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　　電子文件的種類

　　按不同的標準劃分，電子文件有不同的類型。目前劃分電子文件的方法主要有以下

　　幾種：

　　1.按電子文件的存在形式劃分

　　(1)文本文件(text)。也稱為字處理文件，是指利用文字處理技術(如WPS和Word等字處理軟件)生成的文字文件、表格文件等。文本文件存儲的內容通常由ASCII標準代碼和GB312--1980標準漢字代碼構成。使用不同的文字處理軟件編輯的文本文件一般不能直接交換使用，常用的文件格式有WPS和DOC等。純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制，常用的格式有TXT等。

　　(2)數據文件(data)。數據文件主要包括兩類：一是含有數據的電子表格文件，如用Excel軟件制作的用于記錄或計算各種數據的表格，格式為XLS。二是數據庫電子文件，是指在事務處理系統中單獨承擔文件職責，或者作為文件的重要組成部分出現的數據對象，也可以說是以數據庫數據形式存在的具有文件屬性的記錄，一個數據庫由若干記錄組成，一個記錄由若干字段(數據項)組成，根據機構需要建立的數據文件可以是數據庫中的一個記錄，也可以是若干相關的記錄。數據庫因管理程序不同具有不同的格式，一般來說，不同的數據庫之間需要通過轉換程序才能進行信息交換。數據庫的生成一般有兩種方式，一是人工輸入數據，利用相應的數據庫應用程序形成數據庫，二是使用條形碼掃描器、A/D變換器等傳感設備自動采集數據。此外，使用已有的數據借助某些軟件包亦可自動生成新的數據庫。

　　(3)圖形文件(graphic)。指用計算機輔助設計(CAD)或繪圖等手段生成的靜態圖形文件。圖形文件由代表繪圖坐標的矢量和一些參數組成，可以使用特殊的代碼格式存儲，也可以使用純文本文件的代碼存儲，以便在不同的軟件包之間進行信息交換。

　　(4)圖像文件(image)。指借助視頻設備獲得的動態圖像文件，如使用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數碼相機拍攝的照片，用PhotoShop等軟件制作的效果圖等。紙質檔案、縮微膠片均可經過掃描轉換成數字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲空間成正相關關系，不同格式的圖像文件不能任意交換使用，常用的文件格式有JPG，BMP,TIF等。彩色圖像文件的內容一般是用表示圖像像素的代碼形式存儲的，能否正確復現原色彩還與顯示器的性能有關。

　　(5)聲音文件(audio)。指用音頻設備(如數碼錄音機)錄入或用編曲軟件生成的文件。常用的文件格式有WAV，MP3等。用音頻設備錄入并轉換為數字形式的文件，采樣頻率和速率越高，音質越好，文件所占存儲空間就越大。用編曲軟件生成的文件一般稱為MIDI文件。還有一些音樂文件是將上述文件壓縮或轉換生成的(如MP3等)。聲音文件播放時需要使用相關的設備和程序。

　　(6)影像文件(video)。指使用視頻捕獲設備(如數碼攝像機)錄入的數字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態畫面文件，如數字影視片、動畫片等。視頻捕獲設備還可將模擬影像轉換成數字影像。影像文件需要較大存儲空間，其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的格式或標準，主要格式有MPEG，AVI等，播放時需要使用相關的設備和程序。

　　(7)多媒體文件(multimedia)。指借助計算機多媒體技術制作的由文本、圖像、影像、聲音等若干種文件合成的多種媒介的文件。數字影視片、PPT文件大多采用了多媒體技術。多媒體文件綜合運用圖、文、聲、像等多種信息形式記錄事物面貌，可以更加真實、生動地再現當時的情景，已經成為政府機關和企事業單位重要的記錄形式和文件種類。

　　(8)程序文件(program)。指為處理各種事務用計算機語言編寫的程序，是一種計算機語言。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，通過相應的編譯程序編譯后執行，有些還要經過連接程序才能執行?！霸闯绦颉笔羌兾谋疚募?，由特定的計算機指令序列構成，具有可移植性，一般不受計算機類型的限制，編譯后的軟件在不同類型的計算機上不能兼容?！霸闯绦颉蹦鼙砻靼鏅嗟臍w屬，對于計算機軟件的開發者來說具有重要的保存價值。

　　(9)超文本文件(hypertext)。指包含信息鏈接功能的文件。超文本是一種信息組織方法，具有較為復雜的信息結構，它對相關數據和信息以節點鏈接的形式建立有效關聯，確定并顯示各節點信息之間的相互關系，主要采用HTML格式。用戶可以通過這種鏈接功能獲取超文本文件節點網絡中的任意相關信息。如很多門戶網站(新浪、搜狐等)網頁(web page)就是使用超文本技術制作的，一些數據庫的檢索導航系統也采用了超文本技術。

　　2.按電子檔案的功能劃分

　　電子檔案按其功能不同可分為主文件、支持性文件及輔助性、工具性文件。

　　(1)主文件。指表達作者意圖、行使職能的文件。對于紙質文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨立地發揮作用。而電子文件生成、運行、存在于一定的軟、硬件 環境中，需要以相應的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理條件。

　　(2)支持性文件。主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。

　　(3)輔助性、工具性文件。主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件’如計算機程序類文件往往附帶若干輔助設計文件和圖形文件，數據庫往往附帶若干輔助數據庫和相應的索引文件、備注文件等。

　　主文件與支持性文件及輔助性、工具性文件是相輔相成的。沒有支持性文件及輔助性、工具性文件，主文件無法正常運行和查找，甚至根本不能生成和打開;而沒有主文件，支持性文件及輔助性、工具性文件不能獨立地行使文件的職能，甚至可能失去存在或保存的必要。

　　3.按電子檔案產生的環境劃分

　　(CAD子檔案產生的環境劃分，一般可分為辦公室工作中產生的文件、計算機輔助設計(CAD)和制造中產生的文件。

　　4.按電子檔案的屬性劃分

　　按照電子檔案的屬性劃分，一般可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

　　5.按電子檔案的生成方式劃分

　　電子檔案按其生成方式可分為由計算機系統直接生成的原生電子文件，對傳統文件(如紙質文件和膠片等)用掃描儀和相機等輸入設備處理后生成的數字化電子文件。

　　隨著我國社會信息化的發展和推進，在辦公自動化過程中直接形成了越來越多的電子文件。這些文件產生的技術環境不盡相同，包括個人計算機、過程控制計算機和各種形式的網絡環境等;其信息輸入方式也呈現出多樣化和便捷性的特征，包括鍵盤錄入、語音錄入、書寫錄入、音頻或視頻設備錄入、傳感設備自動采集等。這些文件的最初形態是數字信息，根據需要，可以用屏幕顯示、播放、打印等各種方式輸出，可稱為原生電子文件。

　　為滿足社會各方面對電子文件的網上共享，檔案信息資源網上共享日益擴大的需求'不少國家的政府機關和檔案機構開始對傳統載體的文件、檔案(主要是紙質文件、檔案和縮微膠片)等信息進行數字化轉換以實現資源共享。解決這個問題的主要方法是采用掃描設備將圖像性質的原文件轉換成數字圖像方式，或使用光學字符識別軟件(OCR)識別后形成文本方式。

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