(四)注意事項

　　1.會議通知的確認

　　(1)確認會議通知發送對象

　　在發送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應逐一落實。如果搞錯通知對象，使應參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達到所需的法定人數，還會使一些應參加的人產生誤會;而不應通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，

　　(2)確認發送的回復環節

　　一些重要的會議通知有時會因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或者是其他因素的干擾，使通知不能準確及時傳遞到與會者，作為會議通知的發放者，應及時發現問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認等方式檢查通知發放是否落實。

　　(3)確認會議通知內容是否準確。

　　2.處理回執

　　處理會議回執是會議準備工作的一項重要內容。它是會議準備住宿和餐飲等后勤工作的基礎。

　　(1)會議的回執一定要注明寄回的截止時間，截止時間一定要為會議住宿的預定和確認留有余地。

　　(2)會議回執的設計要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時到會、幾人到會、是否需要預定返程的機票和車票、參會的論文或報告的題目等。

　　(3)會議回執寄回后要認真統計，及時確認。并根據統計情況安排會議的接待工作。

　　(五)相關鏈接

　　1.與會者

　　與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數量是決定會議規模的主要因素，參加會議的人數越多，

　　表明該會議的規模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權利和義務也不同。

　　(1)正式成員

　　正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應的會議上發言、參加討論、行使表決權的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權利受法律、法規和有關議事規則的保障，同時正式成員也必須履行相關的義務。正式成員享有以下權利：

　　①正式成員有發言、動議、提案和參加討論的權利。

　　②正式成員有會議表決權。

　　③正式成員有選舉權。

　　正式成員應履行的義務是：

　　①正式成員有按照會議通知的要求做好參加會議的各項準備工作的義務。

　　②正式成員有遵守會議規則、服從會議決議的義務，應該出席而未出席者，其義務不應當減免。

　　③正式成員有共同維護會場秩序的義務，在主席發言及議案付諸表決時，不應該離開會場。

　　(2)列席成員

　　即不具有正式資格、有一定的發言權、但無表決權和選舉權的會議成員。有些會議的議題涉及有關部門的管理權限和日常工作，為了及時、準確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負責人列席有關會議。當然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應由會議的組織者根據會議內容的實際需要來確定。列席成員的人數一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關問題討論發言的權利;另外，列席成員還具有會議臨時賦予的其他權利。

　　列席成員應履行的義務如下：

　　①列席成員有遵守會議規則的義務。

　　②列席成員有禮貌發言及解答相關詢問的義務。

　　③列席成員有保守會議機密的義務。

　　(3)工作人員

　　工作人員包括承擔會議議事、討論發言記錄的記錄人員，來自機構內部和專業會議機構的技術人員和經營管理人員，以及來自會場和會議設施所在地的有關服務人員。他們分別承擔著會議籌備工作、會議材料準備和記錄工作以及會間的事務性工作。

　　2.會議通知和委托書的樣式

　　(1)會議通知的內容應包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、通知日期。

　　(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。

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