一、前提條件：了解學號的編排規律

　　利用這個方法的前提條件是學號是按一定規律編排的，在實際情況中幾乎都是如此。例如，圖1表格中學號的編排規律是：學號的第一位數代表生源地區，如果是“5”就代表“外地生源”，如果是“4”就代表“本地生源”。第二至第三位代表年級，第四至第六位代表學院，比如“110”代表“數科院”，“111”代表“信息學院”等。第七至第八位代表“系別”，比如“24”代表“數學系”，“27”代表“計算機系”等，最后三位代表所在班級的學號。

　　二、 使用IF函數建立公式從學號中提取信息

　　1.由于“學號”的數據類型為文本，因此設置A列的單元格格式的數據類型為“文本”。

　　2.選中C2單元格，建立根據學號得出學生生源信息數據的公式。在C2單元格中輸入的公式為：“=IF(A2="","",IF(LEFT(A2,1)="5","外地生源",IF(LEFT(A2,1)="4","本地生源","無效的生源代碼")))”。這個公式的含義是：如果在A2中還沒填入學號，就返回一個空字符串，如果填入的學號的第一位字符為“5”，則返回字符“外地生源”，如果第一位字符為“4”，則返回“本地生源”，如果是其他字符，就返回“無效的生源代碼”。輸入公式后，利用公式填充柄復制公式到下方恰當的單元格。后面請每次輸入公式后，都復制到恰當的單元格。 (函數具體用法請參閱《Excel常用函數及實例剖析》)

　　小提示：由于學號的數據類型為文本，而不是數值，所以在條件“LEFT(A2,1)="5"”中，要對數字5加引號。下面的情況同理。

　　3.選中D2單元格，建立根據學號得出學生年級數據的公式。在D2單元格中輸入的公式為：“=IF(A2="","",MID(A2,2,2)&"級")”。其中MID(A2,2,2)的含義是，從A2學號中的第二位開始，提取二個字符。

　　4.選中E2單元格，建立根據學號得出學生學院的公式。在E2單元格中輸入的公式為：“=IF(MID(A2,4,3)="110","數科院",IF(MID(A2,4,3)="111","信息學院",IF(MID(A2,4,3)="112","外語學院","無效的學院代碼")))”。這個公式的含義是：如果代表學院的字符串為“110”，則返回“數科院”;若是“111”，則返回“信息學院”;若是“112”則返回“外語學院”，若是其他情況，則返回“無效的學院代碼”。

　　小提示：這里嵌套使用了IF函數，由于IF函數最多只能嵌套七層，因此最多可以根據代碼返回八個學院。如果實際情況中需要使用的學院數目超過了八個，則可以使用自定義函數。