廈門市關于做好社會保險檔案管理工作的通知
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各區地方稅務局、直征局、外稅分局、稽查局、信息技術分局：
為進一步推進社保檔案管理的科學化、規范化、制度化、信息化，依據人力資源社會保障部、國家檔案局《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（第3號令），廈門市檔案局、廈門市人力資源社會保障局、廈門市地方稅務局于2011年6月19日聯合印發了《廈門市社會保險業務檔案管理暫行辦法》（廈檔[2011]39號，以下簡稱《暫行辦法》）。為貫徹落實《暫行辦法》的要求，從我市社會保險費征繳模式的實際出發，現就全市地稅系統做好社會保險檔案管理有關工作通知如下，請遵照執行。
一、社保檔案管理
社保檔案是以電子檔案為主，以紙質檔案為輔，適應當前信息化發展需要的新型社保檔案管理模式。各基層局應認真對照本社保檔案管理實施意見，做好本單位社保紙質檔案收集、整理、裝訂、歸檔和移交工作，切實做到社保檔案的完整性與真實性。
二、社保檔案（社保紙質檔案，下同）分類
社保檔案依據業務分類和保管期限確定為：社保管征檔案、社保柜臺檔案、社保稽查檔案三類。
社保管征檔案是指各基層局稅務管理員在辦理社保費延期繳費、繳費評估、舉報投訴案件等業務中形成的紙質材料，以及社保登記、變更、注銷中形成的紙質材料。
社保柜臺檔案是指各基層局社保柜臺受理參保、停保、帳目處理、年度申報等具體社保業務過程中形成的紙質材料，柜臺檔案的管理遵循“誰受理，誰歸集”的原則。
社保稽查檔案是指各稽查局直接處理的社保舉報投訴、稽查案件形成的紙質材料。
三、社保檔案歸集
各基層局要嚴格依照《廈門市社會保險業務文件材料歸檔范圍和保管期限表（地稅部分）》的要求進行社保檔案收集、整理，不得隨意調整。如因政策或業務調整等原因，由市局統一發布調整范圍。
（一）社保管征檔案與稅務戶管資料應分別整理、一起歸集、社保檔案永久保存。社保管征檔案整理以戶為單位，按類歸集，按年裝訂，管征檔案資料少的，可每5年合并歸檔。
（二）社保柜臺檔案整理以受理部門為單位，以業務經辦人員或業務類型為順序，按時整理，按日歸集，按月裝訂，按年歸檔。社保柜臺檔案紙質材料，可暫不編制卷內目錄。
（三）社保案件稽查檔案按件進行整理、歸集、裝訂、存檔。
四、社保檔案的整理、歸檔
各基層局要按照《廈門市社會保險業務檔案整理規程》、《廈門市社會保險業務文件材料歸檔范圍和保管期限表（地稅部分）》要求，對社保檔案進行整理，裝訂、歸檔。檔案室應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、編號、入庫保管。
社保柜臺檔案的整理、歸集可采取兩種方式：一是以“受理時間”為序進行整理，并按“社會保險管理類別”裝訂；另一是以“業務類別”為序歸類整理，并按以下業務類別分類裝訂。
| 案卷題名中的材料名稱分類表（根據業務類型分） | ||
| 一級類目 | 業務名稱 | 備注說明 |
| 社保費管理類 | 單位增員 | |
| 社保費管理類 | 單位減員 | |
| 社保費管理類 | 個人參保 | 包括外來人員參保 |
| 社保費管理類 | 個人停保 | 包括外來人員停保 |
| 社保費管理類 | 個人信息處理 | 信息變更、信息合并 |
| 社保費管理類 | 居民參保 | 包括全民醫保、全民養老參保 |
| 社保費管理類 | 居民停保 | 包括全民醫保、全民養老參保 |
| 社保費征繳類 | 社保帳目處理 | 包括補繳、沖帳、費款補申報、社保退費、滯納金處理 |
| 社保費管理類 | 企業年度申報 | 包括在職及退休 |
| 社保費管理類 | 個人年度申報 | 包括在職及退休 |
| 社保費管理類 | 社保繳費證明 | 社保繳費證明 |
五、社保檔案的借閱
各基層局要依照政府信息公開條例，做好社會保險檔案的借閱工作，為參保單位及個人提供社保檔案查詢。
（一）社會保險紙質檔案日常調閱查詢。參保單位或參保個人填寫《廈門市地稅局政府信息公開申請表》報各基層局規費征收管理部門審批，方可調閱。其他單位及個人無權調閱他單位或他人的社會保險業務紙質檔案。
（二）社會保險紙質檔案執法調閱查詢。執法部門因公需要查閱社會保險紙質檔案的，由執法單位填寫《廈門市地稅局政府信息公開申請表》，報各基層局分管領導審批后，方可調閱。
六、社保電子檔案管理
社保電子檔案的歸集整理工作由信息技術分局統一負責，按電子檔案管理的要求，定期做好備份、并按規定將備份的社保電子檔案進行移交。
七、其他要求
（一）各基層局應在每年6月底前，將上一年度保管期限為永久、100年、50年的社保檔案目錄，以電子數據（即《社會保險業務檔案案卷目錄》）報送到市局規費征收管理處。
（二）各基層局要依據《暫行辦法》及以上通知要求，建立和健全社保檔案室，配備專兼職檔案人員，并保持檔案人員的相對穩定。
（三）各基層局要加強領導，高度重視社保檔案管理工作，市局規費處將不定期對社保檔案的管理工作實施抽檢，并將社保檔案管理工作納入績效考核之中。
廈門市地方稅務局辦公室
二O一一年六月二十九日
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