。
3.報表數據處理。報表格式設計完成之后，報表處理系統可以根據定義的報表格式和公式，從賬務處理系統、其他相關子系統或已生成的報表文件中自動獲取數據，并計算各個報表項目的數值，依據審核公式校驗報表勾稽關系，依據平衡公式進行舍位平衡操作，將計算結果保存于報表文件中。報表格式一次性定義后，可用于不同會計期的報表計算，具有一次性定義、多次使用的效果。
4.輸出報表。根據生成的報表或報表格式文件，輸出會計報表。
(二)報表的相關概念
1.格式狀態和數據狀態。報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設計以及報表數據處理工作。這兩部分工作是在不同狀態下進行的。
(1)格式狀態。在報表格式設計狀態下進行有關格式設計的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態下所看到的只是報表的格式，而報表的數據全部隱藏。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。
(2)數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。
報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。
2.單元。單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個單元。單元類型有數值單元、字符單元、表樣單元3種。
(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態下輸入。數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數值型。
(2)字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態下輸入。字符單元的內容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字、符號或數字。一旦單元被定義為表樣，那么其輸入的內容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態下輸入和修改。
3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)，在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以以區域的名稱或區域中的任何一個單元的名稱來表示。
4.區域。區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在報表系統中，區域是二維的，最大的區域是整個表頁，最小的區域是一個單元。例如，A6到C10的長方形區域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。
5.表頁。一個報表最多可容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現，稱為“頁標”。頁標用“第1頁”～“第99999頁”表示，如果當前表為第2頁，則可以表示為@2。
6.關鍵字。關鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。例如，一個資產負債表的表文件可存放一年12個月的資產負債表(甚至多年的多張表)，要對某一張表頁的數據進行定位，就要設置一些定位標志，在報表系統中被稱為關鍵字。
報表系統共提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，報表系統還增加了一個自定義關鍵字，當定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可以在業務函數中代表取數日期。
關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。
7.函數。企業常用的財務報表數據一般來源于總賬系統或報表系統本身，取自于報表的數據又可以分為從本表取數和從其他報表的表頁取數。報表系統中，取數是通過函數實現的。
(1)自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：
函數名(<科目編碼>,<會計期間>,[<方向>],[<賬套號>],[<會計年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])，其中
?方向即“借”或“貸”，可以省略。
?賬套號為數字，缺省時默認為999賬套。
?會計年度即數據取數的年度，可以省略。
