2013年秘書資格考試秘書學復習（18）
更新時間：2013-06-05 18:47:25
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摘要 秘書資格考試秘書學復習資料整合
三、收發郵件
1. 郵件收進的程序和要求
①分類：按郵件性質及輕重緩急的處理要求
②拆封：不可拆注明“親啟”及私人的信件，若誤拆須注明“誤拆”,并簽名。保留信封。
③登記：登記項目包括:編號、郵件種類、收到日期、發出日期及單位、收閱人或單位、處理辦法、辦理日期
④分送：立即呈送上司親收件;及時送交部門函件;按程序分送多人閱辦郵件。
⑤閱辦：閱看、歸納、摘要、裝訂、分送
2. 郵件發出的程序
①內容校核
②封皮查對
③郵件寄發
3. 郵件收發的禮儀
①最遲48小時內回復郵件;
②如果郵件非常重要，應同時電話提示/留言;
③上司可以檢查您的郵件記錄!
4. 上司不在時，秘書如何處理上司的文件或郵件
• 把寄給上司的郵件連續編號，分開公司信件和外來信件，更加仔細地做好登記工作;
• 盡可能更多、更仔細地處理一些郵件，做好概要，以便在給上司匯報中說清楚郵件的主題，或把郵件交給公司有權處理的人回復;
• 如果上司習慣每天給辦公室打電話，可以隨時向上司匯報;如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他;
• 如果你的上司正在度假，并且不讓你轉交郵件，你可以先把需要上司親自處理的郵件保存下來，并在通知發件人已收到的信中告訴對方何時可以回復;
• 把積壓的郵件分類裝入文件袋，標上標簽。
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