(3)會議文件立卷的基本原則和方法

　　1)會議文件立卷的基本原則。會議立卷工作的基本原則是“一會一案”。即以會議為單位立卷，按照會議文件資料的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，反映公司工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。

　　2)會議文件立卷方法

　　①編制案卷目錄。會議立卷工作在正常情況下，應依據事先編制好的案卷類目來進行。案卷類目是每年初在實際文件尚未產生之前，根據公司性質、職權范圍、內部組織結構情況、當年會議工作計劃、任務和一年中可能產生的會議文件情況，參照往年的案卷類目，按照立卷要求擬制出的案卷分類名冊。這是一種比較詳細具體的立卷規劃。編制案卷類目可以由會議秘書部門的有關工作人員提出方案，經主管領導批準即可。

　　②靈活運用文件的特征立卷。每一份會議文件都有其一定的特征。一般來說，一份文件主要由作者、名稱、內容、收文機關和形成文件的時間等幾個基本部分組成，可以概括為6個特征：部門特征、時間特征、名稱特征、作者特征、地區特征、通訊者特征。會議立卷就是按會議文件資料的共同特征或以一個特征為主結合其他特征組成案卷。通常來說，一卷之內結合使用兩個以上特征立卷，是比較科學的方法。

　　(4)會議文件立卷工作程序。本部分主要針對的是會議文件立卷工作，對于信息的立卷歸檔可參考文檔管理部分。

　　1)大中型會議文件立卷

　　①收集資料。這是立卷工作的第一步，要按會議文件立卷范圍將會議中形成的所有文件、資料及時完整地收集起來。

　　◆分發會議文件時須留出必要的份數。一般印發的以保存兩份為宜(不包括原稿)。重要會議文件的初稿、歷次修正稿也應保存，如有復印稿，亦應保存一份。

　　◆注意收集領導閱辦完的會議文件資料。

　　◆注意收集會議的非正式文件，如來往電報、電話記錄、證件等。

　　②甄別整理

　　◆檢查收集的文件資料是否齊全完整，如有未收集的應盡快收集起來。

　　◆剔出不需立卷歸檔的會議文件資料。

　　③分類歸卷。即對會議所有文件、資料進行大體分類，區分為主要文件資料、一般文件資料、參考文件資料、大會發言、書面發言、領導講話、會議簡報、會議快報、有關文書資料等，然后按問題和時間特征立卷。一般來說，會議主要文件資料(報告、決議、結論及主要負責人的重要的講話等)單獨立卷;一般文件資料及參考文件資料，分別按問題特征立卷;大會發言按發言日期立卷;書面發言按地區或單位立卷;通知、來往文書均按時間立卷。

　　④組卷。組卷時最好將永久、長期、短期3個保管期限的文件分別組卷。同一類問題的文件、資料集中組卷，按照文件張數多少，多的可分幾個屬類匯成若干卷，少的可將若干屬類匯成一卷。卷內文件資料按重要程度和時間進行排列，同一文件資料的不同修改稿按時間先后順序排列，定稿放在前面。同時為使案卷不受污損，要拆除文件、資料上的金屬釘和障礙物，注意文件資料頁碼順序的排列。

　　⑤卷內文件編目。定卷以后在會議文件資料上加蓋編目章(包括卷號、順序號)，以卷為單位編排標注頁號，第一頁在右上角，第二頁在左上角，把每份文件在卷內的位置固定下來。然后按順序填寫卷內目錄，沒有標題的文件要代擬標題。

　　⑥填寫卷內文件資料備考表。即對每次會議卷內文件資料情況作必要的說明，說清楚文件資料來龍去脈、形成過程、文件資料重要程度和卷內文件變動情況等，字跡要清楚，卷面要整潔，立卷者、檢查者還要簽注姓名和立卷時間。

　　⑦擬定案卷標題。每個案卷要擬定標題，一般應反映出會議名稱、作者和主要內容。它是查找利用文件的基本線索，因此所擬標題要確切，語言要通順精練，概括性強。標題通常由作者、問題、名稱3部分組成。

　　⑧填案卷封面。案卷封面要用毛筆或鋼筆正楷書寫，字跡要清楚、整潔，卷皮所列項目應填寫齊全，卷皮起止日期均以卷內文件資料的最早和最晚日期為準。

　　⑨案卷排列。大中型會議文件資料的分卷，也按保管期限、重要程度和時間排列。

　　⑩編寫案卷目錄。案卷目錄是登記案卷和提供利用檔案的基本工具，是立卷部門向檔案部門移交案卷的手續和憑證，也是檔案部門檢查、統計案卷的依據。要按案卷排列順序逐卷逐項填寫案卷目錄，打印一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存備查。

　　上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門。在正常情況下，應在第二年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。歸檔時交接雙方應按照案卷目錄清點核對無誤后，履行簽字手續。

　　2)日常工作會議文件資料立卷。日常工作會議文件資料立卷，也要從收集資料做起，搞好甄別整理。然后是組卷、擬定案卷標題。其他如卷內文件資料編目、備考表的填寫、卷皮的填寫、編寫案卷目錄等，與大中型會議基本相同。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門歸檔。

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