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　　預定和確認會議住宿

　　(一)相關知識

　　1.會議接待工作的內容

　　(1)會議接送工作

　　要做到準確無誤地接送，就要做好充分準備：一要掌握代表的名單及抵離的準確時間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調度，人車都要有值班。指揮調度要有一份代表抵離時間表，以便按時間、路線接送。

　　(2)會議食宿工作

　　食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。就餐大體上是一個標準，適當照顧少數民族代表和年老體弱者，確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

　　(3)會議娛樂活動

　　會議期間還應考慮與會者的文化娛樂、參觀購物的需要。

　　會議地點要盡量安排在娛樂設施齊全、購物方便的地方，應向與會者提供參觀、購物的路線和安排一定的時間和車輛。

　　2.會議接待的基本程序

　　(1)迎接

　　會議接待人員在會議廳、禮堂或會議室門口迎候客人，并引至會議簽到處。

　　(2)會議簽到和引導

　　請與會者簽到，核對過有關的證件、通知書、邀請函后，辦理相關手續。然后，把重要的來賓引領到貴賓室或會場。

　　(3)安排合影

　　如有合影儀式，應事先安排好合影圖，準備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側為上，參會者按照一定的順序排列合影。

　　(4)引領會議嘉賓進入會場或登上主席臺

　　參會人員基本落座后，根據會議議程安排的時問，在會議正式開始前幾分鐘引導領導、嘉賓和相關人員進入會場。

　　(5)會議結束后送別。

　　(二)工作程序

　　1.預定會議住宿的程序

　　會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住。

　　(1)通過會議回執，掌握到會人員的數量和定房規格

　　在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達與離開日期，然后將以上資料填在住宿預訂單中，并告之飯店收費方式，內容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點、收件截止日期、確認函回信地址、各飯店的房價、飯店的地理位置圖、注明項目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關取消和更改處理方法、注明什么時候由誰寄發確認函、填寫名字、地址、電話以便寄確認函，必要時提供住宿資料。

　　(2)向賓館、酒店預訂會議用房

　　①如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。

　　②主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。

　　③如由主辦單位統一訂房，要與提供服務的酒店或飯店進行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎上與飯店簽訂合約，合約中應包括房價、訂金數目和截止日期等關鍵內容。

　　2.確認會議住宿的程序

　　(1)與參會人員確認

　　通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發確認函。最好收到住宿資料時立即寄發收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發確認函。

　　(2)與飯店或酒店確認預訂

　　住宿安排是相當復雜與耗時間的工作，需記錄有關各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報告轉給飯店，所有這些工作務必盡量快速與準確。

　　在到達預訂截止日期時，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數字予以確認。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業程序，例如如何處理截止日期以后的住房預訂。

　　(三)示例分析

　　天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務的特殊要求與項目。

　　點評：初萌的兩張卡是對會議旅游都有一條龍服務的專項公司發放的，其服務內容很容易解決大規模的會議服務要求，而初萌根據每次會議接待的特點能夠提前聯系并提出相應的要求，這使她的工作順利了許多。

　　(四)注意事項

　　1.選擇會議住宿地點的要求

　　在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。

　　如果由與會者自己支付住宿費，就需列出幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標準的客房供其選擇。

　　2.會議住宿的房間安排

　　如果由主辦方支付費用的，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

　　(1)來賓和主辦方的領導要特殊照顧。

　　(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

　　(4)可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預定。

　　(5)預定住宿地點的工作一定要留出提前量，預定數量上應略有富余。

　　(五)相關鏈接

　　1.常見的商務旅行

　　常見的商務旅行主要內容有洽談業務、參觀訪問、出席會議、簽定合同、實地考察等。

　　2.選擇交通方式的因素

　　常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機，許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素：

　　(1)旅行者要去哪里――是國內旅行還是國際旅行。

　　(2)旅行者旅行的原因――旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。

　　(3)旅行者停留的時間長短――對短期停留，需考慮旅行的速度

　　(4)參加團體旅行――團體旅行可能意味著不同的選擇方式。

　　(5)旅行費用――要受到預算或費用約束。

　　(6)企業旅行政策――根據公司的規定，可以提供公司汽車。

　　(7)旅行者的個人愛好――可以了解旅行者喜歡如何旅行。

　　3.賓館類型

　　(1)國內或國際連鎖賓館

　　大型跨國賓館在世界主要城市有相應賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶，可以得到商定的特殊的業務費率。

　　通過預訂中心預訂這些賓館很容易。

　　(2)本地賓館

　　獨立經營，提供廣泛的個人服務。可直接向賓館主管預定，在預定時應協商價格。

　　(3)會議場所客房

　　旅行者參加會議，會議場所有住宿安排。

　　(4)旅行住宿或汽車旅館

　　通常只提供住宿房間，所有食物需要在當地餐館購買。這類住宿通常便宜、方便，在主要公路線上。

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