?編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項目編碼等，如無輔助核算則省略。
賬務取數函數主要有：
總賬函數 金額式 數量式 外幣式
期初額函數： QC() SQC() WQC()
期末額函數： QM() SQM() WQM()
發生額函數： FS() SFS() WFS()
累計發生額函數：LFS() SLFS() WLFS()
條件發生額函數：TFS() STFS() WTFS()
對方科目發生額函數：DFS() SDFS() WDFS()
凈額函數： JE() SJE() WJE()
匯率函數： HL()
(2)自本表本表頁取數的函數。主要有以下幾個：
數據合計：PTOTAL()
平均值：PAVG()
最大值：PMAX()
最小值：PMIN()
(3)自本表其他表頁取數的函數。對于取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，指定取某張表頁的數據。可以使用SELECT()函數從本表其他表頁取數。
例：如果C1單元取自上個月的C2單元的數據：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例：如果C1單元取自第二張表頁的C2單元數據可表示為：C1=C2@2。
(4)自其他報表取數的函數。對于取自其他報表的數據可以用“報表[.REP]”->單元的格式指定要取數的某張報表的單元。
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(三)使用報表模板生成報表
財務報表系統中按照會計制度提供了不同行業的標準財務報表模板，簡化了用戶的報表格式設計工作。
例4-21：
調用資產負債表模板，生成資產負債表數據。
操作演示：
(四)自定義報表
除了利用系統預置的報表模板生成報表之外，還可以利用自定義報表功能定義企業所需的管理報表。
1.報表格式定義
1)設置報表尺寸
設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。
2)定義組合單元
有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實現這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。
3)畫表格線
報表的尺寸設置完成后，在數據狀態下，該報表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。
4)輸入報表項目
報表的表間項目是指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。
5)定義報表行高和列寬
如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調整該行的高度或列的寬度。
提示：行高、列寬的單位為毫米。
6)設置單元風格
單元風格主要指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。設置單元風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。
7)設置關鍵字
關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字。用戶可以根據自己的需要設置相應的關鍵字。
8)調整關鍵字位置
如果關鍵字的位置不合適，可通過調整偏移量的方式來調整關鍵字的位置。
關鍵字的位置可以用偏移量來表示，負數表示向左移，正數表示向右移。在調整時，可以通過輸入正或負的數值進行調整。關鍵字偏移量單位為象素。
例4-22：
資產負債表(簡易)
編制單位：新瑞科技 年 月 日 單位：元
制表人：
說明：
表頭：
標題“貨幣資金表”設置為“黑體、14號、居中”。
編制單位及金額單位設置為“楷體、12號”。
年、月、日應設為關鍵字。
表體：
表體中文字設置為“宋體、10號、居中”。
表尾：
“制表人：” 設置為“楷體、10號、右對齊”。
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2.報表公式定義
報表格式設計完畢后，需填寫報表數據，這樣就得到了包含格式和數據的完整報表。使用報表處理系統，報表中的數據獲取方法將發生很大變化。部分最基本的、最原始的報表數據，可通過手工直接輸入的方法獲取;報表內小計、合計等數據，可通過建立單元公式自動計算的方法獲取;從其他報表中獲取的數據，可通過建立表與表之間數據連接公式的方法來獲取，從賬簿中獲取的數據，可通過建立賬務取數和函數公式，從賬務處理系統或其他會計處理系統中采集數據。由于大部分報表的單元公式，以及獲取數據的方法相對穩定，在以后各月中不應再進行大的變動，系統都能夠自動根據定義的公式和獲取數據的方法采集數據并進行計算，因此，報表處理系統將大大節省編制報表的時間、減少編制錯誤，簡單經濟，把大量重復、復雜的勞動簡單化，提高了工作效率。
