(二)信息的整理

　　信息的整理是對收集到的大量原始信息,在數量上加以濃縮,在質量上加以提高,在形式上給予表現,使之便于傳遞,利用和儲存的過程,信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對、加工。

　　1、分類方法:

　　A、字母分類法 B、地區分類法 C、主題分類法 D、數字分類法 E、時間分類法

　　2、篩選方法：

　　看來源、 看標題、 看正文。

　　(1)剔除虛假信息、失效信息和無效信息,從中挑選出有價值的信息。除去假的、重復的、過時的、表面的、與本單位關系很小或意義不大的信息,從量與質兩方面突出少量的重要信息。篩選體現了對內容的初步鑒別,其目的是讓領導用最少的時間獲得最大量的優質信息。

　　(2)挑選出有價值的信息。 A、挑選對工作有指導意義,與業務活動密切相關的信息 B、挑選帶有傾向性,動態性或突發重要信息 C、分析需求,結合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息 D、挑選能預見未來發展變化趨勢,為決策提供超前服務的信息 E、堅持信息數量與質量的統一。

　　(3)決定取舍:A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點。

　　3、校對方法:

　　溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調查法、數理統計法。

　　4、加工方法:

　　信息加工是指將篩選出來的信息進行提煉,使其具有較高質量。

　　(1)信息加工分為兩個層次:

　　一是對現有網絡上的信息和各部門提供的信息進行初步加工,稱為基礎性信息。這類信息只能供接受者了解動態。

　　二是對各種基礎性信息進行歸納、綜合、分析和調查研究提出有情況; 有分析、有建議、有深度的信息,稱為高層次信息。――這類信息具有較大的參謀咨詢作用。

　　信息加工能力,是事務型秘書與開拓性秘書的主要界限。來源于考試大

　　(2)加工信息須從以下方面著手：

　　第一, 充實內容。

　　第二, 綜合分析。

　　第三, 提出意見。

　　(三)信息的傳遞

　　(1) 單通道傳遞。信息從信源發出后沿著單一通道,傳給信息接受者。

　　(2) 多通道傳遞。即信息從信息源發出后,沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。

　　信息傳遞的方式有: ⑴口頭傳遞 ⑵書面傳遞 ⑶電訊傳遞

　　傳遞要求:迅速,準確,保密

　　(四)信息的利用與儲存

　　(1) 分類――對各種信息按一定的規則進行分類

　　(2) 著錄――如實的記載(制分類卡)

　　(3) 建立儲存檢索系統 歸類存放

　　(4) 保管――存放與保護

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