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Reports Format 報告格式

報告格式根據不同公司機構的要求而有所差異。但一般篇幅較長的正式報告大約包括11個要素。

但是并不是所有報告都會囊括這些要素，需要撰寫人根據目的、讀者和功能有所選取。

Body of the Report 報告正文

1. Introduction 簡介

The introduction describes the reason for the report. 介紹報告的目的、數據采集手段、數據來源、定義以及報告的文章脈絡。好的介紹能夠激起讀者的興趣，并提供有效的背景信息。

2. Body 正文

Include in this section all the pertinent data you have gathered and analyzed.陳述報告的案例并證明自己的觀點，介紹并分析調查結果。該部分還可以使用圖表等來輔助論證。

可以使用不同的標題。大標題表示報告的主要內容，副標題或小標題表示支持的觀點和具體的內容。

這些標題實質上與文章的大綱是差不多的，如何放置標題取決于機構的一貫操作。一般來說可以這么做(多數情況下只需總共使用三級標題即可)：

• First category—centered, in capitals

大標題居中，大寫

• Second category—left margin, in capitals

二級標題居左，大寫

• Third category—left margin, initial capitals, underscored

三級標題居左，首字母大寫，下劃線

• Fourth category — indented five spaces from left margin, initial capitals, underscored

四級標題縮進(5個字符)，首字母大寫，下劃線

• Fifth category — left margin, initial capitals

五級標題居左首字母大寫

一般情況下，可以這么布局：

• Page numbers 頁碼

一般可放置在頁面中間或右上方，距離邊界4行左右的位置處?；蛘咭部煞旁陧撁嫦路交蛴蚁路较嗨莆恢?/p>

• Major heading 大標題

居中大寫

• Subheading 小標題

居左大寫

• Margins 邊距

左邊距 1.5英寸; 右邊距 1英寸; 上下邊距 1.5英寸

• Body of report 報告正文

兩倍行距

• Long quotes 長段落引用

一倍行距，可使用頁面結尾的腳注、表格或文末參考來表示

3. Conclusion 結論

Readers may skim through the body of the report to get to the conclusion section.這一部分讓讀者可以直接略過正文，直接看結論部分。

在結論部分，要簡潔清楚地表述數據及相關材料的意義，調查中發現的規律、走向，最好簡要羅列出來。(注意：推斷出的結論應符合邏輯，要建立在調查的結果之上。)

4. Recommendations 提議

Take your conclusions to the next step and answer such questions as: 在結論之上作進一步闡述，即回答以下問題：

• What should be done?

該做些什么?

• How do we achieve the desired outcome?

如何才能實現目標成果?

• How can we persuade people to agree with our plan of action?

我們怎樣說服別人同意我們的方案?

這些提議具有一定的方向性，使上司或同事可在此基礎上繼續進行調查、討論或制定具體方案。

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