業務循環中的內部控制(掌握)

　　一、職責分工

　　1.提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制;

　　2.批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業整體利益產生損害;

　　3.采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立，防止虛列支出;

　　4.驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數額登記入賬;

　　5.應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其他資產，以保證應付款項記錄的真實性、正確性;

　　6.內部檢查與相關的執行和記錄工作相互獨立，以保證內部檢查的獨立性和有效性。

　　二、信息傳遞程序控制

　　(一)授權程序

　　1.企業內部建立分級采購批準制度;

　　2.只有經過授權的人員才能提出采購申請;

　　3.采購申請經獨立于采購和使用部門以外的被授權人的批準，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業利益;

　　4.簽發支票要經過被授權人的簽字批準，保證貨款是以真實金額向特定債權人及時支付。

　　(二)文件和記錄的使用

　　1.收到購貨發票時，財會部門應將發票上所記的商品規格、數量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關資料核對相符后入賬;

　　2.對關鍵性憑證要預先編號;――訂購單、驗收單、付款憑單、支票

　　3.由經手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續性;

　　4.建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據;

　　5.設置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業務;

　　6.對每一供應商設立應付款項明細賬，并與總賬平行登記。

　　(三)獨立檢查：由獨立于業務經辦的人員對賣方發票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查。

　　三、實物控制

　　1.加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權人員接近存貨。驗收部門人員應獨立于倉庫保管人員，貨物的退回要有經審批的合法憑證。

　　2.限制非授權人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。特別應注意對支票的實物控制，不得讓核準或處理付款的人接觸;未簽發的支票應予以安全保管;作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復開具發票。

　　【例題1-多】(2007)下列各項中，符合采購與付款循環內部控制要求的有( )

　　A.應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其他資產

　　B.簽發支票支付貨款要經過被授權人的簽字批準

　　C.貨物驗收部門與財會部門相互獨立

　　D.采購部門負責提出采購申請并辦理采購業務

　　E.收到購貨發票后，及時交財會部門確認其與訂貨單、驗收單的一致性

　　【答案】ABCE

　　【例題2-單】(2008)審計人員在審查被審計單位采購與付款循環的職責分工時，發現批準請購與采購職責未能相互分離，這種情況可能導致( )

　　A.采購部門購入過量或不必要的物資

　　B.未按實際收到的商品數額登記入賬

　　C.應付賬款記錄不正確

　　D.未及時向特定債權人支付貨款

　　【答案】A

　　【例題3-多】根據內部控制不相容職務分離的要求，下列職責應相互獨立的有( )

　　A.提出采購申請與批準采購申請

　　B.批準采購申請與采購

　　C.采購與驗收

　　D.驗收與付款

　　E.存貨保管與發出

　　【答案】ABCD

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