鑰匙管理規定
更新時間：2009-10-19 15:27:29
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1．0目的
有效的對鑰匙進行規范管理
2．0適用范圍
適用于本公司內部鑰匙管理
3.0相關說明
4.0職責
4.1工程主任/主任：負責與施工單位鑰匙移交的確認，并與住戶中心做好移交手續。
4.2住戶中心主任/主管：負責與工程部鑰匙移交的確認，并對鑰匙的保管進行定期檢查。
4.3工程人員：負責對鑰匙的單位、數量、編號及適用性進行逐一確認。
4.4物業助理：負責對移交的鑰匙單位、數量、編號及適用性進行逐一確認，并做好鑰匙的標識與借用登記。
5.0內容
5.1移交鑰匙
5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續，工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對，對移交鑰匙的單位編號、數量及適用性進行確認。
5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后，按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數量，并要求施工隊交匙人簽名確認，然后將鑰匙聯同對應表格移交給住戶中心。
5.1.3物業助理根據《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙，當實際接收鑰匙數目與《鑰匙驗收記錄表》“數量”項相符時，應在“簽收確認”項標“√”。否則，應將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢，應在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認。
5.2鑰匙整理與保管
5.2.1物業助理應標清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中，并在鑰匙柜貼上示簽，加以注明。
5.2.2業主/住戶委托保管鑰匙時，物業助理應在《業主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應記錄，并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中，業主/住戶前來領取鑰匙時，物業助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業主身份證”移交鑰匙給業主。同時，應在《業主托存/移交鑰匙登記表》中標注移交日期，請業主簽名確認。并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業主或合法住戶時，物業助理不得將鑰匙轉交。
5.2.3住戶中心主任/主管應安排專人定期對鑰匙柜內的標簽和鑰匙單位編號進行檢查，如發現標簽、編號脫落或模糊不清時，應及時更新改進。
5.3鑰匙借用與歸還
當公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時，物業助理應檢查借匙人的工作證，并由借匙人簽名確認。
5.3.1花園管理區、工程部、綠化部、經營部、售樓部借匙情況分別按《＿＿＿部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數量、借匙人；
5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應由工程人員代借，并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認。
5.3.3對于未入住單位的業主的借匙情況應由售樓人員代借，并在《業主借匙睇樓登記表》中簽字確認。
5.3.4辦理鑰匙退還手續時，物業助理應在核對鑰匙樓量后，在對應的登記表中標注鑰匙退還日期，并在“接收人”一欄簽名確認，然后，按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內。
5.3.5住戶中心主任/主管應安排物業助理根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發現借期超過一星期不還鑰匙者，應填寫《鑰匙催還單》發送到借鑰匙部門催還。
5.4鑰匙的損壞或丟失
5.4.1當接到丟失或損壞鑰匙報告時，物業助理應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過，并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業主聯系，征得業主同意后，采取補配鑰匙或換鎖措施，確保遺失鑰匙單位的安全，住戶服務中心將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。
5.5所有與鑰匙管理有關的記錄就歸檔保存兩年。
6.0 相關文件
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文件編號 |
文件名稱 |
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7.0質量記錄
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記錄編號 |
記錄表格 |
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《鑰匙驗收記錄表》 |
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《業主托存/移交鑰匙登記表》 |
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《托存鑰匙日期登記表》 |
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《＿＿＿部門借鑰匙登記表》 |
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《其他部門長期借鑰匙登記表》 |
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《業主借匙睇樓登記表》 |
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《鑰匙催還單》 |
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《鑰匙管理備忘錄》 |
8.0修改記錄
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日期 |
版本 |
修改人 |
修改原因 |
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