秘書五級考試重點整理：事務管理（4）

更新時間：2013-03-18 17:26:29 來源：|0

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摘要秘書五級重點知識：事務管理

　　10.協助處理其它事項：包括協助同事印制名片;協助預訂桶裝飲用水;協助做好考勤工作。

　　11.辦公用品與設備的使用和管理：

　　(1)常用辦公用品介紹：有5類，分別為：紙簿類、筆尺類、裝訂類、歸檔用品、辦公設備專用易耗品。紙簿類與筆尺類是要保持充分供應的，而有些有保質期的產品則不應大量購買，如辦公設備專用易耗品類。

　　(2)辦公用品領用申請表：包括領用部門、申請領用物品的名稱與數量、領用人簽名、主管簽名、發放人簽名、日期等內容。

　　(3)發放辦公用品的工作程序：

　　①審核物品領用申請表(無論任何人領取辦公用品都必須填寫領用申請表，務必填清楚領用物品的相關項目，申請表一定要有部門領導簽字才能生效)

　　②發放物品(發放的物品名稱與數量必須與申請中的一致)

　　③更新庫存記錄，備案清單(物品發放后，秘書必須及時更新庫存記錄，記下新的余數以便能夠及時掌握物品的供應狀況)

　　(4)發放辦公用品時的注意事項：

　　①由專人發放;②發放時間應遵循單位有關規定;③發放時必須依據事先填寫好的物品需求單;④緊急需要物品時必須有相應的程序處理;⑤制作備案清單，清點核實發放辦公用品;⑥對重要部門可實行傾斜政策，優先改善這些部門的環境與條件。

　　12.辦公設備的使用：傳真機、復印機、打印機、碎紙機的使用與維護，同學們自己看看書。

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