例4-23：
(為了簡化公式設置，只將有余額的科目列入計算公式中)
資產項目公式：
貨幣資金期末數= QM(“1001”,月)+ QM(“1002”,月)
應收賬款期末數= QM(“1122”,月)
其他應收款期末數= QM(“1221”,月)
存貨期末數= QM(“1403”,月)+QM(“1405”,月)+QM(“5001”,月)
固定資產期末數= QM(“1601”,月)
累計折舊期末數= QM(“1602”,月)
固定資產凈值期末數=固定資產期末數-累計折舊期末數
無形資產期末數= QM(“1701”,月)
資產合計期末數=貨幣資金期末數+應收賬款期末數+其他應收款期末數+存貨期末數+固定資產凈值期末數+無形資產期末數
負債及所有者權益項目公式：
短期借款期末數= QM(“2001”,月)
應付賬款期末數= QM(“2202”,月)
應交稅費期末數= QM(“2221”,月)
應付利息期末數= QM(“2231”,月)
負債合計期末數=短期借款期末數+應付賬款期末數+應交稅金期末數+應付利息期末數
實收資本期末數= QM(“4001”,月)
未分利潤期末數= QM(“4103”,月)+QM(“4104”,月)
所有者權益合計期末數=實收資本期末數+未分利潤期末數
負債及所有者權益合計期末數=負債期末數+所有者權益期末數
操作演示：
3.生成報表數據
生成報表數據主要是通過報表系統的計算功能，利用前面設置的報表計算公式對報表數據進行自動的運算。
生成報表數據分成兩步：一是輸入關鍵字、二是表頁重算。
例4-24：
輸入關鍵字2011年1月31日，生成資產負債表數據。
(五)報表輸出
財會人員利用報表系統編制好會計報表后，這些報表就以文件的形式存放在磁介質中。為了使企業的管理者、投資人、債權人、財政部門以及稅務部門能按其需要查看會計報表，報表系統提供了報表輸出功能。
1.報表輸出的內容
報表輸出的內容包括以下幾方面：
(1)輸出報表結構(表樣)。輸出報表結構，即可以輸出不包括數據，而包括報表結構參數，如表尺寸、表單元類型、各類公式的空白表樣。
(2)輸出編制完整的報表。輸出包括數據和報表結構等完整的報表。
(3)輸出能被其他處理系統接收的數據。輸出能被其他系統接收的數據，是指將報表數據以一定的形式，如以DBF數據庫的形式，或以TXT文本文件的形式輸出，供其他系統進行進一步的加工處理，提高自身的數據兼容性與通用性。
2.報表輸出的方式
在輸出報表時，一般有以下幾種方式：
(1)屏幕顯示。屏幕顯示是指將各種報表輸出到屏幕上，報表使用者可以通過屏幕查看報表。
(2)打印機輸出。打印機輸出是指將各種報表從打印機輸出，供報表使用者查看。
(3)磁盤輸出。磁盤輸出是指將各種報表以文件的形式輸出到磁盤上，報表使用者，特別是上級主管部門、總公司可以直接用磁盤中的報表進行報表匯總。
(4)網絡傳輸。網絡傳輸是指通過網絡將各種報表從一個工作站傳遞到另一個或幾個工作站，只要報表使用者的計算機在此網絡環節中，便可以在各自的計算機上查看報表。
3.打印設置
打印設置是指在報表系統中財會人員可以根據打印的需要設置頁邊距、頁眉、頁腳、紙張大小、紙張來源等。財會人員可以使用報表系統提供的【打印設置】命令進行設置
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五、工資核算系統
在手工方式下，工資核算工作耗費財務人員大量的精力和時間，而且容易出錯。采用計算機處理保證了工資數據的準確性和及時性，提高了工資核算的效率。
工資核算系統以職工個人的各項工資數據為基礎，計算應發工資、扣款和實發工資等，編制工資數據統計表;按部門和人員類別進行工資數據匯總，進行代扣個人所得稅計算;提供多種方式的查詢、打印工資發放表、各種匯總表及個人工資條;進行工資費用分配與計提，并實現自動生成工資憑證的處理。
不同的財務軟件和不同的用戶、以及不同的應用模式，在操作流程上也有所區別。進入工資核算系統后，必須按正確的順序調用系統的各項功能，才能保證其核算的正確性。
企業為了進行工資核算，必須建立和健全職工檔案、考勤制度、工時和產量完成記錄等統計制度。保證工資卡、考勤記錄、工時記錄等準確無誤。另外，我國工資業務中還需要處理有關水電、住房公積金、保險等代扣業務的記錄。
(一)工資核算系統的特點
工資的核算是企業比較常見的一項工作，根據企業員工的多少，這項工作的繁簡程度也不同。對于大型企業來說，工資核算是一項非常復雜的工作，而且它關系到職工的切身利益，這決定了工資核算子系統具有如下幾方面的特點：
