第四節 信息管理

　　一、秘書信息工作的基本要求――準確、及時、適用

　　1、準確: 要如實地進行反映和描述,決不能迎合個別領導的意圖而將情況任意夸大縮小,人為造成信息失真。

　　2、及時：信息的時效性決定了信息的生命力在于流動,它的流動速度越快,在實踐中獲得的價值就高，尤其是經濟信息。

　　3、適用: 適用,既要有針對性,適合領導利用。提供信息是為領導決策服務,秘書人員就需對領導者在組織中的狀況有所了解。

　　秘書人員在收集、傳遞信息時,一定要有鮮明的目的性,時時處處以是適合不同單位、不同層次的領導者的需要為出發點。但又須看到任何領導者每個時期領導工作都有其中心,都有關注的“熱點”和“難點”。

　　二、秘書信息工作的程序

　　包括:收集-――整理-――傳遞-――存儲-――利用

　　(一)信息的收集

　　根據一定的目的,通過不同的方式搜集,獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整理的基礎。

　　1、收集內容:

　　就某個機關、企業來說,它們收集信息的內容如下:

　?、劈h中央、國務院公布的方針、政策、法規性文件。

　　⑵上級機關或領導部門發布的直接與生產、工作有關的指導,指揮性文件。如指示、決定、批復。

　?、潜緳C關、本企業和所屬各部門的機構、人員、財力、物力、工作、生產等情況,以及生產計劃、指標、統計數據、改革狀況、科技發展、典型經驗、工作總結。

　　⑷本機關執行政策,推動工作以及本企業產品銷售后的反饋信息。如群眾的反映、意見、建議、要求等。

　?、膳c本機關、本企業業務有關的外界情況與新信息。如社會動態、思想傾向、城市與農村經濟改革。

　?、逝c本單位、業務性質相同的其他地區、單位以及國外同行業可供比較的情況材料。

　　⑺收集與本機關企業業務未來發展有關的科技成果(包括新產品、新工藝、新材料)以及先進的經驗、方法等信息資料。

　　2、收集的信息的特點:

　?、蓬I導者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性與社會組織的整體發展情況大局有關。

　?、埔獮樽儞Q著的中心工作與臨時索要等突發性任務做好準備。

　　⑶收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值,如起草文件,常常要翻閱過去相關的文件,以求保持政策的連續性;說明問題或預測未來對常查找過去的資料。

　　3、收集信息的方式:

　　一是，傳統收集形式。文件、會議、電話、口頭。

　　渠道: 收集上級來的信息，通過下級機構的口頭匯報和書面材料，同級機構其他系統互相交換材料，通過信訪或報刊。

　　二是，開拓式收集。組織健全的信息網絡。方法:

　　(1) 觀察法。

　　(2) 閱讀法。

　　(3) 詢問法。

　　(4) 交換法。

　　(5) 問卷法。

　　(6) 網絡法。

　　(7) 購置法。

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