二、關(guān)于約定

　　• 約定可由雙方的任一方進行，一般是由受領(lǐng)導(dǎo)者指示的秘書來承擔此項工作。

　　• 約定的方法，有電話、書信、拜訪，或在會議、會晤中確定下次會面的時間、地點等。現(xiàn)在使用電話的比較多。

　　• 約定一旦確定，就要寫進日程表。

　　(一)妥善安排約會：準備一些“小用品”

　　• 日歷和備忘錄是安排約會的必備之物。可以把它們放在你和領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上。

　　• 備忘錄是一種永久日歷，它可以是一套小的卡片合訂本或一個可轉(zhuǎn)動的文件夾，上端有突出的小紙片表明當年的月份，還有一套 1― 3 1號的小紙片。

　　(二)妥善安排約會：敏于行

　　• 為避免領(lǐng)導(dǎo)安排了約會卻忘記告訴秘書，秘書每天上班時應(yīng)請領(lǐng)導(dǎo)核對日程表，以確認日程安排的無誤。

　　• 秘書提前提醒自己的領(lǐng)導(dǎo)準時赴約尤為重要。如次日的安排，可于下班前將次日的約會事項填進小卡片，一張送給領(lǐng)導(dǎo)，一張交給司機，一張自己保存。

　　• 及早備妥約會所需資料(包括依約會的性質(zhì)，需要記錄約會內(nèi)容的工具)，在適當時間請領(lǐng)導(dǎo)過目或向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　• 臨近重要的約會，應(yīng)與對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會如期進行。

　　• 記下與自己領(lǐng)導(dǎo)有約會的人的電話號碼，以便萬一約會取消或更動時間可及時通知對方。

　　(三)安排約會的原則

　　? 配合領(lǐng)導(dǎo)的時間表

　　安排約會盡量不要打亂領(lǐng)導(dǎo)的常規(guī)上作，要配合領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律與生活習(xí)慣，如上下班時間、休假時間等。

　　? 分辨輕重緩急

　　秘書要在領(lǐng)導(dǎo)頻繁的約會活動中，分辨出輕重緩急，依約會的性質(zhì)、重要性妥善予以安排。

　　#有兩類會議要記在卡片上：

　　一是上級部門已經(jīng)作出安排的會議。

　　二是領(lǐng)導(dǎo)必須參加的常規(guī)會議，如年會、月會、周會等，在安排其他約會前，應(yīng)先把這些項目記在日程表上。

　　#一般來說，重要而緊迫的約會，應(yīng)安排在最近的時間，不甚重要的約會或禮節(jié)性拜訪，可插入領(lǐng)導(dǎo)適當?shù)墓ぷ骺障吨小?/P>

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