會計檔案的整理立卷注意事項


1.會計憑證
將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表,按照編號順序,去掉金屬物,選取適當厚度(一般不超過2厘米)為一冊,加上封面封底,裝訂成冊。
裝訂時,以上邊和左邊整齊為準,右邊和下邊要求折疊整齊,用棉線在左上角裝訂,并用紙包封裝訂角,由會計機構負責人、立卷人加蓋騎縫章。
一冊為一卷。會計憑證案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、年度、月份,本月共幾冊、本冊是第幾冊,記賬憑證的起訖編號、張數,保管期限,檔號,并由會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。
對于數量過多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以按上述要求單獨裝訂成冊,加上封面封底,并在封面注明記賬憑證日期、編號,存放在其他類會計檔案中,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。
2.會計賬簿
會計賬簿的整理立卷比較簡單,這是由于會計賬簿在形成時,一般都有固定的格式和明確的分類,所以在年終結賬、決算后稍加整理,一本賬簿就可以成為一個案卷。
?。?)整理立卷時應當注意以下幾點:
按照賬簿的種類按年分別立卷,一本為一卷。
?、儆啽举~中的空白頁不能拆賬去掉,應保持賬簿本身的完整性。
?、诨铐撡~可以拆賬,會計人員將賬中的空白賬去掉后可重新組織,并應當在賬頁的右上角編上頁碼,加上賬簿分面,如封底,用脫脂線繩裝訂成冊;有的活頁賬賬頁較少,可將科目內容相近的賬頁按類別排列編號,合并裝訂成冊---年終結賬后裝訂成冊。
③會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內張數、保管期限、檔號,并由會計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。
?、芸缒甓仁褂玫墓潭ㄙY產賬簿,應在使用完的那一個年度立卷。
?。?)具體要求:各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其他需整理、立卷。
?、贂嬞~簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數,核對各個賬戶賬頁是否齊全,是否按順序排列。
②會計賬簿裝訂順序:
?會計賬簿裝訂封面;
?賬簿啟用表;
?賬戶目錄;
?按本賬簿頁數項順序裝訂賬頁;
?會計賬簿裝訂封底。
?、刍铐撡~簿去空白頁后,將本賬頁數項填寫齊全,撤賬夾,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
?、苎b訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角、掉頁現象。
?、輹嬞~簿的封口處,應加蓋裝訂印章。
?、扪b訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
⑦會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。
3.財務報告
月度、季度、年度財務報告應分別裝訂立卷,一本為一卷。
決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后一起裝訂,卷內須逐頁順序編寫頁碼。
財務報告案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、報表名稱、所屬年度、卷內張數、保管期限、檔號,并由會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。
?、贂媹蟊砭幹仆瓿刹磿r報送后,留存報表均應按月裝訂成冊。
?、跁媹蟊響砥秸乐拐劢?。
?、蹠媹蟊碓谘b訂前,應按編報目錄核對是否齊全。
?、軙媹蟊淼难b訂順序是:
?會計報表封面;
?會計報表編制說明;
?各種會計報表按會計報表的編號順序排列;
?會計報表封底。
4.其他類會計檔案的整理立卷。
各單位會計機構、會計人員對其他類會計檔案要認真收集、審查、核對,并分別進行整理立卷。會計移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊應單獨裝訂立卷,單獨編制卷號。
會計檔案案卷后應附備考表。卷內若有需要說明的情況和問題,可在備考表上說明。
各單位應將整理立卷的會計檔案分別裝入卷盒(視其厚度,一個盒子可裝一卷或數卷),卷盒形式要統(tǒng)一、整齊、美觀。
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