1、制定接待工作計劃的程序$lesson$

　　主要內容有：確定接待規格、日程安排、經費預算、工作人員等

　　(1)了解掌握來訪者的來訪目的、基本情況

　　(2)草擬接待計劃

　　(3)與本單位相關部門溝通情況轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　(4)與來訪者溝通情況

　　(5)報請上司審批

　　2、安排來訪的工作程序

　　(1)迎接辦法：主陪人在賓館等候，派下屬去車站或機場迎接;為表示對來訪者的重視，主陪人親自到機場或車站迎接。

　　(2)送別辦法：來訪者如果上午離開，就在前一天晚上話別;來訪者如果下午或晚上離開，就在當天上午話別。時間控制在半小時內為好，禮物也在此時送出，并告訴客人送行的人員、車輛及時間方面的安排。

　　3、安排參觀工作程序

　　(1)初步確定活動的內容

　　(2)征求對方的意見

　　(3)修改、確定方案

　　(4)實施方案：人員安排、參觀地點檢查、提前預訂門票、人數若多，可外包給旅行社。

　　4、辦公室隱患

　　(1)地、墻、天花板、門、窗中的隱患

　　(2)室內光線、溫度、通風、噪音，通道方面的隱患

　　(3)辦公家具方面的隱患

　　(4)辦公設備及操作中的隱患

　　(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患

　　(7)火災或消防中的隱患

　　5、健康、安全辦公環境的要求轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　(1)辦公區建筑必須堅固安全，室內有基本裝修

　　(2)光線應充足

　　(3)溫度要適宜

　　(4)布局應注意通風

　　(5)辦公室空間及座位空間要適當

　　(6)辦公室噪音要低

　　(7)辦公家具、設備及用品都要滿足工作需要并符合健康、安全的要求

　　(8)辦公設備的安裝、操作要符合要求

　　(9)辦公區及辦公室要設置相應的消防設施、設備及必要的報警裝置

　　(10)辦公室提供飲水并符合健康、安全的要求

　　(11)辦公區或辦公室設置急救包并定期更換

　　(12)建立相應的規章和制度

　　(13)室內有符合組織目標的裝飾、標識和適當的綠色植物

　　6、印章的刻制

　　印章管理工作的一個首要環節

　　(1)得到上一級主管單位的正式公文

　　(2)由印章制發單位開具公函，附上章樣到公安部門辦理登記手續

　　(3)由公安部門指定專門的刻字單位承擔印章的刻制任務

　　(4)印章刻制完畢，原刻字單位一律不得留存章樣

　　7、印章的啟用程序

　　(1)為安全起見，取公章應實行雙人同行制。

　　(2)取回公章后，立即交辦辦公室負責人拆封檢驗，指定專人保管。

　　(3)啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門，并向有關單位發啟用印章通知文，以便告知。

　　8、印章管理的注意事項

　　(1)經理名章具有法定的權威性和代表性，要控制使用、加強管理

　　(2)因機構變動、名稱改變或公章損壞需啟用新公章而停止用舊公章時，新公章啟用后舊公章應交由制發機關封存或銷毀;也可經上級部門批準后自行銷毀

　　9、介紹信使用的注意事項

　　(1)嚴格履行批準手續

　　(2)介紹信的內容要明確具體

　　(3)要填寫有效時間

　　(4)管理人員對開出的介紹信負責，檢查無誤后用印，還要蓋騎縫章

　　(5)一份介紹信只能用于一個單位

　　(6)持信人不能將介紹信轉借他人使用

　　(7)存根內容要同正文內容相符

　　(8)書寫要工整，字跡要清楚，不得隨意涂改

　　(9)要用藍色或黑色毛筆、鋼筆填寫

　　(10)用印要謹慎

　　10、值班工作規范

　　(1)堅守值班崗位

　　(2)認真處理事務

　　(3)做好值班記錄

　　(4)熱情接待來訪者

　　(5)加強安全保衛

　　11、值班實務處理的方法

　　(1)對電話或來人商洽的簡單事項直接處理

　　(2)把應由有關部門處理的事項轉有關部門處理

　　(3)對電話或來人商洽的重要事項請示上司后處理

　　12、值班實務處理的技巧

　　(1)問明情況，做好記錄

　　(2)重要情況，及時報告

　　(3)謹防假冒，避免失誤

　　13、商務費用的報銷步驟

　　(1)申請人填寫費用申請表并簽字

　　(2)交相關負責人審核并簽字批準

　　(3)商務工作中要向對方索取發票

　　(4)商務工作結束后將發票附在出差報銷單后并簽字，再提交出納部門

　　(5)提交財務部門領取現金或支票借款或先由申請人墊付

　　14、安排上司差旅事務的程序

　　(1)制定商務旅行計劃

　　(2)制作旅程表

　　(3)準備上司在不同場合的發言提綱

　　(4)辦理出國手續

　　(5)落實上司出行前的工作

　　15、辦理上司交辦事項應注意的問題

　　(1)要態度和藹，協商解決

　　(2)要堅持原則，按章辦事

　　(3)要一視同仁，不分親疏

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