1.數據量大。我國多數企業設置的工資項目較多，因此系統需要管理的原始數據量較大。對于一些短時間內固定不變的數據，比如職工姓名、編碼、標準工資等需要在核算系統中長期保存。對于一些需要變動的數據，在進行工資業務處理時，數據修改、輸入的工作量很大。
2.業務處理的時限性、準確性要求高。企業發放工資的時間、流程確定以后一般不會頻繁變更，因此企業財務部門必須按時核算、發放工資，而且工資金額必須核算準確，這樣才不會損害員工的切身利益。
3.處理業務重復性強，核算方法簡單。工資業務雖然數據量大，但是由于是企業常見的一項工作，因此相關部門對于處理流程都比較熟悉，而且其核算方法比較簡單，每月進行工資業務處理時只要輸入每一職工的有關變動數據即可，有很強的規律性和重復性，因此工資核算業務也便于計算機處理。
4.與成本核算子系統和賬務處理系統存在數據傳遞關系。工資核算子系統可以作為一個相對獨立的系統來使用，該系統除了進行每一職工的工資管理和統計分析工作外，工資分攤的結果以及工資計提和分配形成的轉賬憑證能夠傳遞到成本核算子系統和賬務處理子系統，從而提高整個會計信息系統數據處理的效率。
(三)初始設置
1.建立工資賬套。建立工資賬套時可以根據建賬向導分四步進行：即參數設置、扣稅設置、扣零設置、人員編碼。
工資系統提供處理多個工資類別的功能。如果單位按周或一月多次發放工資，或者是單位中有多種不同類別(部門)的人員，工資發放項目不同，計算公式也不同，但需進行統一工資核算管理，應選擇建立多個工資類別。
選擇代扣個人所得稅后，系統將自動生成工資項目“代扣稅”，并自動進行代扣稅金的計算。
扣零處理是指每次發放工資時零頭扣下，積累取整，于下次工資發放時補上，系統在計算工資時將依據扣零類型(扣零至元、扣零至角、扣零至分)進行扣零計算; 用戶一旦選擇了“扣零處理”，系統自動在固定工資項目中增加“本月扣零”和“上月扣零”兩個項目，扣零的計算公式將由系統自動定義，無需設置。
例4-25：
工資類別個數設置為“多個”，核算幣種設置為“人民幣RMB”，要求代扣個人所得稅，不進行扣零處理，人員編碼長度設置為“3位”，啟用日期設置為2011年1月。
2.人員類別設置。人員類別與工資費用的分配、分攤有關，以便于按人員類別進行工資匯總計算。
例4-26：
管理人員、銷售人員、研發人員。
3.工資項目設置。
工資項目設置即定義工資項目的名稱、類型、寬度、小數、增減項。系統中有一些固定項目，是工資賬中必不可少的，包括：“應發合計”，“扣款合計”，“實發合計”，這些項目不能刪除和重命名。其他項目可根據實際情況定義或參照增加。如：基本工資、獎勵工資、請假天數等。在此設置的工資項目是針對所有工資類別的全部工資項目。
例4-27：
4.銀行名稱設置。
發放工資的銀行可按需要設置多個，這里銀行名稱設置是對所有工資類別。例如：同一工資類別中的人員由于在不同的工作地點，需在不同的銀行代發工資;或者不同的工資類別由不同的銀行代發工資，均需設置相應的銀行名稱。
5.建立工資類別
在工資管理中，如果單位存在按周或每月多次發放工資、或者存在多種不同類別的人員，每一類人員的工資發放項目不同，計算公式亦不同，但又需要進行統一工資核算管理的情況，則可以通過建立不同的工資類別，實現多個類別的核算。
例4-28：
“正式人員”工資類別：所有部門;“臨時人員”工資類別：只包括“研發部”。
操作演示：
[4-28.htm]
6.設置人員檔案
人員檔案的設置用于登記工資發放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息。此外，員工的增減變動也必須在本功能中處理。人員檔案的操作是針對某個工資類別的，即應先打開相應的工資類別。
例4-29：
7.設置工資項目的計算公式
設置計算公式就是定義某些工資項目的計算公式及工資項目之間的運算關系。例如：缺勤扣款=基本工資/月工作日×缺勤天數。運用公式可直觀表達工資項目的實際運算過程，靈活地進行工資計算處理。
定義公式可通過選擇工資項目、運算符、關系符、函數等組合完成。
系統固定的工資項目，如“應發合計”、“扣款合計”、“實發合計”等的計算公式，系統根據工資項目設置的“增減項”自動給出，用戶在此只能增加、修改、刪除其他工資項目的計算公式。
定義工資項目計算公式要符合邏輯。系統將對公式進行合法性檢查，對不符合邏輯的公式，系統將給出錯誤提示。定義公式時要注意先后順序，先得到的數據應先設置公式。
例4-30：
工資項目：
基本工資、崗位工資、交通補助、應發合計、請假扣款、住房公積金、扣款合計、實發合計、代扣稅、請假天數。
計算公式：
8.錄入職工基本工資數據。
在工資系統日常業務處理開始前，將所有人員的每月相對不發生變化的工資項目數據或變化較小工資項目數據錄入計算機，作為工資計算的基礎數據。
例4-31：
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