三、會議經費結算的方法

　　(一)相關知識

　　會議經費的結算是辦會者在會議結束后對整個經費使用情況即會議開支費用的結算。會議經費的結算依據是會前經費預算(見會前籌備)。會議召開之前應擬定會議開支預算(見會前籌備)，并經領導審核批準。準備專門賬冊，對會議的各項開支進行詳細記錄。會議結束后，會議財務工作人員、秘書應按照經領導審定的預算進行決算。一切會議都宜遵循勤儉節約的原則，精打細算，盡量減少不必要的開支，又要保證會議的質量和檔次。超過預算指標，又無正當理由的不予報銷。要做好會議經費的結算工作，及時向領導匯報，并向財務部門報銷。

　　1.會議的收費與付費方法

　　(1)收款的方法與時機。有些會議是要由與會人員向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)，所以應注意如下事項：

　　1)應在會議通知或預訂表格中，詳細注明收費的標準和方法。

　　2)應注明與會人員可采用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。

　　3)如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等。

　　4)開具發票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。另外，如果有些項目無法開具正式發票時，應與會議代表協商，開具收據或證明。

　　(2)付款的方法和時間表。

　　2.會議付費的要求

　　(1)會議經費的名稱要規范。

　　(2)遵守公司零用現金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規定。

　　(二)示例分析

　　開具發票時有出入怎么辦

　　公司員工小張去某城市參加全國電子產品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了l 600、元的會務費，組織方開具了發票。小張回來報銷時，財務處說發票無效不予報銷，原因是發票上缺少財務章。小張馬上與會務組織方聯系，幾經周折才聯系上，對方稱他們的發票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。

　　點評：發票是報銷的憑證。發票開具應按照規定的時限和順序，逐欄、全部聯次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發票專用章。不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。任何單位和個人不得轉借、轉讓、代開發票;沒有經過稅務機關批準，不得拆本使用發票;不得自行擴大專業發票使用范圍。禁止倒買倒賣發票、發票監制章和發票防偽專用品。

　　(三)工作程序

　　結算會議開支費用的程序如下：通知與會人員結算時間地點一清點費用支出發票一核實發票一填寫報銷單、將發票貼于報銷單背面一請領導簽字一到財務部門報銷一與相關部門及人員結清費用。

　　秘書要提醒與會人員結清食宿、會務等相關費用。會議一結束，應及時清點整個會議費用的實際支出，對照會前經費預算，逐筆賬目進行核點。填寫報銷單，按報銷要求將發票用膠水粘貼在報銷單背面。請主管領導簽字即可去財務處報銷。一定要結清所有人的費用。將經費使肘隋況向領導匯報。

　　(四)注意事項

　　(1)開具會議住宿費發票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發票，保證開立的發票與收取的會務費相等。發票的服務項目一欄如何填寫需要詢問賓館酒店，以利于賓館酒店的賬目管理。

　　(2)住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。會議主辦方如果所收取的會務費不包括這些額外的開支，又不希望這些開銷帶來不必要的麻煩，可以事先要求賓館酒店撤掉這些服務項目或與與會人員說清楚。

　　(五)相關鏈接

　　1.會議成本

　　廣義上講，會議成本包括時間成本、金錢成本和機會成本。

　　狹義上講，會議成本主要指直接經費支出。直接會議費用=會場租用及布置費+會議設備租用費+會議郵電通訊費+會議培訓費+會議交通參觀費+會議食宿費+會議資料費+會議宣傳交際費+紀念品購置費+水電費+其他符合規定的雜支費等。

　　2.會議財務管理應遵循的原則

　　(1)遵守制度，嚴格手續。這是會議財務管理最基本的原則。會議經費要按照國家有關規定，收取會議費的數額要經過研究以及有關負責人的批準，收費要開具正式發票，支出要有正式收據，發放補貼、支取現金要填寫現金領取單。此外對購買物品的數量、金額要認真審核，避免款物不符。

　　(2)量人為出，收支平衡。會議經費的收入來源通常有上級撥款、本部門專項經費、企事業單位贊助，以及收取會議費等。要根據收入與各項活動支出做好預算，并嚴格按預算支出費用，做到收支平衡，避免入不敷出，或當用不用，結余太多。

　　為保證經費支出條理清楚，可建一臨時性賬目，待會議結束、結算清楚后，按有關財務管理的規定報賬。

　　(3)精打細算，厲行節約。會議申報經費時，要根據會議的內容、規格、會期、范圍等，對所有收入與支出逐項精心核算。