2013年會計從業資格考試《會計電算化》復習：UFO報表
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第五節 編制會計報表
【學習目的與要求】
通過本節的學習，要求理解并掌握UFO報表的相關概念，掌握會計報表設計的相關操作。
一、概述
(一)UFO報表的功能概述
1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠被轉換成不同的文件格式。
2.格式設計功能。通過此功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等。
3.公式設計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數據，生成財務報表。
4.數據處理功能。可以固定格式管理大量數據不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機的聯系。
5.圖表功能。UFO可以很方便地對數據進行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出等。
(二)UFO報表的相關概念
1.格式狀態和數據狀態
(1)格式狀態。在報表格式設計狀態下進行有關格式設計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。在格式狀態下所看到的只是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。
(2)數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。
報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。
2.單元。單元是組成報表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：
(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態下輸入。
(2)字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態下輸入。
(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據空表所需的所有文字、符號或數字。
3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)。
4.區域。區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。
5.表頁。一個UFO報表最多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數據不同。
6.關鍵字。關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關鍵字。關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。
7.函數。UFO報表中，取數是通過函數實現的。
(1)自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：
函數名(“科目編碼”，“會計日期”，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])
帳務取數函數主要有：期初額函數、期末額函數、發生額函數、累計發生額函數、條件發生額函數、對方科目發生額函數、凈額函數、匯率函數。
期初額函數：QC( ) sQC( )wQC( )
期末額函數：QM( ) sQM( )wQM( )
發生額函數：FS( ) sFS( )wFS( )
累計發生額函數：LFS( ) sLFS( )wLFS( )
條件發生額函數：TFS( )sTFS( )wTFS( )
對方科目發生額函數：DFS( )sDFS( )wDFS( )
凈額函數：JE( )sJE( )wJE( )
匯率函數：HL( )
(2)自本表本表頁取數的函數。主要有：數據合計函數、平均值函數、最大值函數、最小值函數。
(3)自本表其他表頁取數的函數。對于取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，指定取某張表頁的數據。可以使用SELECT( )函數從本表其他表頁取數。
(4)自其他報表取數的函數。對于取自其他報表的數據可以用“報表[.REP]”- >單元的格式指定要取數的某炸果報表的單元。
【例題5-32】單選題： 用友報表系統中，當建立一個新表時，所有的單元均為( )型。
A.數值 B.表樣 C.字符 D.空類型
正確答案：A
解析：數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型均為數值型。
【例題5-33】單選題：用友報表系統中，公式QC(“101”年)的含義是( )。
A. 取101科目的年初余額 B. 取101科目的年末余額
C. 取101賬套的年初余額 D. 取101賬套的年末余額
正確答案：A
解析：賬務函數的基本格式為：函數名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數表示取某科目的期初余額。
二、啟動UFO表
(一)啟動UFO表
具體操作步驟：
1. 執行菜單中的“UFO”命令，打開“賬套及時間初始”對話框;
2. 輸入數據;
3. 單擊“確定”按鈕;
4. 單擊“確定”按鈕，進入“UFO報表窗口”
5. 單擊“日記月累”對話框中的“關閉”按鈕;
6. 單擊工具欄中的“新建”按鈕，建立一張空白報表，報表名默認為“report1”。
(二)賬套初始
若在啟動UFO時未進行賬套初始，則應通過執行命令“數據→賬套初始”來進行賬套初始操作。
三、報表格式定義
報表格式定義主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、定義單元屬性等。報表格式定義需要在“格式”狀態下進行。
報表格式設置的具體內容主要包括：
1.設置報表尺寸。設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。具體操作：格式→表尺寸。
2.定義組合單元。有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實現這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。具體操作：格式→組合單元。
3.畫表格線。在數據狀態下，報表是沒有表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。具體操作：格式→區域畫線。
4.輸入報表項目。報表的表間項目是指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。具體操作：輸入報表項目。
5.定義報表行高和列寬。如果報表中某些單元的行和列要求比較特殊，則需要調整該行的高度和寬度。具體操作：定義所有行高和列寬。
6.設置單元風格。單元風格指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。具體操作：設置單元風格。
7.設置關鍵字。關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字。用戶可以根據自己的需要設置相應的關鍵字。具體操作：設置關鍵字。
8.調整關鍵字位置。如果關鍵字的位置不合適，可通過調整偏移量的方式來調整關鍵字的位置。關鍵字的位置可以用偏移量來表示，負數表示向左移，正數表示向右移。關鍵字偏移量單位為象素。具體操作：調整關鍵字位置。
【例題5-34】單選題：會計報表系統中，定義報表格式時，比較方便的編輯方式最好采用( )。
A.行編輯 B.列編輯 C.全屏幕編輯 D.固定填列
正確答案：C
解析：會計報表系統中，定義報表格式時，比較方便的編輯方式最好采用全屏幕編輯。
四、報表公式定義
報表中主要有以下三種公式：
1.計算公式：定義了報表數據之間的運算關系，可以實現報表系統從其他子系統取數。所以必須定義計算公式。
2.審核公式：用于審核報表內和報表之間的勾稽關系是否正確。審核公式不是必須定義的。
3.舍位平衡公式：用于報表數據進行進位或小數取整時調整數據。舍位平衡公式不是必須定義的。
報表公式的定義方法有直接輸入法和引導輸入法。
具體操作：
1. 設置報表計算公式
2. 保存報表格式
提示：單元公式中涉及到的符號均為英文半角字符。
單擊“fx”按鈕或雙擊某公式單元或按“=”鍵，都可打開“定義公式”對話框。
報表格式設置完以后，切記要及時將這張報表的格式保存下來，以便隨時調用。
“.REP”為用友報表文件的專用擴展名。
【例題5-35】會計報表系統中，定義賬務取數公式時，如果不能確定某科目余額一定在借方或貸方時，余額采用( )。
A.借方余額 B.貸方余額 C.借方余額減貸方余額 D.借貸方余額的代數和
正確答案：D
解析：會計報表系統中，定義賬務取數公式時，如果不能確定某科目余額一定在借方或貸方時，余額采用借貸方余額的代數和。
五、報表數據處理
報表數據處理主要包括生成報表數據、審核報表數據和舍位平衡操作等。處理時，計算機將根據已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數、審核及舍位等操作。報表數據處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報表數據處理工作必須在“數據”狀態下進行。
1.錄入關鍵字。關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態下設置完成關鍵字以后，只有在數據狀態下對齊實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表與表間的取數提供依據。具體操作：數據→關鍵字→錄入(2005年1月31日)。
2.整表重算。計算報表數據是在數據處理狀態下進行的，既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。具體操作：數據→表頁重算。
【例題5-36】判斷題：用友報表系統中，設置關鍵字是在數據狀態下進行的。( )
正確答案：×
解析：設置關鍵字是在格式狀態下進行的，而關鍵字的值則是在數據狀態下錄入的。
【例題5-37】多選題：企業常用的財務報表數據的來源有( )。
A.總賬系統 B.本報表本表頁 C. 本報表其他表頁 D.其他報表的表頁
正確答案：ABCD
解析：企業常用的財務報表數據一般來源于總賬系統或報表系統本身，取自報表的數據又可以分為從本表表頁或其他表頁取數和從其他報表的表頁取數。
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