廈門市關(guān)于做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的通知
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各區(qū)地方稅務(wù)局、直征局、外稅分局、稽查局、信息技術(shù)分局：
為進(jìn)一步推進(jìn)社保檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化，依據(jù)人力資源社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（第3號(hào)令），廈門市檔案局、廈門市人力資源社會(huì)保障局、廈門市地方稅務(wù)局于2011年6月19日聯(lián)合印發(fā)了《廈門市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》（廈檔[2011]39號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《暫行辦法》）。為貫徹落實(shí)《暫行辦法》的要求，從我市社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳模式的實(shí)際出發(fā)，現(xiàn)就全市地稅系統(tǒng)做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有關(guān)工作通知如下，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
一、社保檔案管理
社保檔案是以電子檔案為主，以紙質(zhì)檔案為輔，適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展需要的新型社保檔案管理模式。各基層局應(yīng)認(rèn)真對(duì)照本社保檔案管理實(shí)施意見，做好本單位社保紙質(zhì)檔案收集、整理、裝訂、歸檔和移交工作，切實(shí)做到社保檔案的完整性與真實(shí)性。
二、社保檔案（社保紙質(zhì)檔案，下同）分類
社保檔案依據(jù)業(yè)務(wù)分類和保管期限確定為：社保管征檔案、社保柜臺(tái)檔案、社保稽查檔案三類。
社保管征檔案是指各基層局稅務(wù)管理員在辦理社保費(fèi)延期繳費(fèi)、繳費(fèi)評(píng)估、舉報(bào)投訴案件等業(yè)務(wù)中形成的紙質(zhì)材料，以及社保登記、變更、注銷中形成的紙質(zhì)材料。
社保柜臺(tái)檔案是指各基層局社保柜臺(tái)受理參保、停保、帳目處理、年度申報(bào)等具體社保業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的紙質(zhì)材料，柜臺(tái)檔案的管理遵循“誰(shuí)受理，誰(shuí)歸集”的原則。
社保稽查檔案是指各稽查局直接處理的社保舉報(bào)投訴、稽查案件形成的紙質(zhì)材料。
三、社保檔案歸集
各基層局要嚴(yán)格依照《廈門市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和保管期限表（地稅部分）》的要求進(jìn)行社保檔案收集、整理，不得隨意調(diào)整。如因政策或業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，由市局統(tǒng)一發(fā)布調(diào)整范圍。
（一）社保管征檔案與稅務(wù)戶管資料應(yīng)分別整理、一起歸集、社保檔案永久保存。社保管征檔案整理以戶為單位，按類歸集，按年裝訂，管征檔案資料少的，可每5年合并歸檔。
（二）社保柜臺(tái)檔案整理以受理部門為單位，以業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員或業(yè)務(wù)類型為順序，按時(shí)整理，按日歸集，按月裝訂，按年歸檔。社保柜臺(tái)檔案紙質(zhì)材料，可暫不編制卷內(nèi)目錄。
（三）社保案件稽查檔案按件進(jìn)行整理、歸集、裝訂、存檔。
四、社保檔案的整理、歸檔
各基層局要按照《廈門市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)程》、《廈門市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和保管期限表（地稅部分）》要求，對(duì)社保檔案進(jìn)行整理，裝訂、歸檔。檔案室應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、編號(hào)、入庫(kù)保管。
社保柜臺(tái)檔案的整理、歸集可采取兩種方式：一是以“受理時(shí)間”為序進(jìn)行整理，并按“社會(huì)保險(xiǎn)管理類別”裝訂；另一是以“業(yè)務(wù)類別”為序歸類整理，并按以下業(yè)務(wù)類別分類裝訂。
| 案卷題名中的材料名稱分類表（根據(jù)業(yè)務(wù)類型分） | ||
| 一級(jí)類目 | 業(yè)務(wù)名稱 | 備注說(shuō)明 |
| 社保費(fèi)管理類 | 單位增員 | |
| 社保費(fèi)管理類 | 單位減員 | |
| 社保費(fèi)管理類 | 個(gè)人參保 | 包括外來(lái)人員參保 |
| 社保費(fèi)管理類 | 個(gè)人停保 | 包括外來(lái)人員停保 |
| 社保費(fèi)管理類 | 個(gè)人信息處理 | 信息變更、信息合并 |
| 社保費(fèi)管理類 | 居民參保 | 包括全民醫(yī)保、全民養(yǎng)老參保 |
| 社保費(fèi)管理類 | 居民停保 | 包括全民醫(yī)保、全民養(yǎng)老參保 |
| 社保費(fèi)征繳類 | 社保帳目處理 | 包括補(bǔ)繳、沖帳、費(fèi)款補(bǔ)申報(bào)、社保退費(fèi)、滯納金處理 |
| 社保費(fèi)管理類 | 企業(yè)年度申報(bào) | 包括在職及退休 |
| 社保費(fèi)管理類 | 個(gè)人年度申報(bào) | 包括在職及退休 |
| 社保費(fèi)管理類 | 社保繳費(fèi)證明 | 社保繳費(fèi)證明 |
五、社保檔案的借閱
各基層局要依照政府信息公開條例，做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的借閱工作，為參保單位及個(gè)人提供社保檔案查詢。
（一）社會(huì)保險(xiǎn)紙質(zhì)檔案日常調(diào)閱查詢。參保單位或參保個(gè)人填寫《廈門市地稅局政府信息公開申請(qǐng)表》報(bào)各基層局規(guī)費(fèi)征收管理部門審批，方可調(diào)閱。其他單位及個(gè)人無(wú)權(quán)調(diào)閱他單位或他人的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)紙質(zhì)檔案執(zhí)法調(diào)閱查詢。執(zhí)法部門因公需要查閱社會(huì)保險(xiǎn)紙質(zhì)檔案的，由執(zhí)法單位填寫《廈門市地稅局政府信息公開申請(qǐng)表》，報(bào)各基層局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可調(diào)閱。
六、社保電子檔案管理
社保電子檔案的歸集整理工作由信息技術(shù)分局統(tǒng)一負(fù)責(zé)，按電子檔案管理的要求，定期做好備份、并按規(guī)定將備份的社保電子檔案進(jìn)行移交。
七、其他要求
（一）各基層局應(yīng)在每年6月底前，將上一年度保管期限為永久、100年、50年的社保檔案目錄，以電子數(shù)據(jù)（即《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案案卷目錄》）報(bào)送到市局規(guī)費(fèi)征收管理處。
（二）各基層局要依據(jù)《暫行辦法》及以上通知要求，建立和健全社保檔案室，配備專兼職檔案人員，并保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。
（三）各基層局要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視社保檔案管理工作，市局規(guī)費(fèi)處將不定期對(duì)社保檔案的管理工作實(shí)施抽檢，并將社保檔案管理工作納入績(jī)效考核之中。
廈門市地方稅務(wù)局辦公室
二O一一年六月二十九日
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