(三)工作程序

　　會議嘉賓的邀請程序如下：

　　(1)在邀請參會嘉賓方面，-要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

　　(2)擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美：從打印請柬開始，一直到折好，套封皮，系絲線，蓋章，裝信封，每一道工序都要一絲不茍地完成。

　　(3)要逐一一與嘉賓聯絡，確認其參會情況，如果邀請對象均是國家各部委重要領導及國內外相關行業的老師及負責人，為了使其更好地了解會議議程及相關內容，要對會議提供給嘉賓的資料進行翻譯，努力確保國內外嘉賓均能順利了解會議情況。

　　(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

　　(四)相關鏈接

　　1.會議嘉賓的安全和保衛

　　(1)會議嘉賓的安全保衛工作的內容。會議的主辦方和承辦方還需關注會議的安全。會議應確保嘉賓、與會者及參展商的人身及財物安全。會議安全保衛包括嘉賓的人身安全保衛;嘉

　　賓私人貴重物品的安全保衛;嘉賓所攜帶的重要文件的保衛;會場和駐地的安全保衛;會議各種設施用品的安全保衛;會議使用車輛的安全保衛等。

　　許多承接會議的飯店為了實現安全保衛，除了配備保安人員外，還采取了一系列保安措施，包括配備電子鎖，備有良好照明設施的停車場和公共區域，在展覽廳安裝高科技的警報和監視系統等。

　　(2)會議嘉賓安全保衛劃分為4個關鍵階段：

　　1)會議嘉賓到達的階段。應注意會議前期的準備和檢查是否已到位，無關人員是否已清離現場，嘉賓進入會場的通道是否安全暢通等。

　　2)會議的進行階段。防止會場出現火災等突發事件，加強會議設備的安全檢查，保安人員須對可能進入會場的身份不明的人員保持高度警惕。

　　3)休會階段。在會中休息和閉會時期，也會有涉及人員、物品和文件的各種不安全因素出現。

　　4)嘉賓離會階段。

　　(3)會議安全保衛人員的職責。應熟悉地方和國家法律、法規，能夠冷靜協助公安人員制伏滋事者;防范火災(包括在消防人員趕到前如何組織撲滅小型火災);熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規?？只胖芯S持秩序;向領導匯報事故情況;監督裝卸會議用品，防止與會議有關的財產或展品被盜;會議值班制度要健全，安全保衛人員要堅守崗位。

　　(4)會議保衛工作的檢查。包括確保會場內所有設備線路、運轉及操作規范的安全可靠;確保會場內消防設施齊全有效;確保會場的防竊聽裝置靈敏高效;確保會場的防盜設施(監控器的探頭等)處于運行狀態;檢查進出會場人員的身份，禁止與會議無關的人員進出會場。

　　2.會議嘉賓的接待

　　接待人員大致可以分為幾部分：接站人員、接待注冊報到人員。這些人都要事先通知，落實到人。

　　(1)接站工作。根據嘉賓事先反饋的信息，安排人員和車輛到飛機場、火車站等地接站。對于會議請來的貴賓，一般應該用小轎車迎接。接站人員應提前20分鐘到達接站地點。

　　(2)迎接工作。嘉賓到達會場時，主辦方的領導應到停車處迎接，并由專門的陪同人員引領至貴賓室休息。

　　(3)具體接待工作。在會議的整個過程中，要有專門的人員負責嘉賓的食宿服務，在餐飲時要注意為嘉賓安排特定的座位，在住宿時要盡量提供給嘉賓特殊的待遇。

　　3.會議嘉賓的致辭

　　(1)會議嘉賓致辭的要求。會議受邀嘉賓在大會致辭中應做到：致辭的內容貼近會議主題，簡潔明了;致辭要熱情洋溢，突出會議的主旨，闡明自己的觀點。

　　(2)會議嘉賓致辭樣式與內容。

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