2015年三級秘書資格電子文件復習：電子文件的含義
更新時間：2014-11-25 23:51:54
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摘要 2015年三級秘書資格電子文件復習：電子文件的含義
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電子文件的含義
隨著辦公自動化的發展，電子文件使用的范圍越來越廣。根據國家標準GB/T18894--2002《電子文件歸檔與管理規范》中的定義，電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
從該定義中可以看出電子文件具有兩方面的基本特征：
第一，電子文件是由電子計算機等數字設備生成和處理，其信息是以二進制數字代
碼記錄和表示的，因此亦可稱為“數字文件”(digital records)。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1稱為一個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器(包括內存儲器和各種外存儲器)中，并可通過通信線路、網絡進行傳輸。
第二，電子文件是文件的一種類型。文件是指機構或個人在履行其法定義務或業務活動過程中形成、收到并保管的作為證據及信息的記錄(文件管理國際標準IS015489《信息與文獻一文件管理》)，英文通常稱record。此處所指的文件與計算機系統中使用
文件這一專用名詞――由若干相關的記錄構成的集合是不同的。電子文件作為文件家族的新成員，具有文件的各種屬性，特別是具有特定的要素、作用和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。
電子文件歸檔后即形成電子檔案。
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