法規知識:索賠證據和索賠文件
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(一)索賠證據
索賠事件確立的前提條件是必須有正當的索賠理由，正當的索賠理由的說明須有有效證據。
1.對索賠證據的要求
(1)事實性
(2)全面性即所提供的證據應能說明事件的全過程，不能零亂和支離破碎。
(3)關聯性 即索賠證據應能互相說明，相互具關聯性，不能互相矛盾。
(4)及時性 索賠證據的取得及提出應當及時。
(5)具有法律效力
一般要求證據必須是書面文件，有關記錄、協議、紀要須是雙方簽述的：工程中的重大事件、特殊情況的記錄、統計必須由監理工程師簽證認可。
2.索賠證據的種類
(1)本工程合同協議書
(2)中標通知書
(3)投標書及附件
(4)本合同專用條款
(5)本合同通用條款
(6)標準、規范及有關技術文件
(7)圖紙
(8)工程量清單
(9)工程報價單或預算書。
工程變更、來往信函、指令、通知、答復、會議紀要等應視為合同協議書的組成部分。由于構成索賠證據的內容廣泛，有時會形成相互抵觸(或矛盾)，或作不同解釋的情況，導致合同糾紛。根據我國有關規定，合同文件應能互相解釋、互為說明，除合同另有約定外，上述索賠證據的種類排序即為其組成和解釋順序。
(二)索賠文件
它是承包商向業主索賠的正式書面材料，也是業主審議承包商索賠請求的主要依據，它包括索賠信、索賠報告、附件三部分。
(1)索賠信
它是一封承包商致業主或其代表的簡短信函，應提綱挈領地把索賠文件的各部分貫通起來，它包括(A)說明索賠事件(B)列舉索賠理由(C)提出索賠金額與理由(D)索賠附件說明。
(2)索賠報告
它是索賠材料的正文，一般包括三個主要部分。首先是報告的標題，應言簡意明地概括出索賠的核心內容;其次是事實與理由，該部分陳述客觀事實，合理引用合同規定，建立事實與索賠損失間的因果關系，說明索賠的合理合法性;最后是損失與要求索賠金額與工期，在此只需列舉各項明細數字及匯總即可。編制索賠報告時應注意以下幾方面：(A)對索賠事件要敘述清楚明確，避免采用“可能”、“也許”等估計猜測性語言，造成索賠說服力不強。(B)報告中要強調事件的不可預見性和突發性，并且承包商為避免和減輕該事件的影響和損失已盡了最大的努力，采取了能夠采取的措施，從而使索賠理由更加充分，更易于對方接受。(C)責任要分析清楚，報告中要明確對方的全部責任。(D)計算索賠值要合理、準確。要將計算的依據、方法、結果詳細說明列出，這樣易于對方接受，減少爭議和糾紛。
(3)附件
內容包括(A)索賠報告中所列舉事實、理由、影響等證明文件和證據;(B)詳細計算書，為簡明起見也可以用大量圖表。
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