101、溝通類型$lesson$

　　⑴依據說溝通的對象不同劃分：轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　①人與人之間的溝通;②人的自我溝通;③人與機器的溝通;④組織之間的溝通

　　⑵溝通手段劃分

　　①書面語言的溝通就是利用文稿實現信息的傳遞與反饋;

　　②口頭語言的溝通不僅包括人們面對面、一對一的溝通，也包括會議、小組討論和電話中的語言溝通;

　　③態勢語言是借助于表情、肢體的動作影響來強化信息交流溝通的手段。

　　⑶網絡溝通

　　a、網絡溝通：傳通溝通對情感和直接的表達要求更多，網絡溝通更注重效率和人機控制中的有效性。

　　網絡溝通應遵循有效管理、信息篩選、關注影響、技術適用、成本控制的原則。

　　優勢：①極大較低了溝通成本，提高了溝通的效率;②實現了溝通的及時性和平等要求;③在防火墻技術支持下提高了即時信息的安全感。

　　制約性：①技術有限個體的信息容納會出現超負荷狀態;②口頭溝通語言與網絡語言的差異使語言規范使用要求受到挑戰;③橫向溝通擴張性發展，縱向溝通相對弱化。

　　b、團隊溝通：在信息社會的今天，它更多地是指以任務為中心的有可能跨職能部門的工作小組。

　　高效率團隊特征：①團隊所有成員對其目標都很明確，全身心地投入;②對團隊有強烈的歸屬感和責任感;③問題產生時，所有成員積極參與，并能貢獻全部才智;④決策時所有成員能積極參與，不同意見受到歡迎，一旦達成一致，所有成員能全力支持。

　　影響團隊溝通的主要因素有：①團隊成員的角色分擔;②對內成文或不成文的規范和慣例;③團隊領導的風格;④團隊作出決策的模式。

　　c、跨文化溝通：

　　障礙：①言語溝通障礙;②非言語溝通障礙;③信仰與行為障礙

　　102、有效溝通的前提：①尊重;②理解

　　103、有效溝通的關鍵：

　　⑴有效傾聽

　　⑵構造良好的傾聽環境

　　①以環形座位、并行座位、面對面的座位形成有平等感、有信任感的交流環境;

　　②不受外界干擾的安全空間

　　③可以清晰地觀察對方情緒和態勢語變化的光線條件;

　　④足夠雙方溝通表達的時間;

　　⑤避免先入為主的猜測和未加思索的結論干擾自己。轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　⑶克服傾聽的障礙

　　⑷實現有效傾聽的準備

　　⑸有效提問和拒絕

　　⑹自信地提出要求

　　⑺學會禮貌地拒絕

　　①拒絕就是要明確地表示“不”，所以口氣要堅決，避免糾纏;

　　②禮貌地拒絕具有要使用委婉的語言和巧妙的方式說“不”;

　　③禮貌的拒絕的前提是去除自責和擔心;

　　④禮貌的拒絕還包括：避免使用借口(誠懇拒絕);留出延期大幅答復，給人以深思熟慮的感覺;拒絕后提出替代方案;說明原因，爭取對方的理解。

　　⑻倆將提問的禁忌

　　①忌問對抗性的問題;

　　②忌不看時機的提問;

　　③忌問顯示資金精明的問題;

　　④忌中斷比爾的話題發問;

　　⑤忌問對方公司的商業機密;

　　忌問老人和女士的年齡、問男士的收入、問女士服飾的價格、問對方的婚否、家庭、宗教以及政治傾向等隱私性的問題。

　　104、有效溝通的原則“

　　⑴可信賴性(Credibility)：秘書要真誠滿足被溝通者的愿望和要求，營造彼此信賴的氛圍。

　　⑵保證溝通計劃與溝通環境的一致性(Context)

　　⑶內容(Centent)準備好有針對性的、能對客戶產生影響的信息內容。

　　⑷明確性(Clarity)：要用簡明的、準確的語言進行溝通，以提高溝通的效率。

　　⑸連貫性(Consistency)：溝通是一個沒有終點的連續過程。

　　⑹渠道(Channel)：盡量使用已經有的、客戶習慣使用、熟練使用的信息溝通渠道進行溝通。

　　⑺準確判斷接受能力(Capabiliy of Audience)：用來溝通的信息對接受者的能力要求越小，信息內容越簡單，就越容易被較快接受。

　　105、溝通流程：做好溝通準備(明確自己的目標、對方的背景)→確定對方的需求→正確闡述自己的觀點→關注對方的反應→實施有效提問→積極、認真地傾聽→及時確認、應對(反饋)→適時進行總結。

　　106、需要溝通的工作關系：①與客戶溝通(秘書應該把單位中每個需要自己服務的人、部門看成自己的客戶);②與同事溝通(橫向);③與上司溝通(縱向)

　　107、明確溝通對象：①熟練制作和使用必要的溝通記錄工具(來訪人員登記表、預約來訪登記簿、對方名片);②適當詢問會使已有的信息更具有針對性。

　　108、溝通渠道有：面談溝通;書面溝通;會議溝通;演講溝通;電子媒介溝通

　　109、①面談溝通特點：直接性;互動性;反饋迅速

　　②書面溝通特點：打破時空界限;有據可查;內容比較理性;有斟酌余地

　　③會議溝通特點：工作流程性;內容銜接性;對象的群體性;信息影響又具有傳播的延展性。

　　110、書面溝通的技巧：①利用信息藍圖形成視覺觀點表述;②消極信息最好放在文章中間，讓接受者有所準備;③認真的文稿校審

　　111、會議溝通技巧：秘書準備會議應該有不少于兩套的方案由上司備選;各種溝通性文件的關鍵詞語要反復核對無誤并提前發出。

　　112、說說技巧基本要求是有耐心，步驟。

　　①進行說服前要仔細揣摩對方的需要和目的;

　　②提出并幫助對方選擇解決的方法;

　　③為需要說服者構建一個實施方案;

　　④幫助對方反復衡量每個環節的付出、利益。

　　113、橫向溝通多在平級之間進行，不存在上下級關系，又稱為平行溝通。

　　114、橫向溝通形式：部門會議、協調會議、員工面談、備忘錄、主題報告、例行的培訓等。

　　115、橫向溝通障礙：

　　⑴本位主義，從自己部門的利益要求出發，無視整體協調的存在。

　　⑵員工短視現象的存在。

　　⑶對組織結構認識中存在貴賤、等級偏見。

　　⑷員工性格差異、知識水平的差異。

　　⑸對某些政策的認識存在猜忌、恐懼、感到威脅存在。

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