發布會議信息

　　(一)相關知識

　　1.會議信息的內容

　　會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務聯系電話與聯系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議的記錄和紀要內容;會議的宣傳報道內容;會議的決議內容。

　　2.會議信息的類型

　　會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。(具體分類后面再詳細介紹)

　　(二)示例分析

　　名山公司要召開2005年度總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。例如，有哪些成績、經驗，出現了哪些問題，哪些問題有相當的普遍性，哪些問題亟需研究解決等。通過廣泛、深入、細致的了解，獲得了大量可靠的信息，并從中選擇出有價值的信息為報告的準備提供參考。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報，確保與會者掌握會議情況和主要信息，使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實。她還搜集齊全會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴在大會期間的表現贏得了大家的一致好評。

　　點評：會議的規模大小不一，內容也相差甚遠，但是任何性質或內容的會議，實際上都是通過信息溝通和交流，解決問題，達成共識，得出結論。因此，會議的信息工作至關重要。王琴在會議活動中積極主動地做好會前信息的搜集、會中信息的綜合處理以及會后信息的整理利用工作，體現了良好的信息意識和信息工作能力。

　　會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現會議目的的工作。因此可見，辦理一切會議事務，必須以全面、準確、有效的信息為依據。提供會務服務，就是要為會議交流處理信息提供服務，為會議開發和利用信息服務。必須把會議信息工作作為貫穿于會務工作各個環節的主體性工作，認真做好會議信息的搜集、加工、傳遞、利用，在交流會議信息、實現信息共享中發揮重要作用。

　　(三)工作程序

　　1.傳遞會議通知信息

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環節。

　　在作出了召開會議的決定以后，應將有關會議通知信息傳遞給與會者。通知的傳遞可以通過當面告知、打電話、發傳真、書面形式或電子郵件的形式進行?？梢愿鶕h的性質、參加的范圍、時間的緩急和保密要求選擇適當的通知方式，必要時可以同時使用兩種以上的方法，以確保通知信息的有效性。

　　會議通知內容的傳遞要盡可能詳盡、明確。書面通知的內容一般應包括：會議名稱、主辦者、會議內容、參加對象、會議的時間與地點、其他事項、聯絡信息。

　　會議通知樣本要作為檔案收存。

　　2.分發傳遞會議文件

　　有些會議文件要在會議召開之前發給與會者，有些則在會議召開時分發。但無論何時分發，都應盡量提前做好文件分發的準備工作，落實各項分發工作。

　　(1)準備。分發文件前可以按照與會人員名單，給每人準備一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”字樣。

　　(2)登記。分發重要文件一般要登記編號。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。字體字號應有別于文件正文。具有保密內容的文件應注明密級。

　　(3)附清退目錄。一些征求意見稿或保密性文件，需要在會后退回的，分發時應附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

　　(4)裝封。對于需要提前發出的文件，首先，要認真檢查核對，明確文件的發送對象，確保發送的文件準確無誤。查文件份數，查有無附件，查有無多發、重發、漏發的單位或個人。

　　其次，將文件裝入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在傳遞過程中滑出。然后，在封皮上仔細填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼。

　　(5)發出。發出會議文件時，要根據會議的規模以及會議文件的性質，采用合適的傳遞方法，及時將文件分發給與會者，避免漏發。重要文件及保密文件分發時要履行簽收手續，會議召開后臨時分發的文件，秘書要做好記錄。會議文件的分出方法有：

　　1)提前發出。對需提前發出的文件，應按照會議的時限要求與保密程度選擇適當的文件傳遞方式及時發出。內容重要又須事先送達與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

　　2)簽到時發出。較大規模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發給與會人員;中小型規模的會議的主要文件及會務管理文件，如工作報告、議程、日程安排、作息時間表、會議須知等盡可能在與會者報到時分發。

　　3)會中發出。領導講話、會議快報、簡報及其他會議資料，需要在會中分發。所發文件或資料，如屬要收退的，應在文件的右上角寫上收文人姓名，收文時要登記，為清退工作創造便利條件。

　　4)現場發出。會議期間使用的文件大多數可以在會議現場發出。特別是人數較少的小型會議，會議的信息資料可以放置在會議室的桌面上，由與會人員直接拿取。

　　3.溝通傳遞會議有關情況

　　在會議組織與活動中有許多事項需要溝通與聯系，必須做好會場內外、與會者之間、會議活動上下之間的溝通。

　　(1)會場內外的溝通與聯系。會議期間會場內外隨時要進行文件的傳遞或事項的溝通，如有關部門轉送給領導批辦的文件，有關重要的緊急情況，有關重要的電話、電報、信件等，應及時傳送給領導或相關人員。

　　(2)辦好會議簡報、快報傳遞信息。會議期間要認真做好會議記錄工作、情況匯總工作，編寫和印發會議簡報、快報，作為會場信息溝通的工具和分組討論各組間信息溝通的重要渠道，及時向會議領導和與會者提供會議期間的動態信息。也可以此作為形成會議紀要等會議文件的信息依據。

　　(3)向領導傳遞信息。利用會間休息時間，廣泛征求與會者的意見、建議和要求，并將搜集的有關情況及時進行綜合處理，分類向領導匯報，以便將具體問題及時予以解決。

　　(4)發布會議新聞。重要的會議需要發布新聞報道，要做好新聞發布工作，加快會議精神傳播的速度和擴大傳播的范圍，

　　擴大會議的影響，提高會議的透明度，利于會議精神的貫徹落實。

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