秘書資格考試(四級)復習筆記之辦公室日常事務$lesson$

　　一、值班工作

　　(一)值班的任務和作用

　　值班大致設立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務主要有以下幾個方面：

　　1、辦理領導交辦的有關事項

　　2、下班后和放假期間的文件和事務處理轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　3、來訪接待工作

　　4、溝通上下級通訊聯系

　　5、記好當天大事記 (三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記)

　　(二)對值班室與值班人員的要求

　　值班室要制定嚴格的崗位責任制，做到職責分明，獎罰分明。 值班人員必須做到以下幾點：

　　1、服務的精神和高度責任心

　　2、要提高警惕，遵守值班紀律

　　3、認真做好保密工作

　　4、接待來訪來電要熱情

　　5、要認真學習業務知識，提高業務水平

　　6、填寫值班日志，做好交接工作

　　(三)值班日志與交接班

　　填寫值班日記應注意以下事項：

　　1、填寫值班者的姓名和值班時間

　　2、填寫值班記錄做到內容簡明扼要，語言規范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

　　3、注意做好交接班工作

　　二、印章及介紹信的管理工作

　　印信和介紹信是各級各類組織對外聯系的標志和行使職權的憑證。

　　(一)印章

　　秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章(含鋼印);單位領導人“公用”私章;秘書部門的公章。

　　作用： (1) 標志作用 (2) 權威作用 (3) 法律作用。(4) 憑證作用

　　(二)介紹信

　　(三)印信注意事項

　　1、印信的刻制

　　2、印章啟用前應備文通知有關部門轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　3、保管者不得委托他人代管

　　4、蓋章要端正，清晰

　　5、蓋章要領：把握標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩。

　　三、電話工作

　　(一)通話工作的內容

　　包括：打電話、接電話和作電話記錄。

　　1、接打電話： 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領。

　　2、電話記錄

　　它包括五個部分：即來話時間(年月日時分)、來話單位姓名、對方電話號碼、來話內容、處理意見和記錄人署名(復述、核對)。

　　3、傳話：問清收話人姓名、職務、電話號碼。

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