第4部分 秘書機構的職能與工作要求

　　一、秘書工作機構的定位和設置原則

　　v 秘書工作機構是行政組織內的綜合辦事機構與參贊性機構。

　　v 秘書工作機構的設置原則

　　①精簡

　　②縱向層次盡量少

　　③橫向幅度適當大

　　問題：為什么要遵循以上原則設置秘書工作機構?

　　理由一：從組織機構的模式看

　　理由二：秘書機構的工作特點看：輔助性、服務性、機密性、綜合性。具體而言：工作涉及面廣 、頭緒多、事務繁雜，但常規性事項多，直接溝通服務多，講究工作效率。

　　二、秘書工作機構的名稱與組織形式

　　v 典型的秘書機構辦公廳(室)

　　辦公室，有多種不同的含義：

　　n 1.廣義的：泛指管理人員和文職人員的日常辦公場所。區別于教室、車間等。工作特點主要是腦力勞動和室內操作。

　　n 2.狹義的：指某一類專業人員或某一級職務人員的辦公場所。譬如：教師辦公室、院長辦公室等。

　　n 3. 專指的：從事某種專門事務的工作機構。如國務院中國臺灣事務辦公室，上海市浦東新區征兵辦公室。

　　n 4.特指的：政府機構或企事業單位的綜合辦事機構。級別高的稱辦公廳，中級的或基層的稱辦公室。

　　v 秘書機構的組織形式

　　○綜理制：不采用分部門辦公形式，只由辦公廳(室)統一指揮分派人員辦理機關的一切秘書事務，其下不再分設其他秘書部門。適合工作量不大的機關單位。

　　○分理制：采用分部門辦公形式，辦公廳(室)作為整個機關各個分秘書部門的協調指揮機構，下設許多分部門分別處理各項專門的秘書事務。適合工作量大的高層機構。

　　三、秘書機構的地位

　　v 辦公室“重要的樞紐”

　　(1)任何機關單位為了開展工作，都要辦文、辦事和辦會，這些都需要綜合性服務機構――辦公室來承擔;

　　(2)任何機關單位為了完成各種任務，都要設置各種不同的職能部門，分管各類專項業務。領導與職能部門之間、本單位與外單位之間溝通聯系，信息反饋等等，需要綜合性服務機構――辦公室來承擔。

　　所以說，秘書機構――辦公室處在上下、左右、內外溝通協調的樞紐位置，它是機關中除領導機構外，唯一了解全局情況的機構。是上接領導機構，下達機構各部門和“神經和血管”。

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