一、外部大環境對企業索賠的影響

首先,表現在項目招投標階段,承接工程任務,合同簽訂過程中。由于目前建筑市場競爭激烈,業主為節約投資,千方百計的與施工企業討價還價,在招標文件中提出一些苛刻要求,加上企業之間不正當的競爭,使施工企業處于不利地位。施工企業為了能接到工程,只能接受業主的一些苛刻條件,放棄一些應有的權利,索賠對企業來說只是“空中樓閣”。如:甲方提出一類工程,按二類取費,或按工程造價的7%優惠,又或在合同工期內不調整材料價格等等。(參考《建筑中文網》)

其次,表現在項目實施階段,完成施工項目,合同履行過程中。業主往往充分利用自己在工程建設中的主導地位,有時隨意改變合同條款內容,例如:隨意進行工程分包、隨意修改圖紙、隨意擴大提供主材及設備范圍等;有時又壓制施工企業提出索賠要求或用拖延方式使施工企業延誤提出索賠的期限,或用口頭承諾方式使施工企業在造價結算中缺乏真正的依據,最終導致索賠失敗;甚至,有時施工索賠雖然得到了承認,但有些業主也經常利用合同不完整的缺陷,人為壓低索賠費用。

二、企業內部管理問題

首先,企業的索賠意識不強。雖然一些施工單位嘗試、學習積累了一些處理工程索賠的經驗,但是工程索賠管理工作并未受到應有的重視,認為索賠后與業主的關系就破壞了,不利于后繼工程的承包,斷了自己的后路,故不愿意向業主索賠。而業主認為索賠是額外支出,損害自己的聲譽,不允許索賠事件發生,即使是發生了也不允許索賠成功。

其次,企業中索賠人員業務素質低,不能果斷處理所發生的事件,不善于同業主甲方代表處理關系;缺乏經濟、法律知識和缺乏實踐經驗,雖然他們對索賠可能有所認識,但不能把握住索賠的尺度,致使索賠成功率低。

再次,不重視合同簽訂、施工組織設計編制等一些具體工作在索賠中的作用。如,在中標后,對業主提出的合同條款不讓有經驗合同管理人員認真仔細研究就接受。當索賠事件發生后,雙方對合同的理解角度、立場不同,使施工企業在合同中抓不住有利證據,無法索賠。又如施工企業往往在不同的工程中使用幾乎相同或相似的施工組織設計,而沒有根據工程的特點,針對性的編寫施工組織設計。從而導致不是施工企業在需要進行工程索賠時沒有依據,就是施工企業提起的索賠數額無有效合理的依據支持,導致無法索賠得到所有損失款項,更為嚴重的是施工企業由于不按照施工組織設計進行施工,延誤工期而被業主提出反索賠。

總之,施工索賠在真正實施過程中困難重重,企業造價管理目標難以得到有效的控制,經濟效益難以得到強有力的保證,企業競爭力受到嚴重的制約。

三、工程施工前的準備階段

施工企業參與工程投標中標后,應及時、謹慎地與發包方簽訂《施工合同》。合同談判時,首先,要考慮索賠的問題。如對調整合同價款、辦理現場可能出現的簽證和索賠的辦法、程序、時限、責任做出明確的約定,為索賠提供合同依據和法律保障。又如在投標報價時,在單價分析中列入生產效率、工程成本及投入資源的效率的關系等,作為生產效率降低等索賠的合同依據。其次,對明顯的把重大風險轉移給施工企業的條款提出修改要求,并將達成的修改協議,以“談判紀要”的書面形式,作為合同文件的組成部分。最后,對于開脫業主責任的合同內容,如合同中沒有索賠條款;業主對不可預見的工程施工條件不承擔責任;業主認為某部分工程不滿意,就有權扣減工程款;工程款支付或拖期支付無時限,無利息等等,要通過談判予以糾正。如果在談判是不予糾正,將來就很難進行索賠。談判結束,最終的合同內容應盡可能考慮全面,措詞嚴謹,權利和義務明確,做到平等、互利。

工程開工前應全面深入搜集施工條件的有關資料,包括工程地點的交通條件、“三通一平”情況、供水、供電是否滿足施工需要、地下水位的高度、土質情況、是否有障礙物等。組織各專業人員仔細研究施工圖紙,互相交流找出圖紙中疏漏、錯誤、不明、不詳、不符合實際、各專業之間相互沖突等等問題。明確施工做法,落實材料、設備的規格型號和質量檔次要求。認真做好施工圖紙的會審紀要。施工圖會審紀要是施工合同的重要組成部分,也是索賠的重要依據。

