第一節　本業務循環的性質

　　一、業務循環綜述

　　典型的采購與付款循環一般包括以下主要過程：

　　1.處理請購單

　　由使用商品和勞務的被授權人提出采購申請并填制請購單是本循環的起點，通常由倉庫或其他部門對所需要購買的商品填寫請購單。適當的授權審批是這一環節控制的關鍵。

　　2.編制訂購單

　　訂購單應預先連續編號，并經過被授權的采購人員簽名，正聯送交供應商，副聯送至企業內部的驗收部門、應付憑單部門和編制請購單的部門。另外，還應由獨立于請購、采購部門之外的其他部門檢查訂購單的合理性。

　　3.驗收商品和勞務

　　由驗收部門檢查收到的商品是否與訂購單上的項目一致。驗收合格后填制一式多聯、預先編號的驗收單，其中一聯交倉庫或其他請購部門作為入賬憑證，另一聯送財會部門作為記錄債務的依據。

　　4.確認債務

　　應付款項記賬人員在收到賣方發票時將發票上所列商品的名稱、規格、價格、數量、運費等與訂單、驗收單等相關憑證核對，并對合計加以復核。審核發票之后，就要登記采購日記賬和應付款項明細賬，再匯總、過賬。

　　5.處理和記錄價款的支付

　　訂購單、驗收單、供應商發票作為付款憑單的支持性憑證，經審核無誤，由被授權的財會部門人員簽署支票。支票一經簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷。出納員根據簽發的支票及時登記銀行存款日記賬，會計人員登記應付款項明細賬。

　　二、業務循環中的主要文件

　　采購與付款業務循環過程涉及的主要憑證和記錄有：

　　1.請購單

　　2.訂購單

　　3.訂貨合同

　　4.驗收單

　　5.賣方發票

　　6.退貨或折讓通知單

　　7.付款憑單

　　8.支票

　　9.采購日記賬

　　10.現金和銀行存款日記賬

　　11.材料采購明細賬和總賬

　　12.原材料、包裝物、低值易耗品明細賬和總賬

　　13.應付賬款明細賬和總賬

　　14.應付票據明細賬和備查簿

　　15.預付賬款明細賬和總賬

　　16.賣方對賬單

　　由供應商按月編制，標明期初余額、本期購買、本期支付款項和期末余額。賣方對賬單是供應商對有關業務的陳述，除了對有爭議的事項和時間上的差異，被審計單位的應付款項明細賬余額應與賣方對賬單的余額一致。

　　三、業務循環中的內部控制

　　1.職責分工

　　主要職責分工有：(哪些需要分離，不分離的后果)

　　(1)提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制;

　　(2)批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業整體利益產生損害;

　　(3)采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立，防止虛列支出;

　　(4)驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數額登記入賬;

　　(5)應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其他資產，以保證應付款項記錄的真實性、正確性;

　　(6)內部檢查與相關的執行和記錄工作相互獨立，以保證內部檢查的獨立性和有效性。

　　2.信息傳遞程序控制

　　建立健全采購與付款循環相關的內部控制，要求管理當局對與此循環相關的信息傳遞程序實施嚴格有效的控制。這些控制包括：

　　(1)授權程序。

　　①企業內部建立分級采購批準制度;

　　②只有經過授權的人員才能提出采購申請;

　　③采購申請經獨立于采購和使用部門以外的被授權人的批準，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業利益;

　　④簽發支票要經過被授權人的簽字批準，保證貨款是以真實金額向特定債權人及時支付。

　　(2)文件和記錄的使用。為了滿足業務審批、財產保管、便于記錄的要求，要合理設計并使用各種文件和記錄。

　　收到購貨發票時，財會部門應將發票上所記的商品規格、數量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關資料核對相符后入賬;對關鍵性憑證要預先編號，由經手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續性;訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細反映訂貨要求;建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據;設置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業務;對每一供應商設立應付款項明細賬，并與總賬平行登記。

　　(3)獨立檢查。由獨立于業務經辦的人員對賣方發票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。

　　3.實物控制

　　采購與付款業務中的實物控制包括兩個方面，一方面加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權人員接近存貨。驗收部門人員應獨立于倉庫保管人員，同時加強對發生的退貨的實物控制，貨物的退回要有經審批的合法憑證。

　　另一方面限制非授權人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。特別應注意對支票的實物控制，不得讓核準或處理付款的人接觸;未簽發的支票應予以安全保管;作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復開具支票。

　　【例題?單選題】(2008年)審計人員在審查被審計單位采購與付款循環的職責分工時，發現批準請購與采購職責未能相互分離，這種情況可能導致(　)。

　　A.采購部門購入過量或不必要的物資

　　B.未按實際收到的商品數額登記入賬

　　C.應付賬款記錄不正確

　　D.未及時向特定債權人支付貨款

　　『正確答案』A

　　【例題?多選題】(2007年)下列各項中，符合采購與付款循環內部控制要求的有(　)。

　　A.應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其他資產

　　B.簽發支票支付貨款要經過被授權人的簽字批準

　　C.貨物驗收部門與財會部門相互獨立

　　D.采購部門負責提出采購申請并辦理采購業務

　　E.收到購貨發票后，及時交財會部門確認其與訂貨單、驗收單的一致性

　　『正確答案』ABCE

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