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　　完成會議簽到和引導工作

　　(一)相關知識

　　1.簽到工作的內容

　　簽到工作通常包括：迎賓、簽到登記、交費、領取會議資料和各種票證等。

　　2.會議簽到的方式

　　(二)工作程序

　　1.簽到工作的程序

　　(1)對負責會議簽到的工作人員的選擇。

　　(2)準備簽到所需的簽到筆、簽到簿或簽到卡的刷卡機等用品與設備。

　　(3)負責簽到工作人員提前到達。

　　(4)迎接參會人員。

　　(5)向與會者介紹簽到工作的內容。

　　(6)發放會議資料和票證。

　　2.引導與會人員就座的方法

　　作為會場門前的迎接引導人員應注意做到：

　　(1)陪伴重要來賓入場就座。

　　(2)為上司和來賓作介紹。

　　(3)幫助來賓領取姓名卡片并引領入座。

　　(4)回答來賓的詢問要耐心熱情。

　　(三)示例分析

　　初萌在天地公司主辦的新產品推薦會接待中負責簽到并發放會議資料和就餐券。上午集中來簽到的人太多了，她只好自己把住簽到表，讓簽到者自己去拿放在桌上的資料袋。一天下來，當她清點資料和餐券時，發現還有30名代表沒來簽到，而資料卻只有20份了，就餐券也少了好幾張。

　　點評：在安排簽到中的幾項工作同時進行時，秘書應把簽到表做得更詳細些，如果在簽到表中設上“資料領取”、“餐券領取”這兩項，就可以同時完成發放資料和餐券的工作，也就不會出差錯了。

　　(四)注意事項

　　1.會議簽到的要求

　　(1)準備會議簽到的用具要方便、好用、充足。

　　(2)負責會議簽到的工作人員要提前到崗。

　　(3)簽到處的位置要易找，并標示清楚。

　　(4)簽到工作要耐心細致，熱情周到。

　　2.對會議引導人員的要求

　　會議引導人員應訓練有素，熱情周到。基本要求有：

　　(1)事先要準備好簽到用的登記簿、簽字筆等簽到用品，必要時要事先準備好嘉賓留言簿。

　　(2)負責簽到的人員要提前到崗，使到會較早的人員不致產生無人過問的尷尬感覺。

　　(3)參與人數較多的會議，應注意選擇簽到的方式，避免在會場門口出現擁擠、混亂的局面。

　　(4)人數較少的小型會議，可由秘書按照事先確定的到會人員名單，逐一進行簽到，來一人劃一人，以便迅速掌握到會者的狀況。

　　(5)及時準確地統計出到會者的人數，會議主持者往往在會議即將開始之前，需掌握到會和缺席人員名單。

　　(6)大型會議可用簽到卡和電子簽到機配合使用，與會者只需要將自己的電子卡送入簽到機插口，有關數據即傳人會議組織中心

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