11.辦公設備和辦公用品的庫存記錄

　　(1)庫存控制卡的內容：項目;單位;庫存參考號;日期;最大庫存量;再定貨量;最小庫存量;接收(進貨卡);發放(出貨卡);余額(庫存卡)。

　　(2)庫存記錄的目的

　　1)資金不被不必要的庫存占用。

　　2)空間不被用來儲存不必要的貨物。

　　3)監督個人和部門對物品的使用。

　　4)保持充足的庫存。

　　5)監督偷竊和破壞造成的損失。

　　6)可利用準確的庫存進行估價

　　12.編制時間表的方法

　　(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經明確的工作任務清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務的簡單方法。

　　(2)編制時間表的方法

　　1)根據需求確定編制時間的周期。

　　2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務，如活動之間有矛盾應及時調整。

　　3)繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。

　　13.管理工作日志

　　(1)工作日志的使用方法

　　1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標出當日應完成的工作。

　　2)填入的信息應清楚、完整、準確，當日出現情況變化應更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。

　　(2)工作日志填寫的主要內容

　　1)上司工作日志的主要內容：上司在單位內部參加的會議、活動情況、接待的來訪者;上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況;上司的個人安排;上司的私人信息。

　　2)秘書工作日志的主要內容：上司的各項活動需要秘書協助準備的事宜;上司交辦的工作;自己職責中應做的工作、活動。

　　(3)秘書在管理工作日志時應注意的問題

　　1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。

　　2)進行項目的時間調整、變更，應遵循先重急后輕緩的原則。

　　3)確定變更后，應立即做好有關善后工作。

　　4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

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