會計證考試《初級電算化》考點：系統初始化

更新時間：2012-07-11 09:17:09 來源：|0

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　　【學習目的與要求】

　　通過本節的學習，要求掌握在會計軟件初始化過程中設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別以及輸入期初余額的方法。類似于手工核算中的建賬工作。

　　一、概述

　　1.系統初始化是指將通用會計軟件轉變成專用會計軟件，并將手工會計業務數據移至到計算機中的一系列準備工作，這是使用財務軟件的基礎。總賬系統初始化一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別、錄入期初余額等操作。

　　2.系統初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。

　　3.總賬系統初始化一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別、錄入期初余額等操作。

　　4.系統初始化操作流程：設置基礎檔案→設置會計科目→設置憑證類別→錄入期初余額

　　5.啟動并注冊用友Tong2005。

　　二、設置基礎檔案

　　設置基礎檔案包括設置部門檔案、設置職員檔案、設置客戶檔案、設置供應商檔案、設置外幣及匯率、設置結算方式等。這些檔案信息將在設置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。

　　(一)設置部門檔案

　　在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。

　　掌握操作步驟：“增加→輸入信息→保存→退出”。

　　(二)設置職員檔案

　　職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。掌握操作步驟。

　　(三)設置客戶檔案

　　建立客戶檔案直接關系到對客戶數據的統計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整。

　　如果企業需要進行往來賬管理，必須將企業中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。客戶檔案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯系方式及信用等級等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。如果企業需要進行往來賬管理，必須將企業中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。

　　(四)設置供應商檔案

　　如果企業需要進行往來賬管理，必須將企業中供應商的詳細信息錄入供應商檔案。在采購管理等業務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調整。

　　(五)設置外幣及匯率

　　匯率管理是為外幣核算服務的。企業如有外幣業務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由帳簿初始化設置決定的。

　　(六)設置結算方式

　　為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經營活動中所涉及到的結算方式。

　　結算方式設置主要包括：結算方式編碼、結算方式名稱、票據管理標志等。票據管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據而設置的功能，類似與手工系統中的支票登記簿的管理方式。

　　三、設置會計科目

　　(一)建立會計科目

　　1. 會計科目編碼。科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：

　　本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼

　　如銀行存款1002，銀行存款中工行存款為100201

　　2.會計科目名稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱，是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業與外部交流信息所使用的標志。在定義科目名稱時，必須按照會計制度規定的科目名稱輸入，做到規范化和標準化，且避免重名。

　　3.科目類型。按照會計科目性質對會計科目進行劃分。按會計制度規定，科目類型分為五大類，即資產、負債、所有者權益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據。

　　4.賬頁格式。即根據會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數量金額式、數量外幣式等種類。

　　5.輔助賬設置。輔助賬是指科目的輔助核算內容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算等，另外還有外幣核算、數量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。如：“原材料”“應收賬款”“應付賬款”賬戶。

　　(二)修改和刪除會計科目

　　1. 如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計科目，可通過“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。

　　2.修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　3.修改或刪除會計科目已經輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下一級科目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級科目。

　　4.科目一經使用，即已經輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設下級科目。

　　(三)指定會計科目

　　指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執行出納簽字，從而實現現金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現金或銀行存款日記賬。

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　　四、設置憑證類別

　　(一)通常，系統提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　1. 記賬憑證

　　2. 收款憑證、付款憑證、轉賬憑證

　　3. 現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證

　　4. 現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證

　　5. 自定義憑證類別

　　提示：憑證分類不影響記賬的結果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。

　　(二)某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統提供五種限制類型：

　　1. 借方必有

　　2. 貸方必有

　　3. 憑證必有

　　4. 憑證必無

　　5. 無限制

　　(三)限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數量不限，也可以參照輸入，但不能重復錄入。可以不設置限制科目。

　　(四)在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置;已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

　　五、輸入期初余額

　　在初次使用賬務處理子系統時，應將經過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業是在年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發生額，系統會自動倒算出年初余額。例如，某企業2000年4月開始啟用總賬系統，那么，應將該企業2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發生額計算出來，準備作為啟用系統的期初數據錄入到賬務處理子系統中，系統將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

　　期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算。紅字余額應輸入負號。

　　期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。

　　(一)總賬期初余額錄入

　　對于沒有設置輔助核算的科目可以直接錄入期初余額。

　　(二)輔助科目期初余額錄入

　　在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統會自動地為其開設輔助賬頁。與此相對應，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數。

　　(三)試算平衡

　　期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。

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