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　　辦公程序管理的必要性

　　必要性：

　　總結出合理可行的工作模式和流程，提高工作效率。

　　2.辦公程序管理的特征

　　通過對辦公程序的管理，使辦公流程科學化、合理化。

　　辦公程序管理的特征主要表現為：

　　(1)合理性。合理完善的狀態，調整、完善。

　　(2)擇優性。通過實踐總結出來的工作流程應該作為固定模式。

　　(3)可操作性。這是辦公管理程序的重要特征。要給程序執行者以發揮主動性的空間。

　　(4)穩定性。一種合理的、可操作的程序確定下來，就不宜輕易改變，要在一定的時間和范圍內保持相對穩定。

　　3.改進辦公管理程序的原則 重要考點：

　　(1)減少環節，提高效率。

　　盡量減少中間的流動環節，只有這樣，才能提高辦事的效率。

　　(2)職權明確，專人負責。

　　按照事務的輕重緩急安排事務的辦理順序，哪一個流程、哪一個環節出現問題，.應由其負責人承擔責任。

　　(3)相互獨立，結構嚴密。

　　每項工作的流程有著相同性和不同性，即相互獨立，這一流程區別于其他流程;

　　又相互連接，在整體上結構嚴謹，以避免重復地工作。

　　4.改進辦公管理程序的方法：

　　(1)確定需要改進的程序。辦事效率最低的程序，繪成改進辦公事務工作的流程表。

　　(2)確定衡量關鍵指標，用這一指標對照檢查流程表中存在的問題。

　　(3)分析原因。只有找出該流程效率低下的原因，才能制定改進措施。

　　(4)提出改進方案。可以根據實際情況提出多種改進方案，將這些方案進行認真的分析和比較，確定最佳方案。

　　(5)實施方案。任何好的方案都必須經過實踐的檢查。實施改進方案并對實施結果進行監控。

　　5.辦公流程的確定

　　(1)辦公流程的確定首先要以組織的結構為依據。

　　所謂組織結構是指組織成員為完成工作任務，實現組織目標而在職責、職權等方面的分工、協作等體系。

　　(2)辦公流程的設計與改進，

　　(3)辦公流程的設計考慮客戶的需要和方便。

　　(4)各項流程既要相互獨立，又要避免工作的重復和遺漏。

　　(5)辦公流程本身要有可改善性。重新安排、修改、合并、替換、精簡。

　　(6)辦公流程應盡量精簡，減少不必要的環節，復檢的環節次數越少越好。

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