四、信息與溝通【重點掌握】

　　信息與溝通是指在人員能夠履行責任的方式及時間范圍內，識別、取得和報告經營、財務及法律遵守的相關資訊的有效程序和系統。信息和溝通不僅包括最高層將與控制有關的事宜的重要性及個人擔當的角色向下級傳達，也包括向上級匯報重要信息的渠道以及與外部利益相關者保持有效溝通。

　　1.信息

　　信息系統提供運營、財務與合規的相關信息(包括內部產生及外部提供的信息)，這些信息有助于運作和控制業務，也是做出精明的決策以及對外報告所必需的。有關信息必須以適當的方式，在適當的時限內加以識別、收集和傳達，以使人們能做出決策及采取恰當的行動。

　　當面對重大的行業變動時，特別是富于創新精神及快速流轉的行業，上述系統必須能夠配合支持新的企業目標的需要。信息系統可以是正式的或非正式的。后者包括與客戶、供應商、監管機構及雇員進行商討，這可為識別風險及商機提供有用的信息。出席商務講座和加入貿易、專業及其它團體成為會員，也可提供相關資料。

　　系統產生的信息質量會影響管理層作出適當決策的能力。報告中載有足夠的數據以支持有效的控制是至關重要的。就信息質量而言，必須能夠答復諸如內容、時限、更新程度、準確性、可靠性和可能性等問題。

　　2.溝通

　　有效的溝通必須在企業內以全方位方式進行。高級管理層應向雇員傳達清晰的信息，使其明白必須認真履行控制責任。他們必須明白自身在內部控制系統中擔當的角色，以及個人活動如何跟其他人的活動有所關聯。他們還必須有把重要資訊向上級匯報的方法，這需要公司建立公開的溝通渠道，上級人員應樂于傾聽。一個讓雇員懼怕因上報有關信息而遭報復的環境，將與目標相背離。

　　雇員必須被告知，每當有超出預期的事情發生，不僅要注意事件本身，還要注意確定事件的起因。他們必須知道他們自身的活動是如何與其他人的工作關聯的，以及什么行為是被期望的或可接受的，什么行為是不會被接受的。

　　管理層與董事會及董事會下轄的委員會之間的溝通尤為重要。管理層必須就企業的業績、發展、重大風險、主要舉措及其它有關事項不斷地向董事會提供最新消息。董事會則應向管理層明確表示其需要何種資料，并應為管理層提供指示和反饋。

　　此外，企業還需與外界各方(比如股東、客戶、供應商和監管機構)保持有效溝通。客戶和供應商可在商品或服務的設計與質量方面提供非常有用的意見，與諸如外聘審計師和監管機構的外界各方進行溝通，能對企業內部控制系統的運作情況提供非常寶貴的意見。與股東及財務分析師進行坦誠的溝通，能提供他們所需要的信息。

　　總的來說，有效的信息與溝通系統應具備以下特點：能夠生成企業經營所需要的、關于財務、運營及法規遵守的報告，幫助做出精明的商業決策、以及對外發布可靠的報告。信息與溝通系統能使得雇員獲得信息，且交流他們為實施、管理及控制運轉情況所需的信息;能識別和傳達相關信息，并且是以一種人員能夠有效執行他們的責任的方式進行;使溝通在企業以全方位方式進行。此外，是信息與溝通系統確立了與外界各方的有效溝通方式。作為信息及溝通系統的一部分，告知所有雇員應認真履行控制責任是很重要的。每個雇員應理解他在內部控制系統中的角色，以及他們的個人活動如何與其他人的活動相關聯。雇員還需了解，在履行職責的過程中發現問題，他們有責任報告。

　　有關雇員應當遵循的政策及程序的信息，應在公司內從上至下得以傳達。關于日常活動的信息，應從公司內準備這些信息的雇員流向需要這些信息的雇員。關于日常活動中發現的問題的信息，需要向公司上層流動，直至能夠采取糾正措施的人員。

　　典型例題：

　　[多選題]下列有關信息與溝通的說法正確的有( )

　　A信息系統可以是正式的或非正式的。

　　B與客戶、供應商、監管機構及雇員進行商討，為識別風險及商機提供有用的信息，這屬于正式的信息系統。

　　C有效的溝通只須在企業高層內以進行即可，無需向雇員傳達清晰的信息，只需監督其履行職責即可。

　　D企業除了在內部需要進行全方位的溝通，還需與外界各方(比如股東、客戶、供應商和監管機構)保持有效溝通。

　　【答案】AD

　　【解析】信息系統有正式的和非正式之分，與客戶、供應商、監管機構及雇員進行商討，這屬于非正式的信息系統。有效的溝通必須在企業內全方位進行，也包括向雇員傳達相關信息等。

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