事務管理$lesson$

　　1、禮賓次序確定步驟

　　亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

　　(1)確定禮賓次序方案

　　(2)提前通知有關各方

　　(3)按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

　　2、安排涉外迎送工作程序轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　(1)確定迎候人員

　　(2)準備迎賓的物品

　　(3)見面講究禮節

　　(4)送行前的拜訪

　　(5)安排送行儀式

　　3、會見會談工作程序

　　會見也叫禮節性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等，專題性較強。

　　(1)約定

　　(2)通知對方有關事項

　　(3)準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

　　(4)迎接客人

　　(5)會見、會談

　　(6)送別客人

　　4、西餐禮儀

　　(1)赴宴前的準備

　　1)接到邀請后，要看清請柬的各項內容

　　2)如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

　　3)到別人家赴宴需要帶禮物

　　4)要根據請柬上的要求選擇赴宴的服裝

　　5)要準時赴宴

　　(2)西餐的座次安排轉自環 球 網 校edu24ol.com

　　主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

　　(3)入席、退席禮節

　　1)客人要在主人的帶領下順序入席

　　2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

　　3)暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

　　4)主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

　　(4)餐具的使用方法與席間禮節

　　1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

　　2)吃雞、蝦、魚的方法

　　3)吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

　　4)吃意大利面條的方法

　　5)吃水果的方法

　　6)喝咖啡或茶的方法

　　7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內

　　8)進餐速度應該與大家一致

　　9)談話聲音一定要輕

　　(5)西餐的飲酒禮儀

　　1)上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

　　2)上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

　　5、招待會的禮儀

　　(1)招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

　　(2)冷餐會的禮節：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

　　(3)酒會的禮節：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

　　6、不同辦公模式的特點

　　(1)在家辦公。優點：節省辦公室空間和資金，節省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯系，有的缺乏適宜的辦公環境，增加了組織監督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業人員及社會的聯系。

　　(2)彈性時間。優點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監督員工

　　(3)遠程工作。優點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監督和控制的難度。

　　(4)虛擬辦公。優點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網絡發送。缺點：難以控制任務和信息的質量，難于管制網絡以及信息的安全保密。

　　(5)兼職工作。優點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發揮自己的專長。缺點：控制和監督員工較難，難以控制工作量及報酬。

　　(6)定期合同制。優點：能靈活聘到優秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業的忠誠，缺乏工作保障。

　　(7)交替工作。優點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現工作混亂。

　　(8)臨時辦公桌。優點：節省資金也節省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

　　7、選擇辦公模式的工作程序

　　(1)深入調查現有辦公模式所面臨的問題

　　(2)根據調查結果確定相應的新型辦公模式

　　(3)根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度

　　(4)先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式

　　(5)不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

　　8、設計辦公室的工作程序

　　(1)分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求

　　(2)設計平面圖

　　(3)選擇辦公家具、設施和裝飾

　　(4)采光、溫度和通風

　　9、改進辦公事務工作程序

　　(1)定義一個需要加以分析和改進的流程

　　(2)確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

　　(3)尋找所存在問題和差距的原因

　　(4)根據以上分析提出可行的改進方案

　　(5)實施改進方案

　　10、改進辦公事務的流程

　　(1)確定問題

　　(2)分析有關資料

　　(3)確定造成問題的可能的原因

　　(4)提出可能的解決方案

　　11、突發事件的預防措施

　　發生的事情是不可預見的或突然發生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

　　(1)以書面形式確定緊急情況處理程序

　　(2)根據書面程序，對所有工作人員進行培訓

　　(3)讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名

　　(4)實行緊急情況模擬演練

　　(5)明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責

　　(6)保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

　　(7)保證定期檢查和更新設備

　　12、突發事件的應對措施

　　(1)準備清楚的書面緊急情況處理程序

　　(2)用這些程序培訓所有人員

　　(3)在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序

　　(4)實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

　　(5)明確員工在緊急情況下的職責

　　(6)保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

　　(7)保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

　　(8)保證定期檢查和更新設備

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