安評師備考知識分享:安全評價過程控制記錄的編寫


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記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件,它是重要的信息資料,為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據。安全評價機構所產生的記錄覆蓋于過程控制的各個環節。記錄具有如下功能:
(1)是安全評價過程控制體系文件的組成部分,是安全評價職能活動的反映和載體。
(2)是驗證評價過程控制體系運行結果是否達到預期目標的主要證據,具有可追溯性。記錄可以是書面形式,也可以是其他形式,如電子格式等。
(3)安全評價質量管理記錄為采取預防和糾正措施提供了依據。
記錄的設計應與編制程序文件和作業文件同步進行,應使記錄與程序文件和作業文件協調一致、接口清楚。
根據管理手冊和程序文件的要求,應對安全評價過程控制所需記錄進行統一規劃,同時對表格的標記、編目、表式、表名、審批程序等做出統一規定。記錄可附在程序文件和作業文件的后面。將所有的記錄表格統一編號,匯編成冊發布執行。必要時,對某些較復雜的記錄表格要規定填寫說明。記錄編制要求如下:
(1)應建立并保持有關評價過程控制記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收集和處理的文件化程序。
(2)記錄應在適宜的環境中貯存,以減少編制或損壞并防止丟失,且便于查詢。
(3)應明確記錄所采用的方式。
(4)按規定表格填寫或輸入記錄,做到記錄內容準確、真實。
(5)應根據需要規定記錄的保存期限。一般應遵循的原則是,需要永久保存的記錄應整理成檔案,長期保管。
(6)應規定對過期或作廢記錄的處理方法。
記錄的內容一般應包括以下幾個方面:
(1)記錄名稱:簡短反映記錄的對象;
(2)記錄編碼:編碼是每種記錄的識別標記,每種記錄只有一個編碼;
(3)記錄順序號:順序號是某種記錄中每張記錄的識別標記,如記錄為成冊票據,印有流水序號,可視為記錄順序號;
(4)記錄內容:按記錄對象要求,確定編寫內容;
(5)記錄人員:記錄填寫人、審批人等;
(6)記錄時間:按活動時間填寫,一般應寫清年月日;
(7)記錄單位名稱;
(8)保存期限和保存部門。
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