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　　提供檔案利用的要求

　　(1)依法開展利用工作。依照有關的法律規定開展檔案利用工作，是檔案提供利用的要求之一。這就要求秘書人員在為利用者提供檔案時要有法律意識，遵照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及相關法律正確把握檔案開放的范圍、檔案利用的范圍、檔案利用的期限、檔案利用的條件等，既要注意最大限度地滿足利用者的需求，又要保障本單位的利益不受損害，使檔案利用工作在相關法規的規范和監督下健康地發展。

　　(2)主動、及時開展利用工作。檔案利用工作的實質是為利用者提供檔案信息來體現自身的價值，為利用者提供服務并最終服務于本單位工作。因此，秘書人員要樹立服務意識，通過各種服務活動和服務措施，實現檔案的價值。秘書人員要熟悉和掌握檔案利用工作的特點和規律，為檔案利用者著想，主動、及時地做好檔案利用服務。

　　(3)不斷完善檔案服務方式和手段。開發利用檔案信息資源，為單位各部門及人員提供服務，也是秘書進行檔案管理活動的出發點和根本目的。在提供檔案服務方面，需要不斷完善檔案服務方式的手段，如可充分利用互聯網搞好服務，利用檔案為基層職員服務，利用公開的現行文件服務，拍攝檔案文獻專題片，開展檔案中介服務，合作開發檔案信息資源等。

　　(4)掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據此開展檔案利用工作。秘書人員管理的檔案不是死的，而是活的，除了常規的檔案服務外，還應該掌握單位近期的重點工作和重大活動，提供相應的檔案。如單位召開的五周年、十周年慶典活動，單位近期的商務洽談活動，單位近期的招投標活動，都可以調閱以前的、相關的檔案文件，為這些工作的順利進行提供必要的信息服務。

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