20. 上司出差，商務費用報銷的步驟：

　　秘書首先要了解公司有關財務報銷的相關規定，上司出差到外地開會的交通費不能從零用現金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等，并親自簽字②該報告活該表必須經過組織確定的授權人審核同意③一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表題教財務部門，領取支票或現金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務工作。④在商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方獲取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符⑤商務工作結束，申請者應將發票附在“出差報銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”后，方可返還現金⑥如果在事實上務工作中，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，否則需自付(P251)

　　21.企業工作人員國內外出差的費用，經常要由秘書辦理或協助辦理。因此，秘書要事先做好準備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)

　　22.公文形成過程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權者定稿生效的步驟是簽發

　　23.公文處理基本程序(P254圖)重點 收文階段：從簽收到催辦 發文階段：從交擬到發文

　　24.對辦理完畢的文書整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價值的文件材料②立卷的程序：(重點)編寫頁號、登記《卷內目錄》和《備考表》、擬定案卷標題、裝訂成卷、填寫案卷封面(流程不能錯)③銷毀的程序：⑴由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定⑵逐件核定造冊⑶領導審查簽批⑷監督銷毀P255

　　25.銷毀公文應在指定地點或單位進行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購部門

　　26.不得在空白介紹信、空白合同書上扣公章P256

　　27.秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領導人“公用”的私章;三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對外行使權力的標志，其作用是：①標志作用②權威作用③法律作用④憑證作用(P256)

　　28.出具介紹信要經過內部的審批手續，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下

　　29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　蓋印要領是：握法標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩P257上

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