根據所掌握資料詳細編制施工組織設計或施工方案,并經業主或監理單位簽字認可。施工組織設計或施工方案的編制必須符合實際,考慮周到。一方面要明確施工工藝流程和施工操作做法,對涉及工程結算或索賠的施工做法應制定詳細。例如該工程使用哪些大型機械,大型機械的型號或功率是多大,大型機械進出場幾次,基礎如何挖土,放坡多大,土方是否外運,運距多少,是否回運土或購買土方,基坑如何支護是否需要降水基礎等等。上述資料均有可能成為索賠依據。施工組織設計直接決定了工程索賠成立與否、以及工程索賠額的計算方法、索賠數額的大小,可見施工組織設計對于工程索賠至關重要,作為施工企業尤其要注意施工組織設計的編制。另一方面,明確各分項的工期。如果因為工期延誤造成原材料價格上漲而引起索賠的,那業主必然要對比施工組織設計方案載明的工期和實際工期,合理計算工期延誤的時間,最后計算索賠數額。又如,若業主要求加快施工速度,那么施工企業應向業主遞送新施工方案,并經業主或監理工程師同意后方可進行。這樣由于加速施工引起的費用增加,施工企業可依據原施工組織設計以及新施工方案向業主提出索賠申請。

四、施工過程中的索賠辦理

(一)尋找索賠機會。

在合同實施過程中又經常會發生一些非施工單位責任引起的,事實已發生并對施工企業造成損失事件。它們不符合合同規定的條款,造成施工工期和費用的增加,是施工企業的索賠機會。施工企業必須對索賠機會有敏銳的感覺,尋找和發現索賠機會是索賠的第一步。例如:業主沒有按合同規定的時間、質量交付行駛道路、使項目施工人員和設備不能按時進場,或材料設備運輸的效率降低,成本增加等。而合同就是索賠的依據,因為索賠就是針對不符合或違反合同事件,并以合同條文作為最終判定標準。因此,在日常項目施工管理中,首先要注重合同的管理,在合同分析、合同監督和跟蹤中發現索賠機會,將每日的工程施工情況與合同分析的結果相對照,一經發現兩者之間不符合,就應作進一步的分析,進行索賠處理。

(二)搜集索賠證據。

索賠的證據要具有真實性、關聯性、及時性、全面性和法律證明效力,當索賠事件發生時,要及時收集相關證據,除了招標文件,合同文件及附件,業主認可的工程實施計劃,各種工程圖紙及修改通知等等常規證據外,特別注意補充:1)工程施工現場氣候記錄,有關天氣的溫度、風力、雨雪等;2)全面反映工程施工中的各種情況,如勞動力數量與分布、設備數量與使用情況、進度、質量、特殊情況及處理;各種工程統計資料,如進度月報等;3)工程會計核算資料;國家、省、市有關影響工程造價、工期的各種文件、規定等;4)注明日期工程照片,例如:表示工程進度的照片、隱蔽工程覆蓋前的照片等;5)工地的交接記錄,圖紙和各種資料交接記錄,合同雙方在工程過程中各種文件和資料的交接都應有一定手續,要有專門的收發記錄,防止在交接中出現漏洞和“說不清楚”的情況。所有這些證據都應建立索引、存檔,直到工程全部竣工,合同結束。

(三)發出索賠通知。

施工企業必須抓住索賠機會,迅速作出反應,在一定時間內(FIDIC條件規定為28天),向業主遞交索賠意向通知。該通知是施工企業保護自己索賠權利的措施。如果超過這個期限,業主有權拒絕施工企業的索賠要求。在國際工程中,許多企業因未能遵守這個期限規定,致使合理的索賠要求無效。

(四)遞交索賠報告。

索賠意向通知提交后的28天內,或監理工程師同意的其他合理時間內,施工企業應遞交延長工期或補償經濟損失的正式索賠報告及相關資料。如果索賠事件或者索賠事件的影響持續存在,施工企業應按工程師合理要求的時間間隔(一般為28天),定期陸續報出每一個時間段內的索賠證據資料和索賠要求,在該索賠事件的影響結束后的28天內,再報出詳細報告,提出索賠論證資料、累計索賠額和累計索賠工期。

索賠事件發生后,應組織有良好素質、思維敏捷、邏輯性強,辦事效率快、有協調能力、有索賠經驗的造價人員進行索賠事件的處理。在造價人員的指導下編寫具有說服力的索賠報